Konvertera PDF till Word gratis online: Behåll formateringen bättre

Du kan konvertera PDF till Word gratis online med PDF Toucan: välj en digital PDF, klicka på ”Konvertera till Word” och granska sedan DOCX-filen i Word. Digitala PDF:er med markerbar text ger oftast bäst resultat. För skannade dokument behöver du normalt OCR först, och tabeller, typsnitt samt sidbrytningar bör alltid kontrolleras innan du använder innehållet vidare.

Varför ändras layouten när en PDF konverteras till Word?

En PDF är skapad för att visas likadant på sidan oavsett dator. Text, bilder och linjer placeras på fasta positioner. Ett Word-dokument fungerar annorlunda: innehållet byggs upp som redigerbara stycken, tabeller, bilder och formatmallar som kan flöda om när du ändrar text, marginaler eller typsnitt.

Därför är en helt identisk DOCX-fil inte alltid möjlig, även om själva texten kan gå att redigera bra. Vanliga orsaker till att layouten förändras är:

• Saknade typsnitt. Om PDF:ens typsnitt inte finns installerat ersätter Word det med ett annat. Det kan ändra teckenbredd, radbrytningar och sidbrytningar.
• Textrutor och kolumner. Innehåll i flera spalter eller överlappande objekt måste återskapas som redigerbara Word-element.
• Bilder och grafik. Bilder kan hamna som flytande objekt eller i löpande text, vilket kan flytta bildtexter och närliggande stycken.
• Fotnoter, sidhuvuden och sidfötter. Dessa kan behöva återskapas i Words egna funktioner i stället för att ligga som text på sidan.
• Tabeller och formulär. Sammanslagna celler, täta ekonomiska uppställningar och ifyllnadsfält är särskilt känsliga.

En digital PDF där du kan markera och kopiera en mening brukar konverteras betydligt bättre än en inskannad sida eller en grafiskt avancerad broschyr. Se därför Word-filen som en redigerbar arbetskopia och behåll original-PDF:en som referens.

Så konverterar du PDF till Word gratis online

Använd PDF till Word när PDF:en redan innehåller digital, markerbar text. Verktyget tar emot en eller flera PDF-filer och skapar DOCX-filer som kan öppnas och redigeras i Word.

1. Öppna verktyget PDF till Word på PDF Toucan.
2. Klicka på ”Välj PDF-filer”.
3. Välj en eller flera PDF-filer från enheten. Du kan också dra och släppa filer var som helst på sidan eller klistra in en fil.
4. Kontrollera att rätt dokument finns med i listan över filer som ska konverteras.
5. Klicka på ”Konvertera till Word”.
6. Hämta Word-dokumentet när det är klart och öppna DOCX-filen i Microsoft Word på Windows eller Mac.
7. Jämför dokumentet med original-PDF:en innan du börjar göra större ändringar.

PDF Toucan är gratis att använda i webbläsaren, kräver inget konto, lägger inte till vattenstämplar och har inga dagliga gränser. Annonser finansierar tjänsten. Filer skickas via HTTPS till servrar i EU, behandlas i minnet utan att skrivas till disk och raderas när resultatet har hämtats, senast efter 10 minuter.

Om slutfilen senare ska delas utan att mottagaren kan råka flytta layouten kan du spara arbetsversionen i Word och sedan använda verktyget word-to-PDF för att skapa en PDF med låst sidlayout.

Hur gör jag med en skannad PDF som bara består av bilder?

En skannad PDF kan se ut som ett vanligt dokument, men varje sida är ofta bara en bild. Ett enkelt test är att försöka markera en enskild mening: om du bara kan markera hela sidan eller inte kan kopiera ord är det sannolikt en bildskanning.

Direktkonvertering till Word gör inte sådana sidor till redigerbar text. Skannade sidor läggs i stället in som bilder i Word-dokumentet. För att få sökbar och kopierbar text ska du först använda OCR PDF.

1. Öppna OCR PDF och klicka på ”Välj PDF-filer”. Du kan också dra, släppa eller klistra in filen.
2. Under dokumentspråk väljer du språket eller språken som verkligen finns i dokumentet. Välj minst ett språk.
3. Välj inte onödigt många språk. Extra språk kan göra textigenkänningen långsammare.
4. Under fler alternativ väljer du att skanna sidor utan text. Det är det rekommenderade valet för vanliga skannade dokument, eftersom sidor med befintlig text lämnas orörda.
5. Aktivera upprätning av sneda sidor om skanningen lutar. Aktivera automatisk korrigering av sidorientering om sidor kan vara upp och ned eller liggande.
6. Klicka på ”Tolka text”.
7. Hämta den sökbara PDF-filen och kör den sedan genom PDF till Word.

Textigenkänning kan ta några minuter för stora dokument. Kontrollera alltid resultatet extra noggrant för personnamn, organisationsnummer, belopp, datum, svenska tecken och referensnummer. OCR kan exempelvis blanda ihop 0 och O, 1 och l, särskilt i suddiga eller lågupplösta skanningar.

