מה זה PDF/A: תקן ISO 19005 לארכיון והמרה תקינה

אם שאלתם מה זה PDF/A, התשובה הקצרה היא שזהו פורמט PDF לשמירה ארוכת טווח לפי סדרת התקנים ISO 19005. בדרך כלל בוחרים ב־PDF/A-2b, ממירים את קובץ ה־PDF, מאמתים את התוצאה ובודקים מול הגוף המקבל אם הוא דורש גרסה מסוימת.

מה זה PDF/A ומה הקשר לתקן ISO 19005?

PDF/A הוא תת־תקן של PDF, שנועד לשימור מסמכים דיגיטליים לאורך שנים רבות. סדרת התקנים זו נקראת ISO 19005, והיא מגדירה כללים שמטרתם לאפשר פתיחה והצגה עקבית של המסמך גם בעתיד, במחשבים, בתוכנות ובמערכות שאינם זהים לאלה ששימשו ליצירתו.

PDF רגיל יכול לכלול רכיבים שתלויים בסביבה שבה הוא נפתח: גופן שמותקן רק במחשב של יוצר המסמך, קישור לתוכן חיצוני, סקריפט, הצפנה או רכיב אינטראקטיבי. תלות כזו עלולה לגרום לכך שהמסמך יוצג אחרת, חלקית או בכלל לא בעתיד. PDF/A מגביל שימוש ברכיבים כאלה ודורש שהקובץ יהיה עצמאי וצפוי יותר.

בקובץ PDF/A תקני נכללים, לפי הצורך והפרופיל:

• גופנים מוטמעים, כדי שהאותיות יוצגו נכון גם אם הגופן המקורי אינו מותקן במחשב הפותח.
• מידע צבע מתאים, כולל פרופיל צבע, כדי לשמר את כוונת התצוגה וההדפסה.
• מטא־נתונים נדרשים, כולל הצהרה על פרופיל ה־PDF/A של הקובץ.
• הימנעות מתכונות שאינן מתאימות לארכוב, כגון תלות בתוכן חיצוני או הצפנה.

חשוב להבחין: PDF/A אינו בהכרח קובץ קטן יותר, חד יותר או איכותי יותר מ־PDF רגיל. הוא פשוט קובץ שמקיים כללי תאימות מחמירים יותר לצורך שימור. גם אין בו הוכחה לאותנטיות, לשלמות משפטית או לכך שהמסמך לא שונה; נושאים אלה קשורים, בין היתר, לחתימות דיגיטליות, לניהול גרסאות ולנהלי הגוף המקבל. למידע תקני נוסף אפשר לעיין בתיאור סדרת ISO 19005.

למה ארכיונים, רשויות ובתי משפט מבקשים PDF/A?

ארכיונים דיגיטליים, גופים ציבוריים וארגונים בעלי חובות שמירה משתמשים ב־PDF/A כדי להפחית סיכונים לאורך זמן. כאשר מערכת מטפלת באלפי או במיליוני מסמכים, קשה ויקר לתקן בעתיד קבצים שנפתחים עם גופנים חסרים, צבעים שגויים או רכיבים שכבר אינם נתמכים.

היתרונות העיקריים הם:

• הצגה צפויה יותר של המסמך בעתיד.
• אפשרות לבדוק באופן אוטומטי אם קובץ עומד בפרופיל שנדרש.
• אחידות גבוהה יותר בקבצים שנקלטים למערכת ארכיון או להגשה.
• צמצום תלות בתוכנה, בהגדרות מחשב או במשאבים שהיו זמינים בעת יצירת המסמך.

מערכות הגשה של בתי משפט, מכרזים, רשויות או ארגונים עשויות לדרוש PDF/A כתנאי טכני להעלאה או לשימור. עם זאת, אין כלל גורף שלפיו כל מסמך שמוגש לבית משפט בישראל חייב להיות PDF/A. יש לבדוק את הוראות הפורטל, את סוג ההליך, את מגבלת גודל הקובץ ואת גרסת התקן שהגוף המקבל מבקש.

להגשה מסודרת מומלץ לשמור גם את קובץ המקור וגם את קובץ ה־PDF/A שנשלח בפועל. תנו להם שמות ברורים, למשל שם מסמך, תאריך וגרסת התקן, כדי שאפשר יהיה לאתר את העותק הנכון בהמשך.

מה ההבדל בין PDF/A-1b, ‏PDF/A-2b ו־PDF/A-3b?

