Kecilkan saiz PDF: Hantar melalui Gmail dan Outlook tanpa hilang kualiti

Untuk kecilkan saiz PDF bagi e-mel, mula dengan mampatan seimbang, kemudian semak teks dan imej pada zum biasa sebelum menghantarnya. Sasarkan sekitar 23 MB atau kurang untuk Gmail dan 18 MB atau kurang untuk Outlook; pada iPhone atau komputer, fail yang kelihatan hanya beberapa ratus KB pun tetap wajar diperiksa jika mengandungi teks kecil, cop atau tandatangan.

Berapakah had saiz PDF untuk Gmail dan Outlook?

Had yang dipaparkan oleh perkhidmatan e-mel bukan semestinya saiz fail yang selamat untuk dilampirkan. Fail lampiran dikodkan ketika penghantaran e-mel, lalu saiz mesej boleh bertambah. Selain itu, pelayan penerima mungkin mempunyai had sendiri.

Jika penerima menggunakan alamat pejabat, universiti atau agensi, fail yang berjaya dihantar dari peti keluar anda masih boleh ditolak oleh pelayan mereka. Untuk dokumen penting, kekal di bawah 10 MB atau tanyakan had lampiran penerima terlebih dahulu.

Bagaimana kecilkan saiz PDF tanpa teks dan imej menjadi kabur?

Gunakan Mampatkan PDF untuk mengecilkan fail sambil memilih tahap kualiti yang sesuai. Mampatan paling banyak memberi kesan kepada imej dalam PDF, jadi jangan terus memilih tetapan paling kuat jika dokumen mempunyai tulisan halus atau grafik penting.

1. Buka alat mampatan, kemudian tekan "Pilih fail PDF". Anda juga boleh seret fail ke mana-mana bahagian halaman atau tampal fail.
2. Pilih PDF yang hendak dikecilkan. Beberapa fail boleh ditambah, tetapi setiap fail dimampatkan secara berasingan.
3. Di bahagian pilihan mampatan, pilih "Balanced compression" sebagai langkah pertama. Ini ialah pilihan disyorkan: saiz fail berkurang dengan ketara dan imej biasanya kekal tajam.
4. Gunakan "Light compression" untuk CV, sijil, kontrak, pelan atau portfolio yang mempunyai teks kecil dan imej yang perlu kekal hampir sama kualitinya.
5. Gunakan "Strong compression" hanya apabila anda benar-benar perlu memenuhi had e-mel. Pilihan ini menghasilkan fail paling kecil, tetapi imej boleh kehilangan kualiti yang ketara.
6. Jika warna pada imej tidak penting, aktifkan "Make it black and white". Imej akan menjadi kelabu untuk mengurangkan saiz dengan lebih banyak; warna teks tidak berubah.
7. Tekan "Compress the PDF" untuk satu fail atau "Compress the PDFs" bagi beberapa fail.
8. Pilih "Download the compressed PDF", buka hasilnya dan periksa tandatangan, cop, nombor akaun, jadual serta teks kecil pada komputer dan telefon.

PDF Toucan akan memaparkan perbandingan saiz, contohnya fail menjadi lebih kecil daripada saiz asal kepada saiz baharu. Jika hasilnya menyatakan "Already compressed" atau fail tidak dapat dikecilkan lagi, PDF asal mungkin sudah dioptimumkan. Dalam keadaan itu, jangan mampatkan berulang kali kerana anda mungkin hanya mengorbankan kualiti untuk penjimatan yang kecil.

Tetapan manakah patut digunakan untuk kecilkan saiz PDF kepada 2 MB?

Had 2 MB biasa digunakan oleh portal permohonan, sistem tuntutan dan borang kerajaan. Namun, tidak semua PDF boleh menjadi 2 MB tanpa kesan ketara, khususnya katalog, pelan teknikal atau imbasan berbilang halaman pada resolusi tinggi.

Ikuti urutan ini:

1. Simpan PDF asal sebagai salinan berkualiti penuh.
2. Mampatkan salinan dengan "Balanced compression".
3. Jika masih melebihi 2 MB, cuba pilihan hitam putih jika imej tidak memerlukan warna.
4. Jika gagal juga, cuba "Strong compression" sekali dan bandingkan hasilnya dengan fail asal.
5. Jika butiran penting sudah sukar dibaca, gunakan pemisahan PDF atau pautan perkongsian, bukannya terus memampatkan fail yang sama.

Fail yang kebanyakannya terdiri daripada teks boleh pilih, borang atau grafik vektor mungkin tidak mengecil banyak. Ini normal kerana fail tersebut tidak mempunyai banyak data imej untuk dikurangkan.

Bagaimana pisahkan PDF besar kepada beberapa lampiran?

Pemisahan lebih sesuai apabila setiap bab, lampiran atau kumpulan halaman boleh dihantar secara berasingan. Ia tidak memampatkan semula halaman, jadi kualiti asal biasanya kekal. Perlu diingat bahawa PDF mestilah mempunyai sekurang-kurangnya dua halaman untuk dipisahkan.

