Τι είναι το PDF/A: Πρότυπα ISO, επίπεδα και μετατροπή

Αν αναρωτιέστε τι είναι το PDF/A, πρόκειται για μια οικογένεια τυποποιημένων μορφών PDF για μακροχρόνια αρχειοθέτηση, η οποία ορίζεται από τη σειρά ISO 19005. Το PDF/A-2b είναι συνήθως η κατάλληλη επιλογή για νέα αρχεία, ενώ το PDF/A-1b χρησιμοποιείται όταν το απαιτεί παλαιότερο σύστημα και το PDF/A-3b όταν το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει συνημμένα αρχεία.

Τι είναι το PDF/A και τι ορίζει το ISO 19005;

Το PDF/A είναι ένα ειδικό, περιορισμένο υποσύνολο του συνηθισμένου PDF. Σχεδιάστηκε για να μπορεί ένα έγγραφο να ανοίγει και να αποδίδεται με προβλέψιμο τρόπο ακόμη και μετά από πολλά χρόνια. Δεν είναι απλώς ένα αρχείο με κατάληξη .pdf: πρέπει να ακολουθεί συγκεκριμένους τεχνικούς κανόνες και να περνά έλεγχο συμμόρφωσης.

Η οικογένεια προτύπων ISO 19005 ορίζει αυτούς τους κανόνες. Σκοπός της είναι να περιορίσει εξαρτήσεις που μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα στο μέλλον, όπως γραμματοσειρές που υπάρχουν μόνο στον υπολογιστή του δημιουργού ή εξωτερικοί πόροι που ενδέχεται να πάψουν να είναι διαθέσιμοι.

Ένα συμβατό PDF/A συνήθως περιλαμβάνει:

• ενσωματωμένες γραμματοσειρές, ώστε οι χαρακτήρες να εμφανίζονται σωστά σε άλλο σύστημα,
• καθορισμένες πληροφορίες χρώματος, για πιο σταθερή οπτική απόδοση,
• απαιτούμενα μεταδεδομένα που δηλώνουν το προφίλ PDF/A,
• περιορισμούς σε λειτουργίες οι οποίες εξαρτώνται από εξωτερικό λογισμικό, περιεχόμενο ή ρυθμίσεις.

Το PDF/A αφορά κυρίως τη διατήρηση και την προβλέψιμη εμφάνιση. Δεν αποδεικνύει από μόνο του ότι ένα έγγραφο είναι γνήσιο, ότι δεν τροποποιήθηκε, πότε δημιουργήθηκε ή ότι έχει νομική ισχύ. Για αυτά μπορεί να απαιτούνται ψηφιακές υπογραφές, χρονικές σημάνσεις και οι ειδικοί κανόνες του φορέα παραλαβής.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ PDF/A-1b, PDF/A-2b και PDF/A-3b;

Ο αριθμός δείχνει την έκδοση της οικογένειας PDF/A και το γράμμα b σημαίνει βασική οπτική πιστότητα. Με απλά λόγια, ο έλεγχος εστιάζει στο να μπορεί κάθε σελίδα να εμφανίζεται σωστά και σταθερά στο μέλλον.

Το PDF/A-1b βασίζεται σε παλαιότερη τεχνολογία PDF και είναι πιο περιοριστικό. Χρησιμοποιήστε το όταν μια υπηρεσία, ένα αρχείο ή ένα σύστημα κατάθεσης το αναφέρει ρητά στις προδιαγραφές του.

Το PDF/A-2b είναι η συνιστώμενη επιλογή στις περισσότερες περιπτώσεις. Υποστηρίζει πιο σύγχρονα χαρακτηριστικά PDF και είναι γενικά η πιο συμβατή λύση για νέα αρχεία. Πολλά αρχειακά συστήματα το αποδέχονται, αλλά ο κανονισμός του παραλήπτη υπερισχύει πάντα.

Το PDF/A-3b προσθέτει τη δυνατότητα αποθήκευσης συνημμένων αρχείων μέσα στο PDF/A. Είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, όταν ένα αναγνώσιμο τιμολόγιο PDF συνοδεύεται από δομημένα δεδομένα σε XML. Δεν είναι όμως πάντοτε αποδεκτό: ορισμένα συστήματα απορρίπτουν συνημμένα αρχεία. Μην επιλέγετε νεότερη έκδοση μόνο επειδή είναι νεότερη· ακολουθήστε ακριβώς την τεχνική προδιαγραφή που σας έχει δοθεί.

Γιατί ζητούν PDF/A τα αρχεία, οι δημόσιοι φορείς και τα δικαστήρια;

Η αξία του PDF/A βρίσκεται στη μακροχρόνια διατήρηση. Ένας οργανισμός που τηρεί χιλιάδες ή εκατομμύρια έγγραφα θέλει αρχεία που να εμφανίζονται με συνέπεια, χωρίς να εξαρτώνται από το αν μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά ή εφαρμογή εξακολουθεί να υπάρχει.

