PDF/A 변환: 1b·2b·3b 선택부터 검증까지

PDF/A 변환은 일반 PDF를 장기 보존용 ISO 19005 규격에 맞추는 작업입니다. 별도 지침이 없다면 PDF/A-2b가 대체로 가장 무난하지만, 법원·기록관·기관 제출에서는 반드시 제출처가 요구하는 정확한 버전, 파일 용량, 전자서명 및 첨부물 규정을 먼저 확인해야 합니다.

PDF/A 변환이란 무엇이며 일반 PDF와 무엇이 다른가요?

PDF/A는 장기 보존을 목적으로 만든 PDF 표준군이며, ISO 19005 표준에 속합니다. 핵심 목적은 지금 만든 문서를 10년 또는 그 이상 지난 뒤에도 가능한 한 같은 모양으로 열고 재현할 수 있게 하는 것입니다.

일반 PDF는 제작 환경에 따라 외부 글꼴, 암호, 스크립트, 멀티미디어, 외부 참조 콘텐츠 등을 포함할 수 있습니다. 이런 요소는 시간이 지나면서 문제가 될 수 있습니다. 예를 들어 다른 컴퓨터에 글꼴이 없으면 한글이나 특수문자가 다른 글꼴로 바뀌고, 비밀번호를 잊으면 열람 자체가 어려워질 수 있습니다.

PDF/A는 이러한 환경 의존성을 줄이기 위해 다음과 같은 조건을 요구하거나 제한합니다.

• 사용 글꼴을 파일에 포함해 글자 모양이 바뀌는 위험을 줄입니다.
• 색상을 재현할 기준인 색상 정보와 출력 의도를 명시합니다.
• PDF/A 프로파일을 알리는 필수 메타데이터를 포함합니다.
• 암호화, 외부 콘텐츠 참조 등 장기 보존에 불리한 기능을 제한합니다.

여기서 b는 basic의 뜻으로, 화면이나 인쇄에서 문서의 시각적 모양을 재현할 수 있다는 적합성 수준입니다. b 적합성만으로 문서의 태그 구조, 읽기 순서, 화면낭독기 접근성까지 보장되지는 않습니다. 접근성 요건이 있으면 PDF/A의 다른 적합성 수준 또는 PDF/UA 같은 별도 기준을 제출처에 확인해야 합니다.

또한 PDF/A는 진위 증명 수단이 아닙니다. PDF/A로 바꾸었다고 문서가 원본임이 증명되거나, 전자서명이 유효해지거나, 법원 제출의 기한과 증거능력이 자동으로 보장되는 것은 아닙니다.

PDF/A-1b·PDF/A-2b·PDF/A-3b 중 어떤 버전을 선택해야 하나요?

번호는 표준 세대를, b는 시각적 재현 중심의 적합성 수준을 뜻합니다. 높은 번호가 모든 제출처에서 더 좋은 선택이라는 뜻은 아닙니다. 제출 시스템이 받는 프로파일을 따라야 합니다.

다음 순서로 판단하면 실수가 줄어듭니다.

1. 제출 안내문이나 업로드 화면에서 PDF/A-1b, PDF/A-2b처럼 정확한 표기를 찾습니다.
2. 버전이 명시되어 있으면 그 버전으로 변환합니다. 예를 들어 PDF/A-1b 제출 요건에 PDF/A-2b 검증 파일을 내면 거절될 수 있습니다.
3. 버전 지정 없이 PDF/A만 요구한다면 PDF/A-2b를 우선 고려합니다. 많은 보관 시스템에서 받아들이는 호환성 중심 선택입니다.
4. PDF에 XML, CSV, 원본 데이터 등 비PDF 파일을 묶어야 하는 업무라면 PDF/A-3b를 검토합니다.
5. 첨부 파일을 허용하지 않는 기관에는 PDF/A-3b를 임의로 사용하지 않습니다. 첨부 허용 여부 자체가 업로드 거절 사유가 될 수 있습니다.

PDF/A-1b는 오래된 시스템을 위해 필요할 수 있지만 더 제한적입니다. 제출처의 특별 요구가 없다면 무조건 1b를 고집할 이유는 적습니다. 반대로 PDF/A-3b는 첨부물 보관이라는 분명한 목적이 있을 때 쓰는 프로파일입니다.

기록관과 법원 제출에서 PDF/A를 요구하는 이유는 무엇인가요?

기록관과 공공기관은 수년 또는 수십 년 동안 대량의 문서를 열람·보존해야 합니다. 따라서 특정 PC, 특정 글꼴, 특정 소프트웨어에 의존하지 않는 자체 완결형 파일이 필요합니다. PDF/A는 글꼴과 색상 정보, 메타데이터를 정리하고 제한된 기능 집합을 쓰도록 하므로 자동 검증과 장기 보존 업무에 유리합니다.

