Hvad er PDF/A: Niveauer, arkivkrav og konvertering

PDF/A er en ISO-standard for PDF-filer, der skal kunne bevares og vises stabilt over lang tid. Når du spørger, hvad er PDF/A, er det korte svar: Vælg normalt PDF/A-2b til arkivering, brug PDF/A-1b ved ældre, udtrykkelige krav, og vælg PDF/A-3b, når PDF'en skal indeholde vedhæftede filer.

Hvad er PDF/A, og hvad bruges formatet til?

PDF/A er en familie af standardiserede arkivformater under ISO 19005. Formatet er lavet til langtidsbevaring: Et dokument skal kunne åbnes, læses og gengives så ensartet som muligt, også når der er gået mange år, og det oprindelige program eller de oprindelige skrifttyper ikke længere findes. Standardserien er beskrevet af ISO, og PDF Association arbejder med viden og værktøjer omkring PDF-standarder.

Et almindeligt PDF-dokument kan indeholde funktioner og afhængigheder, som er praktiske her og nu, men problematiske ved bevaring. Det kan for eksempel mangle indlejrede skrifttyper, bruge eksterne ressourcer eller være låst med kryptering. At en fil ser korrekt ud på din egen computer, betyder derfor ikke, at den opfylder en PDF/A-profil.

En PDF/A-fil skal blandt andet være mere selvstændig og forudsigelig. Den skal have nødvendige oplysninger om blandt andet skrifttyper, farvehåndtering og metadata, så en fremtidig PDF-læser ikke behøver at gætte på, hvordan dokumentet skal vises.

PDF/A bruges ofte til:

• journalisering og sagsakter
• regnskaber, fakturaer og revisionsmateriale
• byggesager og teknisk dokumentation
• kontrakter og afsluttede sagsforløb
• aflevering til arkiver, myndigheder, domstole eller fagsystemer

Formatet er særligt relevant, når en modtager udtrykkeligt kræver PDF/A, eller når dokumentet skal kunne bevares, genfindes og læses i mange år. PDF/A er dog ikke det samme som bevis for ægthed. Det gør ikke i sig selv filen juridisk gyldig, manipulationssikker eller digitalt underskrevet.

Hvad er forskellen på PDF/A-1b, PDF/A-2b og PDF/A-3b?

Betegnelsen består af et versionsnummer og et overensstemmelsesniveau. Tallet angiver generationen af PDF/A-standarden, mens bogstavet angiver niveauet. I betegnelserne 1b, 2b og 3b betyder b grundlæggende visuel reproduktion. Dokumentet skal kunne gengives pålideligt, men kravet svarer ikke til fuld strukturel tilgængelighed eller korrekt læserækkefølge for hjælpemidler.

Der findes også andre niveauer, eksempelvis niveauer med ekstra krav til struktur eller Unicode-tekst. Hvis en modtager stiller sådanne krav, skal du følge den præcise specifikation. En almindelig konvertering til et b-niveau opfylder ikke automatisk et særskilt krav om tilgængelig PDF.

PDF/A-1b bygger på ældre PDF-teknologi og er den mest restriktive af de tre. Den kan være nødvendig, hvis et ældre arkiv- eller fagsystem kræver netop denne profil. Vælg den ikke alene, fordi den har et lavere nummer; den kan være sværere at oprette fra komplekse originaler.

PDF/A-2b er normalt det bedste standardvalg. Den understøtter mere moderne PDF-funktioner og er ofte den mest kompatible løsning for nutidige arkivsystemer. Det er også den anbefalede indstilling i PDF Toucans konverteringsværktøj.

PDF/A-3b har den særlige funktion, at dokumentet kan indeholde vedhæftede filer. Det bruges blandt andet, når en menneskeligt læsbar PDF og en maskinlæsbar XML-fil skal arkiveres samlet, som det kan være tilfældet ved e-fakturaer. Højere versionsnummer betyder ikke automatisk bedre valg: Nogle modtagersystemer accepterer kun en bestemt profil og kan afvise PDF/A-3b.