1. Buka Pisah PDF, lalu tekan "Pilih fail PDF".
2. Pilih "Ranges" jika anda mahu menentukan bahagian sendiri.
3. Masukkan julat seperti 1-3, 4-8, 9-last. Setiap julat akan menjadi satu PDF berasingan.
4. Untuk bahagian yang sama panjang, pilih "Fixed ranges" dan tetapkan bilangan halaman bagi setiap bahagian.
5. Jika hanya halaman tertentu diperlukan, pilih "Separate the selected pages" dan tandakan halaman pada kanvas atau masukkan pilihan seperti 2, 5-9.
6. Semak jalur berwarna pada kanvas. Jalur itu menunjukkan halaman yang akan masuk ke setiap fail; halaman tanpa jalur tidak akan dikeluarkan.
7. Tekan "Pisah PDF". Jika banyak fail dihasilkan, ia dimuat turun sebagai satu fail ZIP dan proses ini mungkin mengambil sedikit masa.
8. Namakan fail dengan jelas, contohnya Laporan_Bahagian_1_daripada_3.pdf dan Laporan_Bahagian_2_daripada_3.pdf.

Pemisahan tidak membolehkan satu dokumen melebihi had dihantar sebagai satu lampiran. Anda perlu menghantar bahagian itu dalam beberapa e-mel, sambil memastikan jumlah semua lampiran dalam setiap e-mel kekal di bawah had. Gabungan yang berguna ialah pisahkan PDF mengikut bab, kemudian mampatkan hanya bahagian yang masih besar.

Patutkah saya hantar PDF sebagai lampiran atau pautan perkongsian?

Lampiran sesuai untuk PDF kecil yang penerima perlu simpan terus, terutama dokumen satu atau dua halaman. Pautan perkongsian pula lebih praktikal jika fail masih besar selepas mampatan, terdapat banyak fail, atau dokumen perlu dikemas kini kemudian.

Untuk pautan perkongsian, tetapkan akses kepada penerima tertentu bagi dokumen sulit. Elakkan akses awam jika tidak diperlukan. Dalam e-mel rasmi, jelaskan nama dokumen, bilangan halaman dan sama ada penerima perlu log masuk. Jangan hantar kata laluan PDF dalam e-mel yang sama; gunakan saluran lain untuk kata laluan tersebut.

Gmail menerangkan had lampiran dan pilihan pautan dalam bantuan lampiran Gmail. Bagi Outlook.com, semak juga panduan Microsoft tentang melampirkan fail dalam Outlook.com.

Bagaimana kecilkan saiz PDF pada telefon Android, iPhone dan komputer?

Anda tidak perlu memasang aplikasi tambahan untuk proses asas ini. Gunakan pelayar yang biasa anda gunakan, seperti Chrome pada Android atau Safari pada iPhone.

1. Pada Android atau iPhone, buka pelayar dan pergi ke alat Mampatkan PDF.
2. Tekan "Pilih fail PDF", kemudian pilih fail daripada Files, Downloads atau storan awan anda.
3. Pilih "Balanced compression" dan tekan "Compress the PDF".
4. Muat turun hasil, buka dalam aplikasi pembaca PDF telefon dan zum masuk pada halaman penting.
5. Pada Windows atau Mac, anda boleh seret PDF ke halaman alat atau gunakan "Pilih fail PDF", kemudian ulangi langkah yang sama.

Jika anda mengimbas dokumen menggunakan telefon, pilih mod dokumen dan elakkan tetapan foto yang terlalu tinggi sebelum PDF dicipta. Ini mengurangkan saiz dari awal tanpa perlu mengorbankan terlalu banyak kualiti kemudian.

Bagi Mampatkan PDF, PDF Toucan memproses fail pada pelayan di Kesatuan Eropah melalui HTTPS. Fail diproses dalam memori, tidak ditulis ke cakera atau disimpan, dan dipadam sebaik hasil dimuat turun, selewat-lewatnya selepas 10 minit. Untuk tugas pemisahan dokumen yang amat sulit, Pisah PDF berjalan sepenuhnya dalam pelayar anda; fail tidak dimuat naik.

Soalan lazim

Berapa MB PDF yang selamat untuk dihantar melalui Gmail?

Gmail menyatakan had 25 MB bagi lampiran, tetapi sasarkan sekitar 23 MB atau kurang kerana pengekodan e-mel boleh menambah saiz mesej. Jika had penerima tidak diketahui, fail di bawah 10 MB lebih boleh dipercayai, terutama untuk alamat e-mel organisasi.

Mengapa PDF saya masih besar walaupun sudah dimampatkan?

Mampatan terutama mengurangkan data imej. PDF yang mengandungi teks boleh pilih, grafik vektor atau fail yang sudah dioptimumkan mungkin tidak banyak berubah. Jika alat menyatakan fail sudah dimampatkan, cuba pisahkan halaman atau gunakan pautan perkongsian dan bukannya mampatkan berulang kali.

Adakah mampatkan PDF akan mengubah teks atau susun atur dokumen?

Mampatan biasanya mengekalkan teks dan susun atur, tetapi kualiti imej boleh berubah mengikut tetapan yang dipilih. Mulakan dengan "Balanced compression" atau "Light compression", kemudian semak nombor kecil, tandatangan, jadual dan cop sebelum menghantar fail.

Bagaimana hendak hantar PDF lebih daripada 20 MB melalui Outlook?

Mampatkan PDF dahulu dan sasarkan 18 MB atau kurang. Jika masih besar, pisahkan dokumen kepada beberapa e-mel atau muat naik fail ke OneDrive dan hantar pautan dengan kebenaran akses yang betul. Semak juga had pelayan organisasi penerima.

Bolehkah saya kecilkan saiz PDF di telefon tanpa memasang aplikasi?

Boleh. Buka alat mampatan dalam Chrome, Safari atau pelayar telefon anda, tekan "Pilih fail PDF", pilih fail daripada storan telefon, pilih tahap mampatan dan muat turun hasilnya. Semak dokumen pada zum biasa sebelum melampirkannya pada e-mel.