Censurer PDF: Fjern følsomme oplysninger permanent

Når du vil censurere PDF-filer, skal oplysningerne fjernes fra selve filen – ikke blot dækkes af en sort firkant. Med PDF Toucan kan du søge efter blandt andet IBAN, e-mail og telefonnumre eller markere områder manuelt, rydde dokumentdetaljer og derefter kontrollere den færdige PDF, før den deles.

Hvordan censurerer man en PDF, så teksten virkelig fjernes?

Brug Rediger PDF, når personoplysninger, kontonumre, kontaktoplysninger eller andre følsomme data skal væk fra en PDF. Værktøjet behandler filen lokalt i browseren i en web worker. PDF-filen uploades altså ikke til en server.

Følg denne arbejdsgang:

1. Åbn værktøjet, og vælg "Vælg PDF-fil". Du kan også slippe PDF-filen et vilkårligt sted på siden eller indsætte den. Værktøjet tager én PDF ad gangen.
2. Vent, mens siderne indlæses. Indeholder dokumentet en tekstversion, undersøger værktøjet teksten, så du kan søge i den.
3. Markér det, der skal fjernes. Du kan enten søge efter ord og værdier eller trække en ramme over et bestemt område på siden.
4. Gennemgå listen "Marked areas". Hvert fund har en sidereference, så du kan vælge "show on page" og se placeringen. Brug "Remove mark", hvis noget er markeret ved en fejl.
5. Åbn "More options", hvis du vil vælge boksfarve eller rydde dokumentoplysninger.
6. Vælg "Rediger" for at oprette den censurerede PDF.

De markerede oplysninger fjernes permanent fra resultatfilen. Sider med censur omdannes til billeder, hvilket betyder, at den underliggende tekst og det indhold, der var dækket af markeringen, ikke bevares som søgbar PDF-tekst.

Det har en praktisk konsekvens: Tekst på de berørte sider vil normalt ikke længere kunne markeres eller søges i, og filen kan blive større. Hvis filstørrelsen er et problem bagefter, kan du bruge værktøjet compress på den færdige kopi.

Hvorfor er en sort boks oven på tekst ikke rigtig censur?

En PDF er ofte opbygget af separate dele: tekst, billeder, skrifttyper, kommentarer og grafiske elementer. Hvis du bare tegner en sort firkant oven på tekst i et tegne- eller kommentarværktøj, tilføjer du som regel kun et nyt lag. Teksten nedenunder kan stadig ligge i filen.

Det samme problem kan opstå med hvid tekst, en hvid boks eller beskæring af siden. Beskæring ændrer ofte kun, hvad der vises på skærmen, mens det beskårne indhold fortsat findes i PDF-dataene.

I "More options" kan du vælge "Box color" og bruge "Black" eller "White". Farven kan tilpasses dokumentets layout, men den er kun det synlige resultat. Sikkerheden kommer af, at indholdet fjernes ved redigeringen.

Vælg også "Clear document details (title, author)", hvis filens egenskaber kan indeholde følsomme oplysninger. Indstillingen fjerner titel, forfatter, emne og nøgleord fra filens dokumentegenskaber.

Hvordan finder jeg automatisk ID-numre, IBAN og e-mailadresser?

Under "Find automatically" kan værktøjet lede efter bestemte mønstre i PDF’ens søgbare tekst. De tilgængelige automatiske fund er:

• Turkish ID number
• IBAN
• Email
• Phone
• License plate

Vælg den relevante type, og gennemgå derefter hver markering. Automatisk søgning sparer tid, men den erstatter ikke manuel kontrol. Et telefonnummer kan eksempelvis være skrevet med usædvanlige mellemrum, og et IBAN kan være opdelt over to linjer.

Til navne, kundenumre, sagsnumre eller virksomhedsnavne skal du bruge "Search for words". Skriv søgeordet i feltet "Word to redact" og vælg "Add". Feltet er særligt relevant, når du skal finde et bestemt navn, efternavn eller firmanavn på tværs af flere sider.

Vær opmærksom på følgende begrænsninger:

1. Automatisk søgning virker kun, når PDF’en har en søgbar tekstversion.
2. Oplysninger i et foto, logo, stempel, skærmbillede eller en håndskrevet note findes ikke nødvendigvis af søgningen.
3. Et almindeligt navn eller kort søgeord kan ramme for bredt. Søger du eksempelvis efter et kort efternavn, kan det også forekomme som en del af et andet ord.
4. Danske CPR-numre er ikke angivet som en særskilt automatisk søgetype. Søg efter den konkrete værdi, hvis den findes som tekst, og kontrollér den derefter manuelt. Markér ellers området direkte på siden.

Brug sidereferencerne i "Marked areas" til at åbne hvert fund. Kontrollér især, at rammen dækker hele værdien, inklusive eventuelle bindestreger, mellemrum eller tilhørende tekst.

Hvad gør jeg med en scannet PDF eller tekst i et billede?

En indscannet PDF består ofte kun af billeder af sider. Den kan derfor mangle tekst, som et program kan søge i. I den situation kan værktøjet vise beskeder som "This document has no text (it may be a scan). Automatic search cannot work; draw the areas to redact on the page." eller "The text of this file could not be searched. Draw the areas to redact on the page.".

