วิธีเซ็น PDF: ใส่ลายเซ็นบนมือถือและคอมพิวเตอร์

วิธีเซ็น PDF ที่ง่ายคือเปิดเครื่องมือ ลงนาม PDF เลือกไฟล์ แล้ววาด พิมพ์ หรืออัปโหลดลายเซ็นเพื่อวางลงบนหน้าที่ต้องการ ใช้ได้ทั้ง iPhone มือถือ Android และคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาก่อน แม้ไฟล์จะมีขนาดเพียงไม่กี่ KB หรือมีหลายหน้า; ตรวจตำแหน่งให้เรียบร้อย แล้วบันทึก PDF ที่ลงนามแล้ว

วิธีเซ็น PDF ออนไลน์ด้วย PDF Toucan ทำอย่างไร

PDF Toucan เป็นเครื่องมือออนไลน์ฟรีที่ไม่ต้องสมัครบัญชี ไม่มีลายน้ำ และไม่มีขีดจำกัดรายวันสำหรับเครื่องมือในเบราว์เซอร์ การประมวลผลทำในเบราว์เซอร์ของคุณด้วย local processing engine ใน web worker ดังนั้นไฟล์ PDF จะไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์

ทำตามขั้นตอนนี้เพื่อเซ็นเอกสารหนึ่งไฟล์:

1. เปิดหน้า เครื่องมือลงนาม PDF ในเบราว์เซอร์ปัจจุบัน
2. กด เลือกไฟล์ PDF แล้วเลือกเอกสารจากอุปกรณ์ คุณยังลากไฟล์ PDF มาวางตรงใดก็ได้บนหน้า หรือวางไฟล์จากคลิปบอร์ดได้
3. ในส่วน Your signatures กด Create a new signature หรือ Create signature หากเป็นครั้งแรก หน้าต่างสร้างลายเซ็นจะแสดงหัวข้อ Create your signature
4. เลือกวิธีสร้างลายเซ็นเป็น Draw, Type หรือ Upload จากนั้นสร้างลายเซ็นให้เสร็จ แล้วกด Add signature
5. กด Use this signature แล้วคลิกบนตำแหน่งของหน้ากระดาษที่ต้องการเซ็น ลากลายเซ็นเพื่อย้ายตำแหน่ง หรือดึงที่มุมเพื่อปรับขนาด
6. หากแบบฟอร์มระบุ ให้เพิ่ม Date, Full name หรือ Text แล้วคลิกวางในตำแหน่งที่ถูกต้องเช่นเดียวกัน
7. เลื่อนตรวจทุกหน้า ตรวจการสะกดชื่อ วันที่ ขนาด และการไม่ทับข้อความสำคัญ
8. กด ลงนาม PDF แล้วบันทึกไฟล์ผลลัพธ์ลงอุปกรณ์

เครื่องมือนี้รับและส่งออกเป็น PDF และรองรับการทำงานทีละหนึ่งไฟล์ จึงควรรวมหน้าเอกสารให้เรียบร้อยก่อนเริ่ม หากคุณจำเป็นต้องส่งเอกสารหลายฉบับ ให้ทำซ้ำทีละไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ผลลัพธ์ให้แยกจากต้นฉบับอย่างชัดเจน

จะวาด พิมพ์ หรืออัปโหลดลายเซ็นแบบไหนดีกว่า

ทั้งสามวิธีสร้างผลลัพธ์เป็นลายเซ็นที่มองเห็นบนหน้า PDF แต่เหมาะกับสถานการณ์ต่างกัน

เลือก Draw หากคุณต้องการให้เส้นลายเซ็นคล้ายการเซ็นจริง โดยเฉพาะเมื่อใช้ปลายนิ้วหรือปากกาบนจอสัมผัส หากเส้นผิดพลาด ให้กด Clear เพื่อวาดใหม่ อย่าฝืนใช้ลายเซ็นที่อ่านไม่ออกเพียงเพราะต้องการทำให้เร็ว

เลือก Type เมื่อเซ็นบนคอมพิวเตอร์ด้วยเมาส์และต้องการหน้าตาที่สม่ำเสมอ พิมพ์ชื่อในช่อง Your name แล้วเลือกสไตล์ Handwritten, Elegant หรือ Plain ให้เหมาะกับเอกสาร ควรพิจารณาว่าผู้รับยอมรับลายเซ็นแบบพิมพ์หรือไม่ก่อนใช้กับเอกสารสำคัญ