המספר בשם מציין דור של התקן, והאות b מציינת תאימות חזותית בסיסית. כלומר, הדרישה המרכזית היא שהעמודים יוצגו באופן אמין ועקבי. אין לבחור גרסה לפי המספר הגבוה ביותר בלבד; ההוראות של מערכת היעד הן שקובעות.

PDF/A-1b מבוסס על טכנולוגיית PDF ישנה יותר ולכן מתאים בעיקר לדרישות של מערכות ותיקות. בחרו בו רק אם מופיעה דרישה מפורשת ל־PDF/A-1b.

PDF/A-2b הוא הפרופיל המעשי לרוב מסמכי הארכיון. הוא נותן תאימות רחבה למערכות מודרניות ומקובל במקרים רבים שבהם נדרשת שמירה לטווח ארוך.

PDF/A-3b מאפשר לצרף קבצים בתוך מסמך ה־PDF/A. לכן הוא רלוונטי, למשל, למסמך קריא לאדם שמכיל גם נתונים מובְנים. אבל לא כל מערכת קליטה מאפשרת קבצים מצורפים בתוך PDF/A; חלקן דוחות אותם מטעמי מדיניות או אבטחה. לכן משתמשים בו רק לפי דרישה או אישור מפורש.

מה משתנה בקובץ בעת המרה ל־PDF/A?

המרה ל־PDF/A אינה שינוי סיומת בלבד. הקובץ נבדק ונכתב מחדש כדי להתאים לכללי הפרופיל שנבחר. התהליך עשוי לכלול הטמעת גופנים, הוספת מטא־נתונים ומידע צבע, וטיפול ברכיבים שאינם מותרים בתקן.

תכונות של PDF רגיל עשויות להשתנות או לא להיות זמינות באותה צורה לאחר ההמרה. דוגמאות אפשריות כוללות תוכן חיצוני, סקריפטים, רכיבים אינטראקטיביים, מדיה ותכונות של טפסים. גם קובץ מוגן בסיסמה בדרך כלל דורש טיפול לפני המרה, משום שהצפנה אינה מתאימה ל־PDF/A.

בחלק מהקבצים אין דרך ישירה לשמר את מבנה המקור תוך עמידה בתקן. במקרה כזה, ייתכן שהעמודים ייבנו מחדש כתמונות. כאשר הדבר קורה בכלי של PDF Toucan, הטקסט עדיין נשאר ניתן לחיפוש, אך יש לבדוק את הקובץ בפועל ולא להניח שכל רכיב התנהג בדיוק כמו במקור.

לפני שליחה, פתחו את התוצאה ובדקו במיוחד:

1. עברית, ניקוד, תווים מיוחדים ומספרים.
2. מספרי תיקים, תאריכים, שמות ופרטי זיהוי.
3. חתימות חזותיות, חותמות, לוגואים וסימונים צבעוניים.
4. טבלאות, תרשימים, נספחים ורצף העמודים.
5. חיפוש של מילה שמופיעה באמצע המסמך, כדי לבחון את שכבת הטקסט.

PDF/A אינו מחליף חתימה דיגיטלית או אישור משפטי. יתרה מכך, שינוי הקובץ בהמרה עשוי להשפיע על חתימה דיגיטלית קיימת. אם נדרשת חתימה, בדקו מול הגוף המקבל באיזה סדר לבצע המרה, חתימה והעלאה.

איך ממירים PDF ל־PDF/A באתר PDF Toucan?

אפשר להשתמש ב־ממיר PDF ל־PDF/A כדי להמיר קובץ PDF יחיד או כמה קבצים. כל קובץ מומר בנפרד; הפעולה אינה מאחדת אותם למסמך אחד.

1. פתחו את הכלי ולחצו על „בחרו קובצי PDF”. אפשר גם לגרור קבצים לכל מקום בעמוד או להדביק אותם.
2. באזור בחירת גרסת PDF/A בחרו „PDF/A-2b” כברירת מחדל. בחרו „PDF/A-1b” רק עבור מערכת ישנה שמבקשת זאת במפורש, או „PDF/A-3b” למסמך שצריך להכיל קבצים מצורפים ובהתאם לדרישות היעד.
3. לחצו על „המרה ל־PDF/A”.
4. המתינו לסיום התהליך והורידו כל תוצאה באמצעות „Download the PDF/A file”.
5. פתחו את הקובץ שהורד, עברו על העמודים ובדקו אותו לפני העלאה למערכת היעד.

