Πώς να κάνω απόκρυψη σε PDF: Μόνιμη διαγραφή δεδομένων

Αν αναρωτιέστε πώς να κάνω απόκρυψη σε PDF χωρίς να μπορεί κάποιος να ανακτήσει τα στοιχεία, μην καλύπτετε απλώς το κείμενο με ένα μαύρο πλαίσιο. Επιλέξτε τις ευαίσθητες περιοχές ή λέξεις, αφαιρέστε τες με εργαλείο πραγματικής απόκρυψης και ελέγξτε το νέο αρχείο πριν το κοινοποιήσετε.

Γιατί ένα μαύρο πλαίσιο δεν είναι ασφαλής απόκρυψη σε PDF;

Ένα PDF δεν είναι απαραίτητα μία απλή εικόνα σελίδας. Μπορεί να περιέχει χωριστά αντικείμενα για κείμενο, γραμματοσειρές, εικόνες, σχόλια και σχήματα. Όταν προσθέτετε ένα μαύρο ορθογώνιο, μια επισήμανση ή ένα σχόλιο πάνω από έναν αριθμό, συνήθως προσθέτετε μόνο ένα νέο αντικείμενο που καλύπτει οπτικά το αρχικό περιεχόμενο.

Το κείμενο από κάτω μπορεί να παραμένει επιλέξιμο, αντιγράψιμο και αναζητήσιμο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, κάποιος μπορεί να αφαιρέσει το σχόλιο ή το σχήμα και να εμφανίσει ξανά την πληροφορία. Ομοίως, η αλλαγή του χρώματος κειμένου σε λευκό ή η περικοπή μιας σελίδας δεν σημαίνει ότι τα δεδομένα διαγράφηκαν από το αρχείο.

Για ΑΦΜ, αριθμούς ταυτότητας, IBAN, τηλέφωνα, διευθύνσεις email ή στοιχεία πελατών, χρειάζεται μόνιμη αφαίρεση περιεχομένου. Η ουσιαστική διαφορά φαίνεται εδώ:

Πώς να κάνω απόκρυψη σε PDF με μόνιμη αφαίρεση;

Το εργαλείο Απόκρυψη PDF του PDF Toucan λειτουργεί τοπικά στον browser σας, με μηχανή επεξεργασίας σε web worker. Το PDF δεν μεταφορτώνεται σε διακομιστή. Δέχεται ένα PDF κάθε φορά και δημιουργεί PDF ως αποτέλεσμα.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το εργαλείο και πατήστε «Επιλέξτε αρχείο PDF». Μπορείτε επίσης να σύρετε το PDF οπουδήποτε στη σελίδα ή να το επικολλήσετε.
2. Περιμένετε να εμφανιστούν οι σελίδες. Αν το αρχείο έχει αναζητήσιμο κείμενο, θα γίνει αναζήτηση στο περιεχόμενό του.
3. Σημειώστε ό,τι πρέπει να αφαιρεθεί. Σύρετε επάνω σε μια σελίδα για να σχεδιάσετε πλαίσιο γύρω από αριθμούς, εικόνες, υπογραφές ή άλλο περιεχόμενο.
4. Για επαναλαμβανόμενο κείμενο, γράψτε τη λέξη ή φράση στο πεδίο «Word to redact» και πατήστε «Add». Είναι χρήσιμο για ονόματα, επώνυμα, επωνυμίες ή αριθμούς πρωτοκόλλου.
5. Ελέγξτε την ενότητα «Marked areas». Κάθε καταχώριση αναφέρει σελίδα και μπορείτε να επιλέξετε εμφάνιση στη σελίδα ή «Remove mark» για να αφαιρέσετε ένα λανθασμένο σημάδι.
6. Από τις «More options», επιλέξτε «Box color» σε «Black» ή «White». Το χρώμα αλλάζει την οπτική εμφάνιση του πλαισίου, όχι τη μόνιμη αφαίρεση.
7. Πατήστε «Απόκρυψη» για να δημιουργήσετε το νέο αρχείο.

Τα σημειωμένα στοιχεία αφαιρούνται μόνιμα από το αποτέλεσμα και οι σελίδες που επηρεάζονται μετατρέπονται σε εικόνες. Αυτό σημαίνει ότι το κείμενο στις συγκεκριμένες σελίδες δεν θα παραμένει επιλέξιμο ή αναζητήσιμο. Ενδέχεται επίσης να αυξηθεί το μέγεθος του αρχείου. Αν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε στη συνέχεια το εργαλείο compress.

