ใส่เลขหน้า PDF: เริ่มเลขใหม่ ข้ามปก และเลือกตำแหน่ง

ใส่เลขหน้า PDF หลังส่งออกได้ด้วยเครื่องมือ เพิ่มหมายเลขหน้า: เลือกตำแหน่ง ระยะห่างจากขอบ เลขเริ่มต้น และช่วงหน้าที่รับเลขได้ หากต้องเว้นปก ให้เริ่มเลือกจากหน้า PDF ที่ 2 แล้วตั้งเลขแรกเป็น 1 สำหรับเลขโรมันหรือข้อความอย่าง “Page 1 of 10” ควรตั้งในไฟล์ต้นฉบับก่อนส่งออกเป็น PDF

ใส่เลขหน้า PDF หลังส่งออกได้อย่างไร

การใส่เลขหลังส่งออกเหมาะเมื่อเลย์เอาต์ของเอกสารจบแล้ว ไม่มีไฟล์ Word ต้นฉบับ ได้ไฟล์จากระบบอื่น หรือสแกนเอกสารมาและต้องการเพียงเลขลำดับ 1, 2, 3

PDF Toucan ประมวลผลไฟล์ภายในเบราว์เซอร์ด้วยระบบในเครื่อง ไฟล์ไม่ได้อัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของเครื่องมือ ใช้งานได้โดยไม่ต้องสมัครบัญชี ไม่มีลายน้ำ และไม่มีการจำกัดจำนวนครั้งใช้งานรายวันสำหรับเครื่องมือบนเบราว์เซอร์

ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดเครื่องมือ เพิ่มหมายเลขหน้า
2. กด เลือกไฟล์ PDF แล้วเลือกไฟล์จากอุปกรณ์ หรือจะลากไฟล์มาวางที่ใดก็ได้บนหน้าเว็บ หรือวางไฟล์จากคลิปบอร์ดก็ได้
3. รอให้ตัวอย่างเอกสารพร้อมใช้งาน หากไฟล์ตั้งรหัสผ่าน ระบบจะขอรหัสผ่านเพื่อแสดงตัวอย่าง
4. ในส่วน Page layout เลือก Single pages หรือ Facing pages (book) ตามลักษณะการอ่านและการพิมพ์
5. ในส่วน Position เลือกมุมหรือขอบที่ต้องการวางเลขหน้า แล้วกำหนด Margin เป็น Small, Recommended หรือ Large
6. ในส่วน Numbering กำหนดค่า First number
7. ในส่วน Which pages get a number? เลือก All pages หรือ Pages I choose แล้วระบุช่วงหน้าหากจำเป็น
8. ตรวจตัวอย่างเลขหน้าซึ่งแสดงขนาดจริง รวมถึงข้อความบอกว่าหน้าใดจะแสดงเลขอะไร
9. กด เพิ่มหมายเลขหน้า แล้วดาวน์โหลด PDF ที่สร้างเสร็จ

ก่อนกดสร้างไฟล์ ให้ดูอย่างน้อยหน้าแรก หน้าที่มีเนื้อหาแน่น หน้าคู่ และหน้าสุดท้าย ตัวอย่างจะแสดงระยะจากขอบเป็นหน่วย pt ซึ่งช่วยประเมินได้ว่าเลขอยู่ใกล้ขอบกระดาษเกินไปหรือไม่ โดยเฉพาะเอกสารที่จะพิมพ์จริง

จะข้ามหน้าปกและเริ่มเลขหน้าเป็น 1 ที่หน้าถัดไปได้อย่างไร

หน้าปกอาจเป็นหน้าแรกของไฟล์ PDF แต่ไม่จำเป็นต้องแสดงเลข 1 เสมอไป การกำหนด “หน้าจริงใน PDF” และ “เลขที่พิมพ์ให้เห็น” เป็นคนละส่วน จึงเว้นปกได้พร้อมเริ่มเนื้อหาที่เลข 1

ตัวอย่าง เอกสารมีทั้งหมด 10 หน้า โดยหน้า 1 เป็นปก และต้องการให้หน้า 2 แสดงเลข 1:

1. เพิ่มไฟล์ PDF เข้าเครื่องมือ
2. ที่ Which pages get a number? เลือก Pages I choose แทน All pages
3. ในช่อง Pages to number ระบุช่วง 2-10
4. ที่ Numbering ตั้ง First number เป็น 1
5. เลือกตำแหน่งและระยะขอบที่เหมาะกับเอกสาร
6. ตรวจตัวอย่างให้แน่ใจว่าหน้า PDF ที่ 1 ไม่มีเลข หน้า PDF ที่ 2 แสดง 1 และหน้าที่ 3 แสดง 2
7. กด เพิ่มหมายเลขหน้า

หลักการเดียวกันใช้กับปกหลัง หน้าคั่นบท หรือภาคผนวกบางหน้าที่ไม่อยากให้มีเลขได้ เช่น ถ้าหน้า 1 เป็นปก หน้า 10 เป็นปกหลัง และเนื้อหาอยู่หน้า 2–9 ให้เลือกช่วง 2-9

หากระบุช่วงหน้าที่ไม่มีอยู่จริง หรือช่วงนั้นไม่มีหน้าใดได้รับเลข เครื่องมือจะแจ้งว่าไม่มีหน้าในช่วงที่กำหนดจะได้รับหมายเลข ควรกลับไปตรวจจำนวนหน้าและรูปแบบช่วงที่กรอกอีกครั้ง

เลือกตำแหน่งเลขหน้าแบบหน้าเดี่ยวหรือหน้าคู่ต่างกันอย่างไร

ตำแหน่งที่ดีควรเห็นง่าย แต่ไม่ทับตาราง เชิงอรรถ ตราประทับ หัวกระดาษ หรือท้ายกระดาษเดิม สำหรับรายงานทั่วไป มุมล่างหรือกึ่งกลางล่างมักอ่านสะดวก ส่วนเอกสารพิมพ์เป็นเล่มสองหน้าควรวางเลขที่ขอบนอกของแต่ละหน้า

เลือก Single pages เมื่อทุกหน้าควรมีเลขอยู่จุดเดียวกัน เช่น มุมขวาล่างเสมอ เหมาะกับเอกสารที่อ่านทีละหน้า บนมือถือ หรือพิมพ์หน้าเดียว

เลือก Facing pages (book) เมื่อเอกสารจะอ่านเป็นหน้าคู่หรือพิมพ์สองด้าน ในโหมดนี้เลขหน้าคู่จะย้ายไปขอบตรงข้ามของหน้าคี่ เหมาะกับการวางเลขที่ขอบนอกของเล่ม ไม่ใช่ขอบสันกลาง

ให้เลือกระยะ Margin ตามพื้นที่ว่างและเครื่องพิมพ์ โดย Recommended เป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสมในหลายกรณี หากมีเนื้อหาใกล้ขอบหรือเครื่องพิมพ์เว้นขอบมาก ให้ใช้ Large ตรวจหน้าที่มีตารางแนวนอน หน้าขนาดต่างกัน หรือภาพเต็มหน้าเป็นพิเศษ

กรอบเส้นประที่เห็นในหน้าตัวอย่างมีไว้บอกตำแหน่งเท่านั้น กรอบนี้จะไม่ถูกพิมพ์ลงใน PDF

ใส่เลขแบบ 1, i หรือ “Page 1 of 10” ทำได้ที่ไหน

เครื่องมือเพิ่มหมายเลขหน้าหลังส่งออกเหมาะกับเลขลำดับแบบตัวเลข โดยกำหนดเลขเริ่มต้น ช่วงหน้า และตำแหน่งได้ จึงเหมาะกับ 1, 2, 3 ต่อเนื่อง หรือเริ่มจากเลขอื่นตามต้องการ

อย่างไรก็ตาม หากต้องใช้เลขโรมัน เช่น i, ii, iii รูปแบบหลายตอนของเอกสาร ป้ายกำกับตามบท หรือข้อความอย่าง Page 1 of 10 ควรทำใน Word หรือโปรแกรมต้นฉบับก่อนส่งออกเป็น PDF เพราะรูปแบบเหล่านี้ต้องใช้ส่วนเอกสารและฟิลด์เลขหน้า

สำหรับเลขโรมันใน Word ให้ดำเนินการโดยสรุปดังนี้

1. แยกส่วนคำนำและเนื้อหาหลักด้วยตัวแบ่งส่วนของเอกสาร
2. ดับเบิลคลิกหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของส่วนคำนำ
3. ไปที่ แทรก > หมายเลขหน้า > รูปแบบหมายเลขหน้า
4. เลือกรูปแบบ i, ii, iii และกำหนดเลขเริ่มต้นหากจำเป็น
5. เปิดหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของส่วนเนื้อหาหลัก แล้วปิด ลิงก์ไปยังส่วนก่อนหน้า เมื่อทั้งสองส่วนต้องนับแยกกัน
6. ไปที่ แทรก > หมายเลขหน้า > รูปแบบหมายเลขหน้า อีกครั้ง เลือก 1, 2, 3 แล้วกำหนดให้เริ่มที่ 1
7. ตรวจหน้าแรกของแต่ละส่วนก่อนบันทึกหรือส่งออก PDF

สำหรับ Page 1 of 10 ให้พิมพ์คำว่า Page และ of ในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ แล้วแทรกฟิลด์เลขหน้าปัจจุบันและจำนวนหน้ารวมของเอกสาร ตรวจ PDF หลังส่งออกทุกครั้ง เพราะหน้ากระดาษแนวนอน ตัวแบ่งส่วน และตัวเลือกหน้าแรกต่างจากหน้าอื่นอาจทำให้หัวหรือท้ายกระดาษเปลี่ยนไป

ควรใส่เลขหน้าใน Word ก่อน หรือใส่หลังเป็น PDF

เลือกวิธีจากสถานะของงานและรูปแบบเลขที่ต้องการ หากยังแก้เนื้อหาอยู่ การทำใน Word จะรักษาการจัดวางร่วมกับหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ดีกว่า แต่หาก PDF เสร็จสมบูรณ์แล้ว การเพิ่มเลขภายหลังจะรวดเร็วกว่า

หากมีรายงานหลายไฟล์และต้องการให้เลขต่อเนื่องทั้งชุด ควรรวมเป็น PDF เดียวก่อน เพราะเมื่อเพิ่มหลายไฟล์ในเครื่องมือหมายเลขหน้า การนับจะเริ่มใหม่ในแต่ละไฟล์ และช่วงหน้าที่เลือกจะถูกใช้แยกกับแต่ละไฟล์

วิธีทำคือเปิด รวม PDF กด เลือก PDF หรือรูปภาพ เพิ่มไฟล์ แล้วลากการ์ดเพื่อเรียงลำดับ ใช้รูปแบบเพิ่มหน้าแบบไฟล์ต่อไฟล์ตามลำดับสำหรับรายงานหรือบททั่วไป จากนั้นกด รวม PDF แล้วนำไฟล์รวมไปเพิ่มหมายเลขหน้า

เครื่องมือรวม PDF ยังเลือกสร้างบุ๊กมาร์กหนึ่งรายการต่อไฟล์ได้ เพื่อให้ชื่อไฟล์ปรากฏเป็นสารบัญในโปรแกรมอ่าน PDF ที่รองรับ และเลือกเติมหน้าว่างหลังไฟล์ที่มีจำนวนหน้าคี่เพื่อเตรียมพิมพ์สองหน้าได้ การสลับหน้าแบบหน้าต่อหน้าเหมาะกับการสแกนด้านหน้าและด้านหลังแยกไฟล์ ไม่ใช่ตัวเลือกปกติสำหรับการรวมบทหรือรายงานอิสระ