법원이나 행정기관의 전자 제출에서도 비슷한 이유로 PDF/A를 요구하거나 권장할 수 있습니다. 접수 시스템 입장에서는 다양한 PDF를 그대로 받는 것보다 일정한 보존 규격을 받는 편이 열람 오류와 보관 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

다만 다음 사항은 PDF/A와 별개입니다.

• 사건별·기관별 파일 크기 제한
• 파일명 규칙 및 문서 분류 방식
• 페이지 수, 책갈피, 페이지 방향, 특정 쪽 번호 형식
• 비밀번호 및 편집 제한 허용 여부
• 전자서명 적용 순서와 서명 검증 요건
• 주민등록번호 등 개인정보의 마스킹·비실명화 규정
• PDF/A-3b 첨부물 허용 여부

제출 직전에는 변환본을 직접 열어 원본과 비교해야 합니다. 특히 한글 글꼴, 숫자, 표의 열 정렬, 인감·도장, 사진, 작은 각주, 색상으로 구분한 표시를 확인하세요. PDF/A 적합 판정은 파일 형식 검증이지, 서류 내용의 정확성이나 제출 요건 전체를 판정하는 절차는 아닙니다.

PDF/A로 변환하면 파일 안에서 무엇이 바뀌나요?

PDF/A 변환은 확장자만 바꾸는 작업이 아니라 파일을 다시 작성하는 과정입니다. 변환기는 장기 보존에 필요한 글꼴, 색상 정보, 메타데이터를 정리하고, 규격에서 허용하지 않는 요소를 조정하거나 평면화할 수 있습니다.

대표적으로 암호화된 PDF는 PDF/A와 양립하기 어렵습니다. 비밀번호가 걸린 문서는 권한이 있는 상태에서 먼저 잠금을 해제한 뒤 변환해야 할 수 있습니다. 양식 필드, 레이어, 링크, 멀티미디어, 스크립트도 원본처럼 계속 동작하지 않고 정적인 외관으로 바뀔 수 있습니다.

복잡하거나 비준수 요소가 있는 파일은 적합성을 맞추기 위해 페이지가 이미지로 다시 만들어질 수 있습니다. PDF Toucan 결과에 이런 처리가 발생했다는 안내가 표시되며, 이 경우에도 텍스트는 검색 가능하다고 표시됩니다. 그러나 원본의 편집 가능한 텍스트, 태그 구조, 레이어, 양식 동작과 완전히 같은 상태라고 보아서는 안 됩니다.

스캔 PDF도 주의해야 합니다. 단순 변환이 새 OCR 인식을 보장하지는 않습니다. 원본에 텍스트 레이어나 OCR 결과가 없다면 검색 결과와 글자 정확도는 제한될 수 있습니다. 검색할 핵심 단어를 실제로 찾아 보고, 숫자와 고유명사를 원본 이미지와 대조하세요.

전자서명이 있는 문서는 특히 조심해야 합니다. 변환은 파일 바이트를 변경하므로 기존 서명이 무효가 되거나 제거될 수 있습니다. 보통은 제출 규정이 허용하는 경우 변환을 먼저 끝낸 뒤 최종 PDF/A 파일에 서명합니다. 어떤 순서를 요구하는지는 제출처 안내를 우선합니다. 원본 파일은 변환본과 별도로 보관하세요.

PDF Toucan에서 PDF/A 변환은 어떻게 하나요?

데스크톱과 모바일 브라우저에서 절차는 같습니다. PDF/A 변환 도구를 열어 다음 순서로 진행합니다.

1. PDF 파일 선택을 누릅니다. 파일을 페이지의 아무 곳에나 끌어다 놓거나 붙여넣어도 됩니다.
2. 필요한 PDF를 추가합니다. 여러 파일을 선택할 수 있지만, 각 파일은 하나의 PDF/A로 각각 변환됩니다.
3. PDF/A 버전에서 목표 프로파일을 선택합니다. 별도 요구가 없으면 권장 옵션인 PDF/A-2b를 고릅니다. 구형 시스템이 PDF/A-1b를 명시했을 때만 PDF/A-1b를 선택하고, 첨부 파일을 함께 보관해야 할 때 PDF/A-3b를 선택합니다.
4. PDF/A로 변환을 누르고 처리가 끝날 때까지 기다립니다.
5. 결과 화면에서 Validated as … with veraPDF라는 검증 문구 또는 페이지 재구성 안내를 확인합니다.
6. Download the PDF/A file을 눌러 결과를 저장합니다. 여러 결과는 PDFA_files로 함께 제공될 수 있습니다.