Πώς εντοπίζω αυτόματα αριθμό ταυτότητας, IBAN ή email;

Η αυτόματη αναζήτηση μειώνει τον κίνδυνο να παραλείψετε μια επαναλαμβανόμενη πληροφορία, αλλά δεν αντικαθιστά την ανθρώπινη επιθεώρηση. Στην ενότητα «Find automatically» υπάρχουν οι διαθέσιμοι τύποι αναζήτησης:

• Turkish ID number
• IBAN
• Email
• Phone
• License plate

Επιλέξτε τον τύπο που χρειάζεστε και εξετάστε κάθε εύρημα. Για ονόματα, επώνυμα, εταιρείες ή φράσεις που δεν καλύπτονται από τα έτοιμα μοτίβα, χρησιμοποιήστε το «Word to redact» και το «Add».

Η αυτόματη ανίχνευση βασίζεται στο κείμενο που υπάρχει στο PDF και στη μορφή του. Ένας αριθμός μπορεί να μη βρεθεί αν χωρίζεται σε δύο γραμμές, έχει ασυνήθιστα κενά ή εμφανίζεται ως μέρος εικόνας. Αντίστροφα, μια σύντομη λέξη μπορεί να εντοπιστεί μέσα σε άσχετη λέξη. Πριν πατήσετε «Απόκρυψη», ανοίξτε κάθε σημείωση στη σελίδα της και βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο καλύπτει ακριβώς το σωστό περιεχόμενο.

Για ελληνικά έγγραφα, αναζητήστε και χειροκίνητα ΑΦΜ, αριθμούς δελτίου ταυτότητας, διευθύνσεις, αριθμούς πρωτοκόλλου και στοιχεία επικοινωνίας. Δεν υπάρχουν ως ξεχωριστές διαθέσιμες κατηγορίες αυτόματης αναζήτησης στο εργαλείο.

Τι κάνω αν το PDF είναι σκαναρισμένο ή δεν γίνεται αναζήτηση κειμένου;

Ένα σαρωμένο PDF συχνά περιέχει μόνο εικόνες σελίδων και όχι πραγματικό κείμενο. Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να εμφανιστεί μήνυμα ότι το έγγραφο δεν έχει κείμενο ή ότι το κείμενο δεν μπορεί να αναζητηθεί. Η αυτόματη αναζήτηση και η αναζήτηση λέξεων δεν μπορούν τότε να λειτουργήσουν αξιόπιστα.

Κάντε χειροκίνητη απόκρυψη σε κάθε σελίδα:

1. Εξετάστε το έγγραφο από την πρώτη έως την τελευταία σελίδα, χωρίς να βασιστείτε μόνο στις σελίδες που θυμάστε.
2. Μεγεθύνετε όπου χρειάζεται και σύρετε για να σχεδιάσετε πλαίσια πάνω από κάθε ευαίσθητο σημείο.
3. Καλύψτε πλήρως αριθμούς, υπογραφές, σφραγίδες, φωτογραφίες εγγράφων, χειρόγραφες σημειώσεις και διευθύνσεις.
4. Ελέγξτε κεφαλίδες, υποσέλιδα, υδατογραφήματα, γραμμικούς κώδικες και QR codes. Μπορεί να περιέχουν προσωπικά ή συνδεδεμένα στοιχεία.
5. Ελέγξτε αν η ίδια πληροφορία επαναλαμβάνεται σε φόρμες, παραρτήματα ή αντίγραφα σελίδων.

Σε υπολογιστή, ένα επιλεγμένο πλαίσιο μετακινείται με τα πλήκτρα βέλους, αλλάζει μέγεθος με Alt και τα πλήκτρα βέλους και αφαιρείται με Delete. Σε κινητό ή tablet, χρησιμοποιήστε την επιλογή «With your finger» και εναλλάξτε μεταξύ «Scroll» και «Draw area» για να μη μετακινείτε τη σελίδα ενώ σχεδιάζετε.

Πώς ελέγχω ότι τα δεδομένα αφαιρέθηκαν πραγματικά;

Ο τελικός έλεγχος είναι απαραίτητος, ιδιαίτερα όταν το έγγραφο θα σταλεί σε πελάτη, συνεργάτη ή δημόσια υπηρεσία. Πριν από την απόκρυψη, ανοίξτε τις «More options» και ενεργοποιήστε το «Clear document details (title, author)». Με αυτό αφαιρούνται ο τίτλος, ο συντάκτης, το θέμα και οι λέξεις-κλειδιά από τις ιδιότητες αρχείου.