ตรวจอะไรบ้างก่อนส่ง PDF ที่ใส่เลขหน้าแล้ว

ตรวจไฟล์ผลลัพธ์ที่ขนาดการอ่านปกติ ไม่ใช่ดูเพียงภาพย่อ โดยเน้นจุดต่อไปนี้

1. เปิดหน้าแรก หน้าเริ่มเนื้อหา หน้าคี่ หน้าคู่ และหน้าสุดท้าย
2. ตรวจว่าหน้าปกหรือหน้าคั่นที่ควรเว้น ไม่มีเลขปรากฏ
3. ตรวจความสัมพันธ์กับสารบัญและการอ้างอิง เช่น หน้า PDF ที่ 3 อาจแสดงเลข 1 ได้หากสองหน้าแรกเป็นปกและคำนำ
4. ตรวจว่าเลขไม่ทับเชิงอรรถ ตาราง ลายเซ็น ตราประทับ หรือข้อความท้ายกระดาษเดิม
5. หากพิมพ์เป็นเล่ม ให้ตรวจว่าหน้าคู่และหน้าคี่วางเลขที่ขอบนอกตามต้องการ
6. เก็บ PDF ต้นฉบับที่ยังไม่มีเลขไว้เสมอ เพื่อแก้ช่วงหน้า ตำแหน่ง หรือเลขเริ่มต้นในภายหลัง
7. หากต้องส่งไฟล์ขนาดเล็กลง ใช้เครื่องมือ compress ได้ และถ้าเอกสารมีข้อมูลสำคัญ สามารถใช้ protect เพื่อกำหนดการป้องกันไฟล์ตามที่ต้องการ

ใส่เลขหน้า PDF โดยไม่ให้มีเลขบนหน้าปกได้ไหม

ได้ เลือก Pages I choose ในหัวข้อ Which pages get a number? แล้วกำหนดช่วงให้เริ่มจากหน้า PDF ที่ 2 เช่น 2-20 จากนั้นตั้ง First number เป็น 1 หน้าปกจะยังว่าง ส่วนหน้าที่สองจะแสดงเลข 1

เริ่มเลขหน้า PDF จาก 1 แม้หน้าปกเป็นหน้าแรกของไฟล์ได้หรือไม่

ได้ เพราะลำดับหน้าจริงของ PDF แยกจากค่าหมายเลขที่แสดง เลือกเฉพาะหน้าหลังปกให้ได้รับเลข แล้วตั้ง First number เป็น 1 ตรวจตัวอย่างให้เห็นว่าหน้า 1 ไม่มีเลข และหน้า 2 แสดงเลข 1 ก่อนสร้างไฟล์

ใส่เลขโรมัน i, ii, iii ใน PDF หลังส่งออกได้ไหม

เครื่องมือเพิ่มหมายเลขหน้าเหมาะกับเลขลำดับแบบตัวเลข ไม่ได้สร้างเลขโรมันหรือรูปแบบป้ายกำกับพิเศษ ควรกลับไปตั้งเลขโรมันใน Word โดยแยกส่วนเอกสาร ใช้ รูปแบบหมายเลขหน้า และส่งออกเป็น PDF หลังตรวจหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษแล้ว

ทำเลขหน้า “Page 1 of 10” ใน Word อย่างไร

เปิดหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ พิมพ์คำว่า Page แทรกฟิลด์เลขหน้าปัจจุบัน พิมพ์ of แล้วแทรกฟิลด์จำนวนหน้ารวม ตรวจรูปแบบในทุกส่วนของเอกสารก่อนส่งออก PDF โดยเฉพาะหน้าที่เปลี่ยนแนวกระดาษหรือมีตัวแบ่งส่วน

ทำไมเลขหน้าของหลายไฟล์จึงเริ่มใหม่ และต้องรวม PDF ก่อนหรือไม่

เมื่อเพิ่มหลายไฟล์ในเครื่องมือหมายเลขหน้า แต่ละไฟล์ถูกนับเป็นเอกสารของตนเอง จึงเริ่มเลขใหม่และใช้ช่วงหน้าซ้ำในแต่ละไฟล์ หากต้องการเลขต่อเนื่องตลอดชุด ให้รวมไฟล์เป็น PDF เดียวก่อน แล้วจึงกำหนดหมายเลขหน้าให้ไฟล์รวม