Om du väljer att känna igen befintlig text igen tas gammal, felaktigt tolkad text bort och läses om. Alternativet att behandla varje sida som en bild är mer långtgående: befintlig markerbar text och länkar försvinner. Observera också att en digital signatur inte längre är giltig efter OCR. Spara därför alltid den ursprungliga signerade PDF-filen.

Hur får jag tabeller att fungera bättre i Word?

Tabeller är ett av de områden där en konverterad fil oftast behöver efterarbete. Testa gärna först med en kort sida som innehåller en representativ tabell, särskilt om dokumentet har sammanslagna celler, flera spalter eller täta sifferkolumner.

Arbeta i denna ordning för att minska följdfel:

1. Kontrollera sidans storlek, orientering och marginaler innan du ändrar själva tabellen.
2. Kontrollera att rubrikrad, kolumnbredder och rader ligger rätt.
3. Jämför alla tal, datum och totalsummor med PDF-originalet.
4. Om innehållet blivit vanlig text i stället för en tabell, markera texten och använd Infoga > Tabell > Konvertera text till tabell när avgränsarna är konsekventa.
5. Bygg om tabellen i Word om många celler har blivit fel. Det går ofta snabbare än att försöka reparera en komplicerad konvertering cell för cell.

Använd inte konverteringen som enda kontroll för viktiga siffror i exempelvis fakturor, offerter, årsredovisningar eller underlag för bokföring.

Vad kontrollerar jag efter konverteringen?

Gör en sida-för-sida-kontroll med PDF-originalet öppet bredvid Word-filen. Kontrollera struktur först och finjustera utseende därefter.

1. Kontrollera rubriker, stycken, punktlistor och numrerade listor.
2. Kontrollera sidbrytningar, sidnummer, sidhuvuden, sidfötter och fotnoter.
3. Jämför bilder, bildtexter, text runt bilder och objekt som ligger ovanpå annan text.
4. Kontrollera tabeller, särskilt sammanslagna celler, belopp och rader som delas mellan två sidor.
5. Byt till ett tillgängligt typsnitt om originaltypsnittet saknas. Kontrollera sedan radbrytningar och sidantal igen.
6. Visa formateringstecken med Start > ¶ i Word. Då ser du tomma stycken, extra radbrytningar och oönskade avstånd.
7. Spara först en redigerbar DOCX-kopia. Skapa sedan PDF när layouten är godkänd.

På iPhone, iPad och Android går det att välja och hämta filer i webbläsaren. För större layoutjusteringar är det dock vanligtvis enklare att öppna filen i Word-appen eller på en dator, där du får bättre överblick över tabeller, sidbrytningar och marginaler.

När kan resultatet bli ofullständigt trots OCR och konvertering?

Vissa dokument kräver mer manuellt arbete även med OCR och en bra konvertering. Bedöm förväntningarna utifrån originalets typ.

Ovanliga typsnitt, mycket små tecken, tätt placerade grafiska objekt och flera språk i samma dokument kan också göra resultatet mer svårredigerat. För dokument som främst måste se exakt likadana ut är PDF ofta rätt slutformat. Konvertera till Word när du behöver redigera innehållet, och avsätt tid för kvalitetskontroll.

Är det gratis att konvertera PDF till Word online?

Ja. PDF till Word på PDF Toucan är gratis, kräver inget konto och lägger inte till någon vattenstämpel. Det finns inga dagliga gränser för webbläsarverktygen. Annonser finansierar tjänsten, medan du kan konvertera en eller flera PDF-filer till redigerbara DOCX-filer.

Kan jag konvertera en skannad PDF till redigerbar Word-text?

Ja, men börja med OCR PDF. OCR gör en skannad PDF sökbar och gör texten möjlig att kopiera. Konvertera sedan den sökbara PDF-filen till Word. Utan OCR blir skannade sidor bilder i Word, inte text som du kan klicka i och redigera.

Varför ser min Word-fil annorlunda ut än PDF-originalet?

PDF använder fasta positioner på sidan, medan Word räknar om layouten från redigerbara stycken, tabeller och bilder. Typsnittsersättning, andra marginaler, bildplacering och små skillnader i radavstånd kan därför flytta innehåll. Kontrollera särskilt sidbrytningar, tabeller, rubriker och text nära bilder.

Kan jag konvertera flera PDF-filer till Word samtidigt?

Ja. Verktyget accepterar flera PDF-filer i samma omgång. Välj filerna med ”Välj PDF-filer”, dra dem till sidan eller klistra in dem. Klicka därefter på ”Konvertera till Word” och hämta de färdiga Word-dokumenten när bearbetningen är klar.

Är mina PDF-filer säkra när jag använder verktyget?

Filer skickas via HTTPS och behandlas i minnet på servrar inom EU. De skrivs inte till disk eller lagras, och raderas när resultatet har hämtats, senast efter 10 minuter. Undvik ändå att dela filer om du inte har rätt att behandla deras innehåll online.