Στην πράξη, το PDF/A βοηθά σε:

• ομοιόμορφη κατάθεση, επειδή όλα τα έγγραφα ακολουθούν σαφείς κανόνες,
• αυτοματοποιημένο έλεγχο, καθώς η συμμόρφωση μπορεί να επαληθευτεί από λογισμικό,
• μελλοντική πρόσβαση, με λιγότερες εξαρτήσεις από το περιβάλλον δημιουργίας,
• διαχείριση αρχείων μεγάλης διατήρησης, όπου η επανεπεξεργασία προβληματικών PDF είναι δαπανηρή.

Σε δικαστική ή διοικητική υποβολή, το PDF/A είναι μόνο μία πιθανή απαίτηση. Ελέγξτε πριν από την αποστολή τον κανονισμό της συγκεκριμένης πλατφόρμας. Μπορεί να ζητά συγκεκριμένη έκδοση, μέγιστο μέγεθος αρχείου, ορισμένη ονοματοδοσία, σελιδοποίηση, ψηφιακή υπογραφή ή ξεχωριστές απαιτήσεις προσβασιμότητας.

Τι αλλάζει μέσα σε ένα αρχείο όταν γίνεται PDF/A;

Η μετατροπή σε PDF/A δεν είναι μετονομασία του αρχείου. Το PDF αναδομείται ώστε να πληροί τους κανόνες της επιλεγμένης έκδοσης. Στη διαδικασία μπορούν να ενσωματωθούν πόροι, να προστεθούν μεταδεδομένα και να αφαιρεθούν ή να εξομαλυνθούν λειτουργίες που δεν επιτρέπονται.

Πιθανές αλλαγές περιλαμβάνουν:

• ενσωμάτωση γραμματοσειρών και προσθήκη των απαραίτητων πληροφοριών χρώματος,
• περιορισμό δυναμικών στοιχείων ή περιεχομένου που βασίζεται σε εξωτερικούς πόρους,
• αδυναμία διατήρησης κρυπτογράφησης ή κωδικού πρόσβασης στο τελικό PDF/A,
• αλλαγή της συμπεριφοράς διαδραστικών φορμών, πολυμέσων ή σεναρίων.

Όταν χρειάζεται για να επιτευχθεί συμμόρφωση, το PDF Toucan μπορεί να ανακατασκευάσει τις σελίδες ως εικόνες. Σε αυτή την περίπτωση το κείμενο παραμένει αναζητήσιμο, όμως πρέπει να ελέγξετε οπτικά το αποτέλεσμα. Συγκρίνετε αριθμό σελίδων, ευκρίνεια μικρού κειμένου, πίνακες, χρώματα, σφραγίδες, υπογραφές και τυχόν συνημμένα.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτούν οι υπάρχουσες ψηφιακές υπογραφές. Η μετατροπή ξαναγράφει το αρχείο και συνήθως ακυρώνει ή αφαιρεί υπογραφές που καλύπτουν την προηγούμενη έκδοση. Αν απαιτείται υπογραφή, ακολουθήστε τη σειρά εργασιών που ορίζει ο παραλήπτης.

Πώς μετατρέπω PDF σε PDF/A στο PDF Toucan;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον μετατροπέα PDF σε PDF/A από σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, σε υπολογιστή ή κινητό. Η διαδικασία είναι η εξής:

1. Ανοίξτε το εργαλείο και πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF». Εναλλακτικά, σύρετε αρχεία οπουδήποτε στη σελίδα ή επικολλήστε τα.
2. Προσθέστε ένα ή περισσότερα αρχεία PDF. Κάθε αρχείο μετατρέπεται ξεχωριστά, όχι ως ένα ενιαίο έγγραφο.
3. Στην ενότητα «PDF/A options», επιλέξτε έκδοση από το «PDF/A version»:
   • «PDF/A-2b» για τη συνηθισμένη περίπτωση και τη μεγαλύτερη συμβατότητα,
   • «PDF/A-1b» μόνο αν ζητείται για παλαιότερο σύστημα,
   • «PDF/A-3b» όταν χρειάζεστε έγγραφο με ενσωματωμένα συνημμένα.
4. Πατήστε «Μετατροπή σε PDF/A».
5. Μετά την ολοκλήρωση και την επαλήθευση, επιλέξτε «Download the PDF/A file» για να κατεβάσετε το αποτέλεσμα.

Το PDF Toucan είναι δωρεάν, δεν απαιτεί λογαριασμό, δεν προσθέτει υδατογράφημα και δεν έχει ημερήσιο όριο στα εργαλεία του προγράμματος περιήγησης. Τα αρχεία μεταφέρονται μέσω HTTPS σε διακομιστές στην Ευρωπαϊκή Ένωση, υποβάλλονται σε επεξεργασία στη μνήμη χωρίς εγγραφή σε δίσκο και διαγράφονται μετά τη λήψη ή το αργότερο σε 10 λεπτά.

Αν ετοιμάζετε υποβολή πολλών εγγράφων, μετατρέψτε πρώτα κάθε PDF στο απαιτούμενο προφίλ. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο merge μόνο εφόσον ο παραλήπτης επιτρέπει ένα ενιαίο αρχείο. Ομοίως, προσθέστε page-numbers μόνο όταν η σελιδοποίηση δεν παραβιάζει τις οδηγίες κατάθεσης.

Πώς ελέγχω ότι το PDF/A είναι έγκυρο;

Το να ανοίγει ένα αρχείο σε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF δεν αποδεικνύει ότι είναι PDF/A. Οι αναγνώστες PDF είναι συχνά ανεκτικοί σε αποκλίσεις, ενώ η συμμόρφωση PDF/A απαιτεί επίσημο τεχνικό έλεγχο.

Το εργαλείο εμφανίζει αποτέλεσμα όπως «Validated as … with veraPDF», δηλαδή επαλήθευση με το veraPDF για το επιλεγμένο προφίλ. Αν χρειάστηκε ανακατασκευή σελίδων, εμφανίζεται επίσης σχετική ένδειξη ότι οι σελίδες έγιναν εικόνες και το κείμενο παραμένει αναζητήσιμο.

Πριν από αρχειοθέτηση ή κατάθεση:

1. Επιβεβαιώστε ότι το προφίλ του αποτελέσματος είναι ακριβώς αυτό που ζητά ο φορέας.
2. Ανοίξτε το αρχείο που κατεβάσατε και ελέγξτε όλες τις σελίδες για αλλοιώσεις, ελλείποντες χαρακτήρες ή μετατοπισμένη διάταξη.
3. Αναζητήστε μια γνωστή λέξη στο μέσο του εγγράφου για να ελέγξετε το κείμενο.
4. Ελέγξτε τυχόν ενσωματωμένα αρχεία, εάν χρησιμοποιήσατε PDF/A-3b.
5. Κρατήστε το τελικό αρχείο και, αν η διαδικασία το απαιτεί, το αποτέλεσμα επαλήθευσης μαζί με το αντίγραφο που υποβάλατε.

Η τεχνική εγκυρότητα δεν αντικαθιστά τον έλεγχο των κανόνων της υπηρεσίας, του αρχείου ή του δικαστηρίου.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το PDF/A ίδιο με ένα απλό PDF;

Όχι. Το PDF/A είναι ειδικό προφίλ PDF για διατήρηση στο χρόνο και επιβάλλει κανόνες για γραμματοσειρές, χρώμα, μεταδεδομένα και μη επιτρεπτές λειτουργίες. Ένα απλό PDF μπορεί να ανοίγει κανονικά, αλλά να μην περνά έλεγχο συμμόρφωσης PDF/A.

Ποιο PDF/A να επιλέξω για ηλεκτρονική υποβολή;

Ακολουθήστε πρώτα τις οδηγίες της πλατφόρμας ή του φορέα. Αν ζητά ρητά PDF/A-1b ή PDF/A-3b, επιλέξτε αυτό ακριβώς. Αν ζητά απλώς PDF/A χωρίς έκδοση, το PDF/A-2b είναι συνήθως η καταλληλότερη προεπιλογή, αλλά επιβεβαιώστε το πριν υποβάλετε.

Διατηρείται το αναζητήσιμο κείμενο μετά τη μετατροπή σε PDF/A;

Στο PDF Toucan, όταν απαιτείται ανακατασκευή σελίδων ως εικόνες για συμμόρφωση, το κείμενο παραμένει αναζητήσιμο. Παρ’ όλα αυτά, ελέγξτε το κατεβασμένο αρχείο με αναζήτηση λέξεων και οπτική επιθεώρηση, ιδιαίτερα σε σαρωμένα έγγραφα ή έγγραφα με σύνθετη διάταξη.

Μπορώ να μετατρέψω πολλά PDF σε PDF/A μαζί;

Ναι. Επιλέξτε, σύρετε ή επικολλήστε περισσότερα αρχεία PDF στην ίδια διαδικασία. Κάθε αρχείο μετατρέπεται και επαληθεύεται ξεχωριστά με την ίδια επιλεγμένη έκδοση. Αν διαφορετικά αρχεία χρειάζονται διαφορετικά προφίλ, εκτελέστε ξεχωριστές παρτίδες μετατροπής.