Vad är PDF/A: Nivåer, arkivering och validering

Om du undrar vad är PDF/A, är det korta svaret att PDF/A är en ISO-standard för PDF-filer som ska kunna bevaras och återges pålitligt under lång tid. PDF/A-2b är normalt rätt val, PDF/A-1b används när ett äldre system kräver det och PDF/A-3b passar dokument som ska lagras tillsammans med bifogade filer. Konvertera sedan filen och kontrollera att den har validerats med veraPDF.

Vad är PDF/A och vad skiljer det från en vanlig PDF?

PDF/A är en familj av standarder för långtidsbevarande av elektroniska dokument. Standardfamiljen heter ISO 19005 och syftet är att dokumentet ska kunna öppnas och se förutsägbart ut även långt efter att originalprogrammet, datorn eller vissa typsnitt har försvunnit. Läs mer om standardserien hos ISO eller hos PDF Association.

En vanlig PDF kan innehålla funktioner som är praktiska i vardagen men olämpliga för arkivering. Exempel är beroenden av externa resurser, skript, multimedia och lösenordsskydd. Om en extern fil flyttas, ett typsnitt saknas eller ett gammalt program slutar stödjas kan dokumentet visas annorlunda än avsett.

En PDF/A-fil är i stället mer självförsörjande och strikt definierad. Den behöver bland annat hantera typsnitt, färginformation och metadata på sätt som gör återgivningen mer förutsägbar. Kryptering är inte tillåten i PDF/A, och vissa externa eller interaktiva inslag kan behöva tas bort eller göras statiska.

Det finns en viktig begränsning: PDF/A bevisar inte att innehållet är korrekt, äkta eller juridiskt giltigt. Formatet visar inte heller vem som skapade handlingen eller om den har ändrats före arkiveringen. Sådana frågor hanteras i stället genom exempelvis elektroniska signaturer, diarieföring, versionshantering och mottagarens regler.

Vilken PDF/A-nivå ska jag välja: 1b, 2b eller 3b?

Beteckningen består av en version och en överensstämmelsenivå. Siffran anger generationen av PDF/A-standarden, medan bokstaven b står för grundnivån där dokumentets visuella utseende ska kunna återges korrekt över tid.

PDF/A-1 bygger på äldre PDF-teknik och är därför mer begränsande. Det kan vara nödvändigt i äldre system, men välj inte nivån bara för att den låter mer etablerad. En striktare standard kan innebära fler ändringar under konverteringen.

PDF/A-2b är normalt förstahandsvalet. Den är den mest kompatibla varianten i PDF Toucans verktyg och accepteras av de flesta arkivsystem. PDF/A-3b ska främst användas när mottagaren har ett behov av att dokumentet hör ihop med bifogade filer, till exempel en e-faktura med maskinläsbart underlag.

Följ alltid mottagarens instruktion. En fil som valideras som PDF/A-2b kan ändå avvisas om e-tjänsten specifikt kräver PDF/A-1b. Högre versionsnummer innebär inte automatiskt att en viss portal godtar filen.

Varför kräver arkiv, myndigheter och domstolar ibland PDF/A?

Arkiv behöver kunna hantera dokument under långa bevarandetider. Ett dokument kan behöva öppnas om tio, tjugo eller femtio år, när originalets programvara inte längre finns kvar. Genom att begränsa funktioner som skapar beroenden minskar PDF/A risken för att dokumentets layout, tecken eller färger ändras oväntat.

Myndigheter och domstolar kan också använda PDF/A för att förenkla automatiska kontroller, diarieföring och enhetlig visning. När inkommande handlingar följer samma tydliga krav blir det lättare att upptäcka tekniska fel innan de hamnar i ett ärende- eller arkivsystem.

Det betyder inte att PDF/A alltid krävs eller alltid godtas. Varje myndighet, domstol och e-tjänst kan ha egna regler om exempelvis:

• tillåten PDF/A-version
• maximalt filformat eller filstorlek
• filnamn och antal bilagor
• sidnumrering och bokmärken
• tillgänglighet, OCR eller taggad PDF
• elektroniska signaturer och originalhandlingar.

Kontrollera därför alltid den aktuella instruktionen innan inlämning. Om en handling ska bevaras som original behöver du dessutom kontrollera regler för signaturer, metadata och bilagor. PDF/A ersätter inte sådana krav.

Vad ändras när en PDF konverteras till PDF/A?

En konvertering till PDF/A är inte bara ett byte av filändelse. Dokumentet bearbetas för att uppfylla den valda profilens tekniska krav. Resurser som behövs för stabil återgivning hanteras så att filen blir mindre beroende av den dator där den skapades.

Vissa funktioner kan behöva tas bort, plattas ut eller ändras. Det kan gälla lösenordsskydd, externa referenser, skript, multimedia och delar av interaktiva formulär. En lösenordsskyddad PDF måste normalt låsas upp innan den kan bli PDF/A, eftersom kryptering inte är förenlig med formatet.

I svåra filer kan sidorna behöva byggas om som bilder för att filen ska uppfylla kraven. PDF Toucan visar då att sidorna har byggts om som bilder och att texten fortfarande är sökbar. Sökbarheten är användbar, men granska alltid resultatet visuellt: särskilt små tecken, tabeller, logotyper, ifyllda formulär, signaturrutor och svenska tecken som å, ä och ö.

Filstorleken kan också förändras. Inbäddade resurser och ombyggda sidor kan göra filen större, medan annan optimering ibland gör den mindre. Behåll därför original-PDF:en separat om du senare behöver redigera innehållet.

Hur konverterar jag en PDF till PDF/A online?

Så här gör du med verktyget PDF till PDF/A. Arbetsgången fungerar i en aktuell webbläsare på dator, surfplatta och mobil.

1. Öppna verktyget PDF till PDF/A.
2. Klicka på "Välj PDF-filer". Du kan också dra och släppa PDF-filer var som helst på sidan eller klistra in dem.
3. Välj en eller flera PDF-filer. Flera filer kan behandlas samtidigt, men varje fil konverteras separat.
4. Välj PDF/A-version. Välj PDF/A-2b om mottagaren inte har angett något annat. Välj PDF/A-1b bara för äldre system som uttryckligen kräver den nivån. Välj PDF/A-3b när kravet gäller dokument som ska lagras tillsammans med bifogade filer.
5. Klicka på "Konvertera till PDF/A".
6. Kontrollera resultatets valideringsinformation och klicka på "Download the PDF/A file" för att hämta den färdiga filen.

PDF Toucan är gratis att använda utan konto, vattenstämpel eller dagliga begränsningar för webbläsarverktygen. Filer skickas över HTTPS till servrar i EU, behandlas i minnet och skrivs inte till disk eller lagras. De raderas när resultatet hämtas, och senast efter tio minuter.

Om mottagaren tillåter en sammanslagen handling kan du först konvertera dokumenten och sedan använda verktyget merge. Använd page-numbers endast om sidnumrering är tillåten enligt inlämningsreglerna; vissa arkiv och domstolar har egna krav på paginering.

Hur validerar jag att PDF/A-filen verkligen godkänns?

Att en fil öppnas i en PDF-läsare räcker inte som bevis på PDF/A-överensstämmelse. PDF-läsare kan ofta visa filer trots att de inte följer arkivprofilens regler. Därför behövs teknisk validering.

Efter konverteringen visar verktyget om resultatet har validerats med veraPDF och vilken nivå filen uppfyller, exempelvis PDF/A-2b. Om sidor behövde byggas om som bilder visas också den informationen. veraPDF är en specialiserad validator för PDF/A, men teknisk validering måste kompletteras med en egen kvalitetskontroll.

Följ denna kontroll före inlämning eller arkivering:

1. Jämför validerad nivå med mottagarens krav. Konvertera på nytt om versionerna inte stämmer överens.
2. Öppna den nedladdade filen och bläddra igenom samtliga sidor.
3. Kontrollera logotyper, tabeller, sidbrytningar, sidnummer, färgkritiska sidor samt å, ä och ö.
4. Sök efter ett ord från mitten av dokumentet för att kontrollera att textlagret fungerar.
5. Kontrollera eventuella bilagor särskilt noga när PDF/A-3b används.
6. Ladda upp filen i mottagarens portal i god tid. Portalens egen kontroll är avgörande, eftersom den kan ha ytterligare krav på filnamn, antal filer eller dokumenttyp.

Spara originalet separat och behåll den exakta PDF/A-kopia som skickades in. Det underlättar om du senare behöver visa vad som faktiskt levererades.

Är PDF/A samma sak som en vanlig PDF?

Nej. PDF/A är en särskild arkivprofil inom PDF-familjen med krav som gör filen mer förutsägbar över tid. En vanlig PDF kan innehålla kryptering, externