Μετατροπή PDF σε Word χωρίς να χαλάει η μορφοποίηση: Τι να περιμένετε

Η μετατροπή PDF σε Word χωρίς να χαλάει η μορφοποίηση είναι πιο ρεαλιστική όταν το PDF έχει ήδη επιλέξιμο κείμενο και απλή διάταξη. Σε σκαναρισμένα έγγραφα, σύνθετους πίνακες, στήλες και ειδικές γραμματοσειρές, το DOCX μπορεί να χρειαστεί έλεγχο και χειροκίνητες διορθώσεις πριν χρησιμοποιηθεί ή σταλεί.

Μπορεί να γίνει μετατροπή PDF σε Word χωρίς να χαλάει η μορφοποίηση;

Ναι, αλλά το «χωρίς να χαλάει» δεν σημαίνει πάντα απόλυτα ίδιο αποτέλεσμα. Ένα PDF είναι μορφή σταθερής σελίδας: αποθηκεύει πού βρίσκεται κάθε γράμμα, γραμμή και εικόνα. Το Word, αντίθετα, οργανώνει το περιεχόμενο σε επεξεργάσιμες παραγράφους, πίνακες, στυλ και εικόνες. Κατά τη μετατροπή, το πρόγραμμα προσπαθεί να ανακατασκευάσει αυτή τη δομή.

Τα καλύτερα αποτελέσματα συνήθως έρχονται από ψηφιακά PDF, δηλαδή αρχεία στα οποία μπορείτε να επιλέξετε μία λέξη με το ποντίκι και να την αντιγράψετε. Μια επιστολή, μια αναφορά ή ένα συμβόλαιο με απλό κείμενο και μία στήλη έχει συνήθως καλή μετατροπή.

Αντίθετα, χρειάζονται περισσότερη προσοχή τα παρακάτω:

• σκαναρισμένες σελίδες που είναι ουσιαστικά εικόνες,
• σύνθετοι ή πολυσέλιδοι πίνακες,
• έντυπα με πεδία και πλαίσια,
• περιοδικά ή φυλλάδια με πολλές στήλες,
• ασυνήθιστες ή ενσωματωμένες γραμματοσειρές,
• κείμενο γύρω από εικόνες, λεζάντες και γραφικά.

Κρατήστε πάντα το αρχικό PDF ως σημείο αναφοράς. Το DOCX είναι η επεξεργάσιμη έκδοση, όχι απαραίτητα ένα οπτικά πανομοιότυπο αντίγραφο.

Γιατί χαλάει η διάταξη, οι γραμματοσειρές ή οι πίνακες στο Word;

Ακόμη και μια μικρή αλλαγή μπορεί να μεταφέρει το τελευταίο κείμενο μιας σελίδας στην επόμενη και να επηρεάσει όλες τις επόμενες σελίδες. Οι πιο συνηθισμένοι λόγοι είναι οι εξής:

• Αντικατάσταση γραμματοσειράς: η γραμματοσειρά του PDF μπορεί να μην υπάρχει στη συσκευή σας. Το Word χρησιμοποιεί άλλη με διαφορετικό πλάτος χαρακτήρων, άρα αλλάζουν οι αλλαγές γραμμής.
• Διαφορετικά κενά και διάστιχο: το PDF μπορεί να τοποθετεί οπτικά τα στοιχεία σε ακριβείς συντεταγμένες, ενώ το Word εφαρμόζει ρυθμίσεις παραγράφων και στρογγυλοποιήσεις.
• Πίνακες που δεν είναι πραγματικοί πίνακες: αρκετά PDF σχεδιάζουν γραμμές, πλαίσια και μεμονωμένα κομμάτια κειμένου αντί για κελιά Word.
• Στήλες και πλαίσια κειμένου: μια πολυστήλη διάταξη μπορεί να μεταφερθεί ως πλαίσια ή ως συνεχές κείμενο που χρειάζεται νέα οργάνωση.
• Εικόνες και λεζάντες: οι εικόνες μπορεί να γίνουν ενσωματωμένες ή αιωρούμενες, με αποτέλεσμα να μετακινηθεί το κείμενο γύρω τους.
• Κεφαλίδες και υποσέλιδα: αριθμοί σελίδας, λογότυπα και στοιχεία επικεφαλίδας ίσως χρειάζονται επαναδημιουργία ως κανονική κεφαλίδα ή υποσέλιδο του Word.

Πώς μετατρέπω ένα ψηφιακό PDF σε Word στο PDF Toucan;

Αν το PDF περιέχει ήδη κανονικό, επιλέξιμο κείμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο PDF σε Word.

1. Ανοίξτε το εργαλείο PDF σε Word.
2. Πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF».
3. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα PDF. Εναλλακτικά, σύρετε και αφήστε τα αρχεία οπουδήποτε στη σελίδα ή επικολλήστε ένα αρχείο.
4. Πατήστε «Μετατροπή σε Word».
5. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, επιλέξτε τη λήψη του εγγράφου Word σε μορφή DOCX.
6. Ανοίξτε το DOCX σε Microsoft Word για Windows ή Mac και τοποθετήστε δίπλα του το αρχικό PDF για σύγκριση.