เลือก Upload เมื่อมีไฟล์ PNG หรือ JPG ของลายเซ็นอยู่แล้ว ภาพถ่ายลายเซ็นบนกระดาษขาวก็ใช้ได้ กด Remove background เพื่อลดพื้นกระดาษขาว และปรับ Ink color ได้หากจำเป็น ภาพที่ถ่ายในแสงสม่ำเสมอ พื้นกระดาษสะอาด และไม่มีเงาจะให้ผลดีกว่า

หากเปิด Remember on this device ลายเซ็นจะถูกจดจำเฉพาะอุปกรณ์และเบราว์เซอร์นั้นเท่านั้น ไม่ซิงก์ไปยังโทรศัพท์ เครื่องอื่น หรือแม้แต่เบราว์เซอร์อื่นบนเครื่องเดิม คุณลบรายการที่เคยบันทึกได้ด้วย Delete this signature และไม่ควรเปิดตัวเลือกนี้บนคอมพิวเตอร์สาธารณะหรือเครื่องที่ใช้ร่วมกัน

เซ็น PDF บนมือถือและคอมพิวเตอร์ต่างกันอย่างไร

ขั้นตอนหลักเหมือนกัน แต่การควบคุมและการตรวจตำแหน่งต่างกันตามอุปกรณ์

1. บน iPhone, iPad หรือ Android ให้เปิดหน้าเครื่องมือใน Safari, Chrome หรือเบราว์เซอร์ที่ใช้งานอยู่ กด เลือกไฟล์ PDF แล้วเลือกเอกสารจากแอปไฟล์ ดาวน์โหลด หรือแหล่งเก็บข้อมูลที่ตัวเลือกไฟล์ของเครื่องแสดงขึ้นมา
2. บนมือถือ ให้เลือก Draw และวาดด้วยนิ้วหรือสไตลัสก่อน หากหน้าจอเล็กหรือวาดยาก ให้เปลี่ยนไปใช้ Type หรือ Upload แทน
3. ซูมหน้าที่มีช่องลงนามก่อนกดวางลายเซ็น การซูมช่วยให้ไม่วางทับบรรทัด วันที่ หรือชื่อพยาน และช่วยปรับขนาดได้แม่นยำกว่า
4. บน Windows และ Mac คุณอาจลากไฟล์จาก Explorer หรือ Finder มาวางบนหน้าได้โดยตรง หากวาดด้วยเมาส์ไม่ถนัด การใช้ Type หรือ Upload มักอ่านง่ายกว่า
5. เมื่อเสร็จ ให้เปิดไฟล์ PDF ผลลัพธ์อีกครั้งในโปรแกรมอ่าน PDF หรือบนอุปกรณ์ของตนเอง เพื่อตรวจว่าลายเซ็นอยู่หน้าที่ถูกต้องและแสดงผลครบก่อนส่งต่อ

ไม่ควรสันนิษฐานว่าลายเซ็นแบบใดก็ใช้แทนกันได้ หากผู้รับส่งแบบฟอร์มเฉพาะมาให้ หรือระบุว่าต้องใช้ใบรับรองลายมือชื่อดิจิทัล ให้สอบถามก่อนว่ารับลายเซ็นแบบรูปภาพ ลายเซ็นที่พิมพ์ หรือ digital signature แบบมีใบรับรองเท่านั้น

จะวางลายเซ็นให้ถูกตำแหน่งและใช้กับทุกหน้าได้อย่างไร

ตำแหน่งที่ถูกต้องสำคัญพอ ๆ กับการมีลายเซ็น เพราะลายเซ็นที่ทับข้อความหรืออยู่ผิดหน้าอาจทำให้เอกสารถูกตีกลับได้