이 도구는 계정 없이 사용할 수 있고 워터마크와 브라우저 도구의 일일 사용 제한이 없습니다. 파일은 HTTPS를 통해 유럽연합 내 서버로 전송되어 메모리에서 처리되며, 디스크에 저장되지 않습니다. 결과 다운로드 후 즉시 삭제되고, 늦어도 10분 안에 삭제됩니다.

여러 문서를 하나로 제출해야 한다면 먼저 각각을 변환한 뒤, 수신처가 합본을 허용할 때만 merge 도구 사용을 검토하세요. page-numbers도 기관이 요구한 쪽 번호 방식과 충돌하지 않을 때에만 적용하는 것이 좋습니다.

변환한 PDF/A는 어떻게 검증하고 제출 전 어떤 오류를 확인하나요?

PDF Toucan은 변환 결과를 veraPDF로 검증하고 결과 화면에 적합 판정을 표시합니다. veraPDF는 PDF/A 적합성을 검사하는 도구입니다. 단순히 PDF 뷰어에서 파일이 열린다는 사실만으로 PDF/A 규격을 충족했다고 판단할 수는 없습니다.

제출 또는 보관 전에는 아래 순서로 확인하세요.

1. 프로파일 일치 여부를 봅니다. 결과가 PDF/A-2b로 검증되었더라도 제출처가 PDF/A-1b를 요구한다면 다시 변환해야 합니다.
2. 페이지 단위로 외관을 비교합니다. 페이지 수, 용지 방향, 여백, 빈 페이지, 표의 줄바꿈, 도장, 이미지, 한글과 숫자를 원본과 대조합니다.
3. 텍스트 검색을 시험합니다. 문서 중간에 있는 고유한 단어 또는 사건번호를 검색해 텍스트 레이어와 검색 결과를 확인합니다.
4. PDF/A-3b 첨부물을 점검합니다. 첨부 파일이 실제로 포함됐는지, 제출처가 이를 허용하는지 확인합니다.
5. 업로드 조건을 다시 확인합니다. 파일명, 최대 용량, 암호 설정, 전자서명, 문서 분류가 기관 기준에 맞는지 봅니다.
6. 다른 PDF 뷰어에서도 열어 봅니다. 특정 뷰어에서만 정상으로 보이는 문제를 발견하는 데 도움이 됩니다.

기관 업로드가 실패했다면 검증 통과 여부만 반복해서 확인하지 말고, 기관이 요구하는 정확한 PDF/A 버전과 최대 용량부터 재확인하세요. 그다음 원본 PDF의 암호·사용 제한·손상 가능성을 확인하고, 요구 프로파일로 다시 변환합니다. 업로드 시스템의 오류 메시지와 제출 안내문을 함께 보관하면 문의할 때 도움이 됩니다.

PDF/A-2b와 PDF/A-3b의 가장 큰 차이는 무엇인가요?

가장 큰 차이는 첨부 파일입니다. PDF/A-3b는 XML, CSV 등 모든 형식의 파일을 PDF 안에 첨부할 수 있어 전자세금계산서 같은 패키지 보관에 쓰입니다. PDF/A-2b는 첨부 범위가 제한되므로, 비PDF 원본 데이터를 함께 넣어야 하면 3b를 검토합니다.

법원에 제출할 PDF는 반드시 PDF/A로 변환해야 하나요?

반드시 그렇지는 않습니다. 법원, 관할, 사건 종류, 전자소송 시스템의 안내가 우선입니다. PDF/A를 요구하면 지정된 버전을 정확히 따라야 하고, 단순 PDF를 허용하면 임의 변환이 오히려 서명이나 양식에 영향을 줄 수 있습니다. 제출 화면의 최신 규정을 확인하세요.

PDF/A 변환 후에도 텍스트 검색과 복사가 가능한가요?

원본의 텍스트 레이어 상태와 변환 방식에 따라 다릅니다. 일반적으로 텍스트가 포함된 PDF는 검색·복사가 가능할 수 있습니다. 페이지가 이미지로 재구성된 경우에도 PDF Toucan은 텍스트를 검색할 수 있다고 안내합니다. 다만 스캔본의 OCR 정확도와 복사 결과는 원본 품질을 직접 확인해야 합니다.

veraPDF 검증을 통과했는데 기관 업로드가 안 되면 어떻게 하나요?

veraPDF 통과는 PDF/A 형식 적합성 결과입니다. 기관의 파일명, 용량, 요구 프로파일, 첨부물 금지, 비밀번호, 전자서명, 페이지 수 규칙까지 충족한다는 뜻은 아닙니다. 오류 메시지를 확인하고 요구 버전과 최대 용량을 다시 대조한 뒤, 원본 상태를 점검해 재변환하세요.