Έπειτα ακολουθήστε αυτή τη λίστα επαλήθευσης:

1. Ανοίξτε το νέο PDF σε πρόγραμμα προβολής της επιλογής σας, όχι μόνο στο περιβάλλον όπου κάνατε την επεξεργασία.
2. Ελέγξτε οπτικά όλες τις σελίδες, με ιδιαίτερη προσοχή στα άκρα των πλαισίων και στις σελίδες με πολλά σημεία απόκρυψης.
3. Αναζητήστε το αρχικό όνομα, IBAN, email, τηλέφωνο ή μέρος του αριθμού που αφαιρέσατε. Ένα αποτέλεσμα σε μη επεξεργασμένη σελίδα δείχνει ότι πιθανόν παραλείψατε εμφάνιση του στοιχείου.
4. Προσπαθήστε να επιλέξετε ή να αντιγράψετε κείμενο από το καλυμμένο σημείο. Στις σελίδες που έχουν υποστεί απόκρυψη δεν πρέπει να υπάρχει το αρχικό επιλέξιμο κείμενο.
5. Ανοίξτε τις ιδιότητες του νέου PDF και ελέγξτε ότι δεν διατηρούνται τίτλος, συντάκτης, θέμα ή λέξεις-κλειδιά, εφόσον επιλέξατε την εκκαθάριση.
6. Αποθηκεύστε το αρχικό PDF σε ασφαλή τοποθεσία και μοιραστείτε μόνο το ελεγμένο αντίγραφο.

Αν χρειάζεται να περιορίσετε και την πρόσβαση στο τελικό αρχείο, χρησιμοποιήστε μετά την Προστασία PDF. Πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF», ορίστε κωδικό και επιλέξτε «Κρυπτογράφηση των PDF». Η κρυπτογράφηση γίνεται στον browser και χρησιμοποιεί AES-256. Ο κωδικός δεν αντικαθιστά την απόκρυψη: προστατεύει το αρχείο όσο παραμένει κλειδωμένο, αλλά δεν αφαιρεί δεδομένα που αφήσατε μέσα σε αυτό.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να καλύψω κείμενο σε PDF με ένα μαύρο ορθογώνιο;

Μπορείτε οπτικά, αλλά δεν είναι αξιόπιστη διαγραφή. Το ορθογώνιο μπορεί να είναι απλώς ένα αντικείμενο πάνω από το κείμενο, το οποίο εξακολουθεί να αναζητείται, να αντιγράφεται ή να ανακτάται. Χρησιμοποιήστε μόνιμη απόκρυψη και ελέγξτε το αποτέλεσμα.

Η απόκρυψη PDF αφαιρεί και εικόνες ή μόνο κείμενο;

Αφαιρεί το περιεχόμενο που επιλέγετε με πλαίσιο, άρα μπορείτε να σημειώσετε και περιοχές εικόνων, όπως φωτογραφία ταυτότητας, υπογραφή ή σφραγίδα. Η αναζήτηση λέξεων λειτουργεί μόνο όταν το PDF περιέχει αναζητήσιμο κείμενο, όχι σε pixels εικόνας.

Γιατί δεν βρίσκει αυτόματα στοιχεία στο σκαναρισμένο PDF μου;

Σε ένα σκαναρισμένο PDF η σελίδα μπορεί να είναι μόνο εικόνα, χωρίς κείμενο για αναζήτηση. Επίσης, ορισμένες μορφοποιήσεις αριθμών δεν ταιριάζουν στα αυτόματα μοτίβα. Ελέγξτε κάθε σελίδα χειροκίνητα και σχεδιάστε πλαίσια πάνω από όλα τα ευαίσθητα στοιχεία.

Πώς αφαιρώ το όνομα του συντάκτη από τις ιδιότητες ενός PDF;

Στις «More options» ενεργοποιήστε το «Clear document details (title, author)» πριν πατήσετε «Απόκρυψη». Η επιλογή αφαιρεί τίτλο, συντάκτη, θέμα και λέξεις-κλειδιά από τις ιδιότητες του αρχείου. Επιβεβαιώστε το ανοίγοντας τις ιδιότητες του τελικού PDF.

Αρκεί να βάλω κωδικό στο PDF αντί να αφαιρέσω τα προσωπικά δεδομένα;

Όχι. Ο κωδικός περιορίζει το ποιος ανοίγει το αρχείο, αλλά τα δεδομένα παραμένουν μέσα σε αυτό και εμφανίζονται σε όποιον έχει τον κωδικό. Πρώτα αφαιρέστε μόνιμα τα στοιχεία και μετά προσθέστε κωδικό, αν χρειάζεται επιπλέον έλεγχος πρόσβασης.