Πώς να αφαιρέσω κωδικό από PDF: Νόμιμα και με ασφάλεια

Αν αναρωτιέστε πώς να αφαιρέσω κωδικό από PDF, μπορείτε να το κάνετε μόνο όταν έχετε δικαίωμα διαχείρισης του αρχείου και γνωρίζετε ήδη τον κωδικό του. Ο κωδικός ανοίγματος εμποδίζει την προβολή του εγγράφου, ενώ ο κωδικός δικαιωμάτων περιορίζει ενέργειες, όπως η εκτύπωση, η αντιγραφή και οι αλλαγές μετά το άνοιγμα.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε κωδικό ανοίγματος και κωδικό δικαιωμάτων;

Τα PDF μπορούν να έχουν δύο διαφορετικά είδη προστασίας. Η διάκριση είναι σημαντική, επειδή καθορίζει τι ακριβώς χρειάζεται να ζητήσετε από τον κάτοχο του εγγράφου.

Ο κωδικός ανοίγματος, που συχνά λέγεται και κωδικός χρήστη, προστατεύει το περιεχόμενο με κρυπτογράφηση: χωρίς τον σωστό κωδικό, το έγγραφο δεν ανοίγει. Ο κωδικός δικαιωμάτων, που συχνά λέγεται owner password, ορίζει τι επιτρέπεται αφού ανοίξει το αρχείο.

Οι περιορισμοί δικαιωμάτων δεν έχουν πάντοτε ίδια συμπεριφορά σε κάθε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF. Chrome, Edge, Preview και άλλες εφαρμογές μπορεί να τους εμφανίζουν ή να τους εφαρμόζουν διαφορετικά. Αυτό δεν σημαίνει ότι οι περιορισμοί παύουν να εκφράζουν την πρόθεση του δημιουργού. Για πλήρη και νόμιμη διαχείριση ενός αρχείου χρειάζεστε την άδεια του κατόχου και, όπου απαιτείται, τον σχετικό κωδικό.

Πότε μπορώ νόμιμα να αφαιρέσω κωδικό από PDF;

Αφαιρέστε την προστασία μόνο από PDF που σας ανήκει ή για το οποίο διαθέτετε σαφή εξουσιοδότηση από τον ιδιοκτήτη, την εταιρεία ή τον οργανισμό που το εξέδωσε.

Συνήθως επιτρέπεται όταν:

• πρόκειται για προσωπικό αρχείο σας και θέλετε να μη ζητά πλέον κωδικό σε κάθε άνοιγμα,
• διαχειρίζεστε εταιρικά έγγραφα στο πλαίσιο του ρόλου σας,
• ο δημιουργός ή ο οργανισμός σάς έχει δώσει ρητή άδεια να παραδώσετε μια μη προστατευμένη έκδοση,
• χρειάζεται να επεξεργαστείτε ένα δικό σας αντίγραφο και έπειτα να το προστατεύσετε ξανά με νέο κωδικό.

Η γνώση του κωδικού δεν ισοδυναμεί από μόνη της με άδεια αφαίρεσης της προστασίας. Για παράδειγμα, ένας συνάδελφος μπορεί να σας έδωσε κωδικό για να διαβάσετε μια αναφορά, όχι για να τη διανείμετε χωρίς προστασία.

Μην επιχειρείτε να παρακάμψετε κωδικούς που δεν γνωρίζετε και μην αφαιρείτε περιορισμούς από αρχεία τρίτων χωρίς άδεια. Σε έγγραφα τράπεζας, δημοσίου, σχολής, εργοδότη, πελάτη ή δικηγορικού γραφείου μπορεί να ισχύουν πρόσθετοι όροι εμπιστευτικότητας, πολιτικές διατήρησης αρχείων ή νομικές υποχρεώσεις. Ζητήστε τον κωδικό ή νέο αντίγραφο από τον εκδότη.

Κρατήστε επίσης το αρχικό προστατευμένο PDF, ιδίως αν σχετίζεται με σύμβαση, λογιστικό αρχείο, διαδικασία συμμόρφωσης ή υπογεγραμμένο έγγραφο. Εργαστείτε σε αντίγραφο με σαφή όνομα αρχείου.

Πώς αφαιρώ τον κωδικό ανοίγματος όταν τον γνωρίζω;

Το Ξεκλείδωμα PDF του PDF Toucan αφαιρεί κωδικούς μόνο από αρχεία των οποίων γνωρίζετε τον κωδικό. Υποστηρίζει ένα ή περισσότερα PDF στην ίδια εργασία.

1. Ανοίξτε το εργαλείο από Chrome, Safari, Edge ή Firefox, σε υπολογιστή ή κινητό.
2. Πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF» και επιλέξτε το PDF. Εναλλακτικά, σύρετε το αρχείο οπουδήποτε στη σελίδα ή επικολλήστε το.
3. Περιμένετε τον έλεγχο του αρχείου. Αν είναι κλειδωμένο, πληκτρολογήστε στην κάρτα του αρχείου τον κωδικό που ήδη γνωρίζετε.
4. Ελέγξτε ότι κάθε κλειδωμένο PDF έχει δεχθεί κωδικό. Αν έχετε προσθέσει πολλά αρχεία, κάθε ένα μπορεί να χρειάζεται ξεχωριστή εισαγωγή κωδικού.
5. Πατήστε «Αφαίρεση κωδικών».
6. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία και εμφανιστεί η επιβεβαίωση αφαίρεσης προστασίας, πατήστε «Λήψη του ξεκλείδωτου PDF».
7. Ανοίξτε το ληφθέν αρχείο και βεβαιωθείτε ότι δεν εμφανίζεται πλέον αίτημα κωδικού.

Η επεξεργασία γίνεται τοπικά στον browser, με τοπική μηχανή επεξεργασίας σε web worker. Το PDF δεν μεταφορτώνεται σε διακομιστή. Δεν χρειάζεται λογαριασμός, δεν προστίθεται υδατογράφημα και τα εργαλεία browser δεν έχουν ημερήσιο όριο χρήσης.

Τι γίνεται αν το PDF έχει μόνο περιορισμούς εκτύπωσης, αντιγραφής ή αλλαγών;

Ένα PDF μπορεί να ανοίγει κανονικά, αλλά να μην επιτρέπει αντιγραφή κειμένου, εκτύπωση ή αλλαγές στις σελίδες. Στο εργαλείο μπορεί να εμφανιστεί κατάσταση όπως «Περιορισμένο — δεν χρειάζεται κωδικός». Αυτό δείχνει ότι το PDF είναι αναγνώσιμο, αλλά έχει ορισμένους περιορισμούς δικαιωμάτων.

Ακολουθήστε αυτή τη σειρά:

1. Επιβεβαιώστε ότι είστε ο δημιουργός του αρχείου ή ότι έχετε γραπτή ή σαφή άδεια διαχείρισης.
2. Ζητήστε τον κωδικό ιδιοκτήτη ή μια έκδοση με τα απαραίτητα δικαιώματα, αν δεν τον διαθέτετε.
3. Αφαιρέστε περιορισμούς μόνο στο βαθμό που επιτρέπεται από τον ιδιοκτήτη ή την πολιτική του οργανισμού.
4. Αν χρειάζεται να παραδώσετε νέο αρχείο, προστατεύστε το ξανά με κατάλληλα δικαιώματα για τον παραλήπτη.

Αν η κατάσταση αναφέρει ότι το αρχείο δεν ήταν δυνατό να ανοίξει, το PDF μπορεί να είναι κατεστραμμένο, να μην είναι έγκυρο PDF ή να υπάρχει πρόβλημα με την προστασία του. Σε αυτή την περίπτωση, ζητήστε νέο αντίγραφο από τον αποστολέα αντί να αναζητάτε τρόπο παράκαμψης.

Μπορώ να αφαιρέσω κωδικό PDF χωρίς να τον ξέρω;

Όχι με το PDF Toucan. Το εργαλείο ξεκλειδώματος δεν μαντεύει, δεν ανακτά και δεν παρακάμπτει άγνωστους κωδικούς. Αφαιρεί προστασία μόνο όταν γνωρίζετε τον κωδικό και δικαιούστε να αλλάξετε το αρχείο.

Αν ξεχάσατε κωδικό για δικό σας PDF, δοκιμάστε πρώτα νόμιμες και πρακτικές πηγές:

• ελέγξτε τον διαχειριστή κωδικών σας,
• αναζητήστε το μήνυμα ή τις οδηγίες με τις οποίες παραλάβατε το έγγραφο,
• ελέγξτε αν υπάρχει παλαιότερο μη προστατευμένο αντίγραφο σε εγκεκριμένο χώρο αποθήκευσης,
• επικοινωνήστε με τον αποστολέα ή τον ιδιοκτήτη για επανέκδοση του εγγράφου ή επαναφορά πρόσβασης.

Η αφαίρεση κωδικού επίσης δεν καταργεί έλεγχο πρόσβασης από πύλη, σύστημα διαχείρισης εγγράφων, διαδικασία ψηφιακής υπογραφής ή άλλο εξωτερικό μηχανισμό ασφαλείας.

Πώς ξαναπροστατεύω το PDF μετά την αφαίρεση του κωδικού;

Αφού ολοκληρώσετε τις εγκεκριμένες αλλαγές, είναι συχνά σωστό να προστατεύσετε ξανά το αρχείο πριν το στείλετε. Με την Προστασία PDF μπορείτε να θέσετε νέο κωδικό ανοίγματος και να επιλέξετε δικαιώματα για το αρχείο.

1. Ανοίξτε το εργαλείο και πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF». Μπορείτε επίσης να σύρετε ή να επικολλήσετε PDF στη σελίδα.
2. Στην ενότητα ορισμού κωδικού, πληκτρολογήστε τον νέο κωδικό και εισαγάγετέ τον ξανά για επιβεβαίωση.
3. Χρησιμοποιήστε τουλάχιστον 8 χαρακτήρες, παρότι το ελάχιστο είναι 6. Συνδυάστε κεφαλαία και πεζά γράμματα, αριθμούς και σημεία στίξης.
4. Ανοίξτε τις «Περισσότερες επιλογές» και επιλέξτε αν θα επιτρέπονται εκτύπωση, αντιγραφή και αλλαγές μετά το άνοιγμα.
5. Αν χρειάζεται, ορίστε διαφορετικό κωδικό ιδιοκτήτη για αλλαγή των περιορισμών. Πρέπει να διαφέρει από τον κωδικό ανοίγματος. Αν μείνει κενός, ορίζεται τυχαίος κωδικός.
6. Πατήστε «Κρυπτογράφηση των PDF» και κατεβάστε το προστατευμένο αποτέλεσμα.

Το εργαλείο χρησιμοποιεί AES-256 και ο κωδικός δεν φεύγει από τον browser. Ο ίδιος κωδικός ανοίγματος εφαρμόζεται σε όλα τα PDF της λίστας, επομένως επεξεργαστείτε ξεχωριστά αρχεία που πρέπει να έχουν διαφορετικούς κωδικούς. Αποθηκεύστε τον κωδικό σε εγκεκριμένο διαχειριστή κωδικών: αν χαθεί, το PDF Toucan δεν τον αποθηκεύει και δεν μπορεί να τον ανακτήσει.

Γρήγορος έλεγχος πριν στείλετε το αρχείο

1. Ανοίξτε το τελικό PDF σε νέα καρτέλα ή σε πρόγραμμα ανάγνωσης και ελέγξτε αν ζητείται ή όχι κωδικός, όπως αναμένετε.
2. Συγκρίνετε αριθμό σελίδων, κείμενο, εικόνες και φόρμες με το αρχικό αρχείο.
3. Δοκιμάστε μόνο την ενέργεια που χρειάζεται ο παραλήπτης, όπως εκτύπωση ή αντιγραφή, εφόσον την έχετε επιτρέψει.
4. Αν υπάρχει ψηφιακή υπογραφή, διατηρήστε το υπογεγραμμένο πρωτότυπο ως το έγκυρο αρχείο αναφοράς. Η αλλαγή ενός PDF μπορεί να επηρεάσει την ισχύ της υπογραφής.
5. Δώστε σαφές όνομα στο αντίγραφο, όπως symvasi-antigrafo-xoris-kodiko.pdf, χωρίς να αντικαταστήσετε το προστατευμένο πρωτότυπο.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι ασφαλές να αφαιρέσω κωδικό από PDF στο PDF Toucan;

Η επεξεργασία εκτελείται τοπικά στον browser σε web worker, επομένως το PDF και ο κωδικός δεν μεταφορτώνονται σε διακομιστή. Παρ’ όλα αυτά, κρατήστε το αρχικό προστατευμένο αρχείο, χρησιμοποιήστε ενημερωμένο browser και αφαιρέστε προστασία μόνο από έγγραφα που δικαιούστε να διαχειριστείτε.

Μπορώ να ξεκλειδώσω πολλά PDF μαζί;

Ναι. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα από ένα PDF με το κουμπί επιλογής, με μεταφορά στη σελίδα ή με επικόλληση. Για κάθε κλειδωμένο αρχείο εισαγάγετε τον γνωστό κωδικό του και έπειτα επιλέγετε «Αφαίρεση κωδικών» για την επεξεργασία της λίστας.

Γιατί το PDF ανοίγει αλλά δεν με αφήνει να αντιγράψω ή να εκτυπώσω;

Πιθανότατα έχει οριστεί κωδικός δικαιωμάτων. Το περιεχόμενο είναι ορατό, αλλά ο ιδιοκτήτης έχει περιορίσει συγκεκριμένες ενέργειες, όπως αντιγραφή, εκτύπωση ή επεξεργασία. Ζητήστε τον κωδικό ιδιοκτήτη ή ένα αντίγραφο με τα δικαιώματα που χρειάζεστε, αντί να παρακάμψετε τον περιορισμό.

Θα χαλάσει η μορφοποίηση του PDF όταν αφαιρεθεί ο κωδικός;

Η αφαίρεση προστασίας στοχεύει στο επίπεδο κρυπτογράφησης και δεν προορίζεται να αλλάξει σελίδες, διάταξη ή περιεχόμενο. Πριν διανείμετε το αποτέλεσμα, ελέγξτε αριθμό σελίδων, γραμματοσειρές, εικόνες, φόρμες και τυχόν ψηφιακές υπογραφές, ιδιαίτερα σε σημαντικά έγγραφα.