Det betyder ikke, at dokumentet ikke kan censureres. Det betyder blot, at du skal gøre det manuelt:

1. Gennemgå PDF’en fra første til sidste side, også selv om du tror, du kender de relevante sider.
2. Zoom ind, og træk en markering over hvert følsomt område: navn, adresse, underskrift, foto, ID-nummer, konto-oplysning eller håndskrevet kommentar.
3. Kontrollér kanten af hver ramme. En delvist synlig ciferrække eller underskrift er stadig en oplysning, der kan læses.
4. Tjek sidehoveder, sidefødder, vandmærker, bilag, stempler, QR-koder og små formularfelter. Personoplysninger gentages ofte netop dér.
5. Se efter samme felt på alle sider. Mange formularer gentager eksempelvis sagsnummer eller navn i toppen af siden.

På mobil eller tablet kan du bruge "With your finger" og skifte mellem "Scroll" og "Draw area". Skift til tegnetilstand, før du laver markeringen, og kontrollér derefter, at området ligger korrekt på siden.

Hvordan kontrollerer jeg, at den censurerede PDF er sikker?

Censur bør altid afsluttes med en selvstændig kontrol af resultatfilen. Gem originalen separat, og kontrollér kun den nye, censurerede kopi.

Brug denne kontrolrutine:

1. Åbn resultatet i en almindelig PDF-læser frem for kun at se det i redigeringsværktøjet.
2. Gennemgå alle sider visuelt ved høj zoom. Se især på kanterne af hver censureret boks og på områder tæt ved anden tekst.
3. Søg i den nye PDF efter kendte værdier: navn, e-mailadresse, telefonnummer, IBAN, kundenummer og dele af et ID-nummer. Et fund kan vise, at en forekomst på en anden side er overset.
4. Forsøg at markere og kopiere tekst i de censurerede områder. På de sider, der er lavet om til billeder, bør den oprindelige underliggende tekst ikke kunne kopieres.
5. Kontrollér dokumentegenskaberne for titel, forfatter, emne og nøgleord, hvis du ikke allerede valgte "Clear document details (title, author)".
6. Del kun den kopi, du har kontrolleret. Behold originalen med adgang begrænset til dem, der har behov for den.

Automatisk søgning og kopieringstest er nyttige ekstra kontroller, men de kan ikke alene finde et navn i et billede eller en håndskrevet oplysning. Den visuelle gennemgang af alle sider er derfor nødvendig.

Skal jeg beskytte PDF’en med adgangskode efter censur?

Censur og adgangskodebeskyttelse løser to forskellige opgaver. Censur fjerner data, mens en adgangskode styrer, hvem der kan åbne filen. En adgangskode kan aldrig erstatte korrekt censur, fordi alle med koden stadig kan se alt indhold, der er tilbage i filen.

Hvis den færdige kopi også skal have en åbningadgangskode, kan du bruge Beskyt PDF efter censuren:

1. Vælg "Vælg PDF-filer". Her kan du tilføje flere færdige PDF’er, hvis de skal have samme adgangskode.
2. Indtast adgangskoden under "Set a password" i feltet "Password".
3. Indtast den igen under "Re-enter the password".
4. Vælg om nødvendigt indstillinger under "More options", eksempelvis "Allow printing", "Allow copying" eller "Allow changes".
5. Vælg "Kryptér PDF'erne".

Værktøjet bruger AES-256-kryptering i browseren. Vælg helst en adgangskode på mindst 8 tegn med store bogstaver, tal og tegn, og del koden via en anden kanal end PDF’en. Skriv den ned et sikkert sted: Hvis adgangskoden mistes, kan PDF Toucan ikke genskabe adgangen til filen.

Kan jeg bare tegne en sort firkant over tekst i en PDF?

Nej. En sort firkant er ofte blot et grafisk lag oven på den oprindelige tekst. Teksten kan derfor stadig være søgbar, kopierbar eller tilgængelig ved dataudtræk. Brug permanent censur, og test resultatet ved søgning, kopiering og visuel gennemgang.

Kan PDF Toucan automatisk finde danske CPR-numre?

Nej, danske CPR-numre er ikke angivet som en selvstændig automatisk søgetype. Du kan søge efter en konkret værdi, hvis PDF’en har søgbar tekst, men kontrollér alle resultater. I scannede dokumenter og billeder skal CPR-nummeret normalt markeres manuelt.

Virker automatisk censur på en indscannet PDF?

Ikke automatisk, hvis scanningen ikke har en søgbar tekstversion. En scan er ofte kun et billede af siden, så værktøjet kan ikke genkende ord eller tal i den. Gennemgå derfor hver side og træk markeringer over alle følsomme områder.

Kan jeg adgangskodebeskytte den censurerede PDF bagefter?

Ja. Censurér og kontrollér først PDF’en, og brug derefter Beskyt PDF til at angive en adgangskode og vælge "Kryptér PDF'erne". Det er et ekstra adgangslag, men det ændrer ikke på behovet for at have fjernet følsomme oplysninger permanent først.