Følg derfor altid afleveringskravet. En korrekt PDF/A-2b-fil opfylder ikke nødvendigvis et krav om PDF/A-1b, og en filendelse på .pdf fortæller intet om den faktiske profil.

Hvorfor kræver arkiver, myndigheder og domstole PDF/A?

Arkiver bevarer ofte materiale i årtier. Derfor er det en risiko, hvis dokumentets udseende afhænger af skrifttyper på en bestemt pc, et gammelt program eller indhold fra en ekstern placering. PDF/A mindsker denne type afhængigheder ved at opstille faste, maskinelt kontrollerbare krav.

Formatet begrænser blandt andet funktioner, der gør langtidsbevaring mindre forudsigelig. Kryptering passer eksempelvis ikke til PDF/A, fordi et arkiv kan miste adgang til dokumentet, hvis adgangskoden eller den nødvendige dekryptering ikke længere er tilgængelig. Eksterne referencer og visse interaktive elementer kan på tilsvarende måde være uegnede til en selvstændig arkivfil.

Myndigheder, domstole og organisationer kan kræve PDF/A i konkrete indsendelsesportaler eller sagsgange, fordi ensartede filer er nemmere at journalisere, kontrollere og bevare. Det betyder ikke, at alle offentlige instanser altid kræver PDF/A. Kravet afhænger af organisation, sagstype, portal og gældende vejledning.

Kontrollér derfor altid:

1. Om modtageren kræver PDF/A eller blot accepterer det.
2. Hvilken præcis profil der kræves, eksempelvis PDF/A-1b.
3. Om der er separate krav til filnavn, sidetal, bogmærker, OCR, digitale signaturer eller tilgængelighed.
4. Om bilag skal uploades enkeltvis i stedet for at blive vedhæftet i en PDF/A-3b-fil.

Hvad ændres der i en fil, når den bliver PDF/A?

Konvertering til PDF/A er en reel behandling af filen, ikke blot en ændring af filnavn eller filendelse. Konverteren skal tilføje eller tilrette de oplysninger og ressourcer, som den valgte profil kræver.

Skrifttyper skal blandt andet være tilgængelige i filen, så visningen ikke afhænger af modtagerens computer. Der tilføjes også relevante metadata og farveoplysninger. Funktioner, som ikke passer til profilen, kan blive fjernet, fladet ud eller erstattet af en statisk gengivelse. Det kan påvirke formularfelter, lag, scripts, multimedie, eksterne referencer og andre interaktive elementer.

I nogle PDF-filer kan siderne være så komplekse, at de skal genopbygges som billeder for at blive overensstemmende med PDF/A. Når PDF Toucan gør dette, angives det i resultatet, og teksten er stadig søgbar. Du bør dog forvente, at redigerbar tekst, separate lag og visse interaktive funktioner ikke nødvendigvis bevares på samme måde som i originalen.

Gennemgå altid resultatet visuelt, især hvis dokumentet indeholder:

• lille tekst eller særlige skrifttyper
• stempler, underskriftsfelter eller udfyldte formularer
• komplekse tabeller og diagrammer
• farvekritiske tegninger eller billeder
• vigtige indlejrede bilag

Eksisterende digitale signaturer bør behandles med særlig forsigtighed. En konvertering omskriver filen og kan derfor gøre en tidligere signatur ugyldig eller fjerne den. Følg modtagerens krav til rækkefølgen mellem konvertering og underskrift.

Hvordan konverterer jeg en PDF til PDF/A online?

Du kan bruge PDF Toucans værktøj PDF til PDF/A til at konvertere en eller flere PDF-filer. Værktøjet accepterer PDF som input og leverer PDF som resultat. Hver valgt fil konverteres separat.

1. Åbn værktøjet PDF til PDF/A.
2. Klik på "Vælg PDF-filer", og vælg filerne fra din enhed. Du kan også trække PDF'er ind hvor som helst på siden eller indsætte dem.
3. Vælg den ønskede indstilling under PDF/A-version. Vælg normalt PDF/A-2b. Vælg kun PDF/A-1b, hvis modtageren specifikt har bedt om den, og vælg PDF/A-3b, hvis dokumentet skal opbevares med vedhæftede filer.
4. Klik på "Konvertér til PDF/A".
5. Vent på resultatet og kontrollér den viste valideringsstatus.
6. Klik på "Download the PDF/A file" for at hente den færdige fil. Ved flere resultater kan filerne samles som PDFA_files.
7. Åbn den downloadede fil, gennemse siderne og prøv en tekstsøgning, før du sender den til modtageren.