Ξεκινήστε τον έλεγχο από τους τίτλους, τις αλλαγές σελίδας, τις λίστες, τις εικόνες και τους πίνακες. Μην αρχίσετε αμέσως εκτεταμένη επεξεργασία: πρώτα διορθώστε τη ρύθμιση σελίδας, τη γραμματοσειρά και τα πλάτη στηλών, επειδή αυτά μπορεί να λύσουν πολλά προβλήματα αναδίπλωσης κειμένου.

Το PDF Toucan είναι δωρεάν, χωρίς λογαριασμό, υδατογράφημα ή ημερήσιο όριο στα εργαλεία του browser. Η επεξεργασία γίνεται σε διακομιστές στην Ευρωπαϊκή Ένωση μέσω HTTPS, στη μνήμη και όχι με εγγραφή του αρχείου σε δίσκο. Το αρχείο διαγράφεται μόλις γίνει λήψη του αποτελέσματος ή, το αργότερο, μετά από 10 λεπτά.

Τι κάνω αν το PDF είναι σκαναρισμένο ή δεν μπορώ να επιλέξω κείμενο;

Κάντε έναν γρήγορο έλεγχο: προσπαθήστε να επιλέξετε μία πρόταση στο PDF. Αν επιλέγεται ολόκληρη η σελίδα σαν μία εικόνα ή δεν μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες λέξεις, πρόκειται πιθανότατα για σκαναρισμένο PDF.

Σημαντική διευκρίνιση: στο εργαλείο PDF σε Word, οι σκαναρισμένες σελίδες δεν μετατρέπονται σε επεξεργάσιμο κείμενο. Προστίθενται στο Word ως εικόνες. Για αναζήτηση και αντιγραφή κειμένου, ξεκινήστε από το OCR PDF.

1. Ανοίξτε το OCR PDF και πατήστε «Επιλέξτε αρχεία PDF».
2. Προσθέστε το PDF με επιλογή, σύρσιμο και απόθεση ή επικόλληση.
3. Στην ενότητα γλώσσας εγγράφου, επιλέξτε Ελληνικά για ελληνικό κείμενο. Προσθέστε άλλες γλώσσες μόνο αν εμφανίζονται πράγματι στο έγγραφο.
4. Αφήστε την επιλογή «Σάρωση σελίδων χωρίς κείμενο», η οποία συνιστάται όταν ορισμένες σελίδες έχουν ήδη σωστό ψηφιακό κείμενο.
5. Για λοξές σαρώσεις, ενεργοποιήστε την ίσιωση σελίδων. Για ανάποδες ή πλαγιαστές σελίδες, ενεργοποιήστε την αυτόματη διόρθωση προσανατολισμού.
6. Πατήστε «Αναγνώριση κειμένου».
7. Κατεβάστε το PDF με δυνατότητα αναζήτησης και ελέγξτε το κείμενο πριν το χρησιμοποιήσετε ως βάση για μετατροπή ή αντιγραφή.

Η αναγνώριση κειμένου μπορεί να διαρκέσει λίγα λεπτά σε αρχεία με πολλές σελίδες. Ελέγξτε ειδικά κύρια ονόματα, ημερομηνίες, ΑΦΜ, ποσά, αριθμούς αναφοράς, τόνους και χαρακτήρες όπως 0 και O ή 1 και l.

Ποια ρύθμιση OCR να επιλέξω για δύσκολες σαρώσεις;

Χρησιμοποιήστε την επαν-αναγνώριση μόνο όταν υπάρχει σαφής λόγος. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από την κατάσταση του PDF.

1. Επιλέξτε «Σάρωση σελίδων χωρίς κείμενο» όταν το αρχείο έχει μερικές ψηφιακές σελίδες και μερικές σαρωμένες. Οι σελίδες με υπάρχον κείμενο αφήνονται ως έχουν.
2. Επιλέξτε «Αναγνώριση υπάρχοντος κειμένου ξανά» μόνο αν το επιλέξιμο κείμενο υπάρχει αλλά είναι εμφανώς λανθασμένο. Η παλιά αναγνώριση αφαιρείται πριν γίνει νέα ανάγνωση.
3. Χρησιμοποιήστε το «Αντιμετώπιση κάθε σελίδας ως εικόνα» ως έσχατη λύση. Η διαδικασία διαβάζει όλες τις σελίδες από την αρχή, αλλά χάνονται το παλιό επιλέξιμο κείμενο και οι σύνδεσμοι.
4. Περιορίστε τις γλώσσες στις απαραίτητες. Μπορούν να συνδυαστούν έως πέντε γλώσσες, αλλά οι επιπλέον γλώσσες επιβραδύνουν την αναγνώριση.

Αν το PDF διαθέτει ψηφιακή υπογραφή, η αναγνώριση κειμένου την καθιστά μη έγκυρη, επειδή αλλάζει το αρχείο. Κρατήστε ξεχωριστά το αρχικό υπογεγραμμένο PDF και χρησιμοποιήστε το OCR αποτέλεσμα μόνο ως αντίγραφο εργασίας.