1. หลังจากกด Use this signature ให้คลิกใกล้ช่อง “ลายมือชื่อ” หรือพื้นที่ที่แบบฟอร์มกำหนดไว้
2. ลากลายเซ็นเพื่อจัดแนวให้พอดีกับเส้นหรือกรอบลงนาม แล้วดึงมุมเพื่อย่อหรือขยาย ควรเว้นระยะจากชื่อพิมพ์ วันที่ และข้อความเงื่อนไข
3. เพิ่ม Date และ Full name ตามที่เอกสารต้องการ และตรวจให้ตรงกับข้อมูลในเอกสาร อย่าใส่วันที่ย้อนหลังหรือล่วงหน้าโดยไม่ได้รับอนุญาต
4. ใช้ Add to all pages หรือ On every page เฉพาะเมื่อผู้รับกำหนดให้ต้องมีเครื่องหมายเดียวกันทุกหน้า เช่น การลงชื่อกำกับทุกหน้า อย่าใส่ลายเซ็นเต็มทุกหน้าเพียงเพราะสะดวก
5. สำหรับเอกสารหลายฝ่าย ให้ตกลงลำดับผู้ลงนามก่อน ส่งต่อไฟล์เวอร์ชันล่าสุดทีละคน และเก็บสำเนาของเวอร์ชันที่ตนเองลงนามแล้ว

หากสัญญามีช่องสำหรับพยาน ผู้มีอำนาจลงนาม หรือตราบริษัท อย่าวางลายเซ็นของตนลงในช่องเหล่านั้นแทนกัน ควรดูคำกำกับใต้ช่องทุกครั้ง และถามคู่สัญญาเมื่อไม่แน่ใจว่าใครต้องลงนามตรงใด

ลายเซ็นที่วางใน PDF ถูก Flatten แล้วหรือยัง และป้องกันการแก้ไขได้อย่างไร

เครื่องมือมีความสามารถในการสร้างและวางลายเซ็นที่มองเห็นลงใน PDF แต่ไม่มีตัวเลือกชื่อ Flatten ในหน้าตาเครื่องมือ ดังนั้นจึงไม่ควรอ้างว่าไฟล์ถูก flatten โดยอัตโนมัติในความหมายทางเทคนิค หากคู่สัญญากำหนดให้ flatten, ล็อกเลเยอร์ หรือใช้ลายมือชื่อดิจิทัลแบบใบรับรอง ต้องตรวจข้อกำหนดนั้นและใช้ซอฟต์แวร์หรือกระบวนการที่รองรับโดยตรง

ควรตรวจไฟล์หลังดาวน์โหลดเสมอ:

1. เปิดไฟล์ผลลัพธ์ในโปรแกรมอ่าน PDF ปกติ
2. ตรวจหน้าที่มีลายเซ็น ขนาด ตำแหน่ง และข้อความประกอบทุกจุด
3. ใช้ไฟล์ผลลัพธ์ที่ตรวจแล้วเป็นฉบับสำหรับส่ง ไม่ควรแก้ไขต้นฉบับแยกอีกครั้งแล้วคิดว่าเป็นเอกสารเดียวกัน
4. ถ้าผู้รับต้องการการตรวจสอบใบรับรองหรือหลักฐานว่าไฟล์ไม่ถูกเปลี่ยนหลังเซ็น ให้ขอวิธีหรือผู้ให้บริการที่เขายอมรับก่อนดำเนินการ

สำหรับเอกสารลับ คุณสามารถใช้ ป้องกัน PDF หลังลงนามได้ กด เลือกไฟล์ PDF ตั้งค่า Password และยืนยันรหัสผ่าน แล้วกด เข้ารหัส PDF รหัสเปิดไฟล์ต้องมีอย่างน้อย 6 ตัวอักษร และเครื่องมือใช้ AES-256 ควรใช้รหัสผ่านยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร มีตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวเลข และเครื่องหมาย รวมทั้งเก็บรหัสไว้อย่างปลอดภัย เพราะหากลืมแล้วจะไม่มีทางเปิดไฟล์ได้

คุณเลือกสิทธิ์หลังเปิดไฟล์ได้ เช่น อนุญาตให้พิมพ์ คัดลอก หรือแก้ไข และอาจตั้ง Owner password สำหรับเปลี่ยนข้อจำกัด อย่างไรก็ดี รหัสผ่านและข้อจำกัดช่วยลดการเข้าถึงหรือการแก้ไขโดยทั่วไป ไม่ได้ยืนยันตัวตนผู้ลงนาม และไม่ได้เปลี่ยนลายเซ็นที่เห็นบนหน้าให้เป็นลายมือชื่อดิจิทัล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลายมือชื่อดิจิทัลมีผลทางกฎหมายต่างกันอย่างไร