Værktøjet er gratis at bruge uden konto, vandmærke eller daglig grænse. Filer sendes via HTTPS til servere i EU, behandles i hukommelsen og skrives ikke til disk eller lagres. De slettes, når resultatet er downloadet, eller senest efter 10 minutter.

Hvis en modtager tillader én samlet fil, kan du efterfølgende bruge værktøjet merge. Tilføj kun page-numbers, hvis det ikke strider mod kravene til originalens sidetal eller portalens egen paginering.

Hvordan validerer jeg, at min PDF/A-fil opfylder kravet?

Konvertering og validering er ikke det samme. En konvertering forsøger at skabe en fil i den valgte profil, mens validering undersøger, om resultatet opfylder profilens tekniske regler. At filen kan åbnes i en PDF-læser, er ikke tilstrækkelig dokumentation; almindelige PDF-læsere kan ofte vise filer, der ikke er PDF/A-kompatible.

PDF Toucans resultat angiver, om filen er valideret med veraPDF, og hvilken PDF/A-version der er kontrolleret. Notér den viste version, hvis du skal kunne dokumentere processen. En validering som PDF/A-2b er ikke dokumentation for, at filen opfylder et krav om PDF/A-1b.

Følg denne kontrol før aflevering:

1. Sammenlign den validerede profil med modtagerens præcise krav.
2. Åbn den færdige fil og gennemgå alle sider for forskudt layout, manglende tegn, ulæselig tekst eller brudte tabeller.
3. Søg efter et ord midt i dokumentet for at kontrollere, at tekstlaget fungerer.
4. Kontrollér signaturer, formularindhold og eventuelle vedhæftede filer, hvis du bruger PDF/A-3b.
5. Hvis en portal afviser filen, læs fejlbeskeden og konvertér igen fra originalfilen med den krævede profil. Forsøg ikke at løse problemet ved blot at omdøbe filen.

Er PDF/A det samme som en almindelig PDF?

Nej. PDF/A er en begrænset, standardiseret variant af PDF til langtidsbevaring. Den kræver blandt andet bestemte metadata, farveoplysninger og selvstændige ressourcer som skrifttyper. En almindelig PDF kan se korrekt ud, men stadig mangle krav, der gør den egnet til arkivering.

Hvilken PDF/A-version skal jeg vælge til arkivering?

Vælg normalt PDF/A-2b, når modtageren ikke har angivet en bestemt profil. Vælg PDF/A-1b kun til et konkret ældre krav, og PDF/A-3b når der skal være vedhæftede filer i dokumentet. Følg altid portalens eller arkivets specifikation frem for en generel tommelfingerregel.

Kan PDF/A-3b indeholde vedhæftede filer?

Ja. PDF/A-3b er lavet til situationer, hvor en PDF skal indeholde tilknyttede filer, for eksempel en maskinlæsbar XML-fil sammen med en visningsvenlig e-faktura. Modtageren skal dog acceptere PDF/A-3b, da nogle systemer kun tillader andre PDF/A-profiler.

Bliver teksten stadig søgbar efter konvertering til PDF/A?

Det afhænger af kildefilen og konverteringen. I PDF Toucans resultat kan sider blive genopbygget som billeder for at opnå overensstemmelse, men teksten forbliver søgbar. Kontrollér altid selv med en tekstsøgning, særligt i scannede dokumenter eller dokumenter med kompleks typografi.

Er en fil godkendt, bare fordi den har endelsen .PDF?

Nej. Endelsen .pdf fortæller kun, at filen er en PDF, ikke at den er PDF/A eller opfylder en bestemt PDF/A-profil. Brug en validering mod den krævede version, og kontrollér også modtagerens øvrige krav til eksempelvis signaturer, filnavne og indhold.