Πώς διορθώνω γρήγορα το DOCX μετά τη μετατροπή;

Ακολουθήστε αυτή τη σειρά, ώστε να μην διορθώνετε λεπτομέρειες που θα μετακινηθούν ξανά αργότερα.

1. Στο Word, ενεργοποιήστε τα μη εκτυπώσιμα σημάδια με το κουμπί ¶. Θα δείτε κενές παραγράφους, αλλαγές γραμμής, tab και αλλαγές σελίδας.
2. Ελέγξτε μέγεθος χαρτιού, προσανατολισμό και περιθώρια. Μια λανθασμένη ρύθμιση σελίδας αλλάζει όλο το έγγραφο.
3. Αντικαταστήστε γραμματοσειρές που λείπουν με διαθέσιμες γραμματοσειρές και ελέγξτε ξανά τις αλλαγές γραμμής.
4. Για πίνακες, ελέγξτε πλάτη στηλών, συγχωνεύσεις κελιών, στοίχιση αριθμών και διακοπές γραμμών μέσα στα κελιά. Αν ο πίνακας είναι πολύ σύνθετος, είναι συχνά γρηγορότερο να δημιουργήσετε νέο πίνακα και να μεταφέρετε το περιεχόμενο.
5. Δημιουργήστε ξανά κεφαλίδες, υποσέλιδα και αριθμούς σελίδας με τα εργαλεία του Word, αν έχουν μεταφερθεί ως απλά πλαίσια κειμένου.
6. Ελέγξτε εικόνες, λεζάντες και κείμενο που αναδιπλώνεται γύρω από εικόνες.
7. Όταν τελειώσετε, χρησιμοποιήστε το εργαλείο word-to-PDF αν χρειάζεστε ξανά PDF για εκτύπωση ή αποστολή.

Η λεπτομερής διόρθωση είναι πιο άνετη σε υπολογιστή με Word για Windows ή Mac. Μπορείτε να κάνετε τη μετατροπή και από κινητό ή tablet, αλλά οι πίνακες και η ακριβής διάταξη ελέγχονται ευκολότερα σε μεγαλύτερη οθόνη.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί το Word που προέκυψε έχει άλλες γραμματοσειρές από το PDF;

Η γραμματοσειρά του PDF μπορεί να είναι ενσωματωμένη ή να μην είναι εγκατεστημένη στη συσκευή σας. Τότε το Word την αντικαθιστά με άλλη, που έχει διαφορετικό πλάτος χαρακτήρων και ύψος γραμμής. Αυτό μπορεί να αλλάξει τις αλλαγές γραμμής, τις σελίδες και τη θέση τίτλων ή πινάκων.

Μπορώ να μετατρέψω σκαναρισμένο PDF σε πλήρως επεξεργάσιμο Word;

Όχι πάντα. Η άμεση μετατροπή αντιμετωπίζει τις σκαναρισμένες σελίδες ως εικόνες. Με OCR μπορείτε να δημιουργήσετε PDF με αναζητήσιμο και αντιγράψιμο κείμενο, αλλά η πλήρης ανακατασκευή σύνθετης διάταξης, πινάκων ή φόρμας σε επεξεργάσιμο Word μπορεί να απαιτεί χειροκίνητη εργασία.

Πρέπει να κάνω OCR πριν από τη μετατροπή PDF σε Word;

Κάντε OCR όταν δεν μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες λέξεις στο PDF ή όταν πρόκειται για σάρωση χαρτιού. Αν το PDF έχει ήδη καθαρό, επιλέξιμο κείμενο, συνήθως δεν χρειάζεται. Το OCR είναι χρήσιμο για αναζήτηση και αντιγραφή, αλλά δεν εγγυάται τέλεια μορφοποίηση στο DOCX.

Τι συμβαίνει με τους πίνακες και τις φόρμες κατά τη μετατροπή;

Οι απλοί πίνακες συχνά μεταφέρονται καλά, αλλά ίσως χρειαστούν ρύθμιση σε πλάτη στηλών και αλλαγές γραμμής. Συγχωνευμένα κελιά, γραφικά μέσα σε κελιά και πολυσέλιδοι πίνακες έχουν περισσότερες πιθανότητες να μετακινηθούν. Τα διαδραστικά πεδία φόρμας συνήθως χρειάζονται επαναδημιουργία στο Word.

Είναι ασφαλές να ανεβάσω έγγραφο στο PDF Toucan;

Το αρχείο μεταδίδεται μέσω HTTPS σε διακομιστές στην Ευρωπαϊκή Ένωση, επεξεργάζεται στη μνήμη και δεν γράφεται σε δίσκο. Διαγράφεται μετά τη λήψη του αποτελέσματος ή το αργότερο σε 10 λεπτά. Για εξαιρετικά ευαίσθητα αρχεία, ακολουθήστε πάντοτε τους κανόνες του οργανισμού σας.