אם צריך לאחד מסמכים לפני ההמרה, אפשר להשתמש בכלי merge. אם נדרש מספור, אפשר להשתמש ב־page-numbers, אך רק לאחר בדיקה שהדבר אינו סותר את דרישות ההגשה או את הצורך לשמור על מראה המקור.

הכלי חינמי, אינו דורש חשבון, אינו מוסיף סימן מים ואין בו מגבלה יומית לכלים בדפדפן; הפרסום מממן את האתר. הקבצים נשלחים ב־HTTPS לשרתים באיחוד האירופי, מעובדים בזיכרון בלי להישמר בדיסק, ונמחקים עם הורדת התוצאה ולכל המאוחר לאחר 10 דקות.

איך בודקים שהקובץ באמת תקין כ־PDF/A?

המרה ואימות אינם אותו דבר. קובץ שנפתח בהצלחה בתוכנת PDF אינו בהכרח עומד בתקן PDF/A. תוכנות קריאה רבות מציגות גם קבצים שאינם תואמים לכללי הארכוב.

PDF Toucan מאמת את תוצאת ההמרה באמצעות veraPDF ומציג את גרסת ה־PDF/A שאומתה. אם היה צורך לבנות את העמודים מחדש כתמונות כדי להגיע לתאימות, התוצאה מסומנת בהתאם, תוך ציון שהטקסט ניתן לחיפוש.

אימות כזה אומר שהקובץ עומד בכללי הפרופיל שנבחר. הוא אינו מאשר שהמסמך מלא, שהפרטים שבו נכונים, שהחתימה תקפה או שכל פורטל בהכרח יקבל אותו. לפני הגשה, בצעו את הבדיקות הבאות:

1. ודאו שהפרופיל המאומת זהה לפרופיל שמופיע בדרישות. PDF/A-2b אינו תחליף ל־PDF/A-1b כאשר הדרישה מפורשת.
2. פתחו את הקובץ שהורד ודפדפו בכל העמודים.
3. חפשו מונח ידוע במסמך ובדקו שהטקסט נמצא ונבחר כראוי.
4. בדקו מגבלת גודל קובץ, כללי שמות קבצים, נספחים ודרישות נוספות של הפורטל.
5. אם המערכת דוחה קובץ מאומת, קראו את הודעת השגיאה ובדקו שוב את הגרסה הנדרשת ואת תנאי ההעלאה של אותו גוף.

האם PDF/A הוא אותו דבר כמו PDF רגיל?

לא. PDF/A הוא תת־תקן של PDF שמיועד לארכוב ארוך טווח. הוא דורש קובץ עצמאי וצפוי יותר, עם גופנים, מידע צבע ומטא־נתונים מתאימים, ומגביל תכונות שעלולות להקשות על פתיחה עקבית בעתיד.

איזו גרסת PDF/A לבחור להגשה לארכיון או לרשות?

פעלו קודם לפי הוראות הגוף המקבל. אם נדרשת גרסה מפורשת, השתמשו בה בדיוק. כאשר הדרישה מציינת רק PDF/A ללא מספר, PDF/A-2b הוא בדרך כלל ברירת מחדל טובה, אך עדיין כדאי לוודא זאת מול מפרט ההגשה.

האם המרה ל־PDF/A פוגעת בטקסט העברי או באפשרות לחפש בו?

המטרה היא לשמר את המראה ואת הטקסט, בין היתר באמצעות הטמעת גופנים. עם זאת, כל המרה דורשת בדיקה, במיוחד במסמכים עבריים מורכבים. גם כאשר עמודים נבנים מחדש כתמונות, הטקסט יכול להישאר ניתן לחיפוש בכלי המתואר.

האם PDF/A-3b מתאים לכל מסמך עם קבצים מצורפים?

לא בהכרח. PDF/A-3b מאפשר שימוש בקבצים מצורפים בתוך מסמך הארכיון, אך מערכות מסוימות אינן תומכות בכך או דוחות פרופיל זה. השתמשו בו רק כאשר הגוף המקבל מבקש זאת או מאשר במפורש קבצים מצורפים מסוג זה.

האם אימות veraPDF מבטיח שבית המשפט או המערכת יקבלו את הקובץ?

לא. אימות veraPDF בודק תאימות טכנית לפרופיל PDF/A שנבחר. פורטל עשוי לדרוש גם גרסה אחרת, גודל קובץ מסוים, כללי שם, נספחים, חתימה או תנאים ייעודיים אחרים. לכן יש לבדוק תמיד את דרישות ההגשה המלאות.