ลายเซ็นที่วาด พิมพ์ หรือวางเป็นรูปภาพใน PDF เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบหนึ่ง ใช้แสดงเจตนาหรือระบุตัวผู้ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ส่วนลายมือชื่อดิจิทัลโดยทั่วไปใช้การเข้ารหัสและใบรับรองดิจิทัล เพื่อช่วยตรวจสอบตัวตนผู้ลงนามและช่วยตรวจพบการเปลี่ยนแปลงของไฟล์หลังการลงนาม

ในประเทศไทย การพิจารณาผลใช้บังคับของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นกับความน่าเชื่อถือของวิธีที่ใช้ ระดับการยืนยันตัวตน ความยินยอมของคู่กรณี หลักฐานประกอบ และประเภทของธุรกรรม ไม่ได้ขึ้นกับว่ามีรูปภาพลายเซ็นเพียงอย่างเดียว จึงไม่ควรสรุปว่าการวางรูปภาพลายเซ็นใช้ได้กับทุกกรณีเสมอ

สำหรับเอกสารราชการ ธุรกรรมมูลค่าสูง เอกสารที่มีโอกาสเกิดข้อพิพาท หรือกรณีที่อีกฝ่ายกำหนดมาตรฐานเฉพาะ ควรถามหน่วยงานหรือคู่สัญญาให้ชัดเจนว่าเขารับลายเซ็นชนิดใด และขอคำแนะนำทางกฎหมายเมื่อจำเป็น เก็บ PDF ฉบับที่ลงนามแล้ว หลักฐานการส่งอีเมลหรือข้อความ การตอบรับ และหลักฐานยืนยันตัวตนตามความเหมาะสมไว้ด้วย ข้อมูลส่วนนี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายเฉพาะกรณี

เซ็น PDF บนมือถือโดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารได้ไหม

ได้ เปิดเครื่องมือในเบราว์เซอร์มือถือ กด เลือกไฟล์ PDF เลือกไฟล์จากแอปไฟล์ แล้วใช้ Draw เซ็นด้วยนิ้วหรือสไตลัส จากนั้นวางและปรับขนาดลายเซ็นก่อนกด ลงนาม PDF ควรซูมหน้าลงนามก่อนเพื่อความแม่นยำ

ใช้รูปภาพลายเซ็นแทนการวาดลายเซ็นใน PDF ได้หรือไม่

ได้ เลือก Upload แล้วใช้ไฟล์ PNG หรือ JPG ภาพถ่ายลายเซ็นบนกระดาษขาวก็ใช้ได้ เปิด Remove background เพื่อลดพื้นหลังและทำให้เหลือเฉพาะเส้นหมึก ควรเก็บไฟล์ลายเซ็นอย่างระมัดระวัง เพราะผู้อื่นอาจนำภาพไปใช้ซ้ำได้

ลายเซ็นที่พิมพ์ชื่อใน PDF มีผลทางกฎหมายไหม

อาจมีผลได้ตามบริบทและวิธีพิสูจน์เจตนาของผู้ลงนาม แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะเป็นที่ยอมรับในทุกธุรกรรม ความน่าเชื่อถือ การยืนยันตัวตน ข้อตกลงของคู่กรณี และประเภทเอกสารล้วนมีความสำคัญ ควรถามผู้รับก่อนสำหรับเอกสารสำคัญ

ตั้งรหัสผ่านหลังเซ็น PDF แล้วช่วยป้องกันการแก้ไขได้แค่ไหน

การเข้ารหัสช่วยควบคุมผู้ที่เปิดไฟล์ได้ และกำหนดสิทธิ์พิมพ์ คัดลอก หรือแก้ไขได้ในระดับหนึ่ง แต่ไม่ใช่หลักฐานยืนยันตัวตนของผู้เซ็น และไม่ทำให้รูปภาพลายเซ็นกลายเป็นลายมือชื่อดิจิทัลแบบมีใบรับรอง ควรใช้ร่วมกับการเก็บหลักฐานการส่งเอกสาร

PDF Toucan เก็บไฟล์และลายเซ็นของฉันไว้หรือไม่

ไฟล์ถูกประมวลผลภายในเบราว์เซอร์ของคุณและไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ ลายเซ็นที่เลือก Remember on this device จะอยู่เฉพาะอุปกรณ์และเบราว์เซอร์นั้น ไม่ซิงก์ไปเครื่องอื่น อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงการบันทึกลายเซ็นบนอุปกรณ์สาธารณะหรือเครื่องใช้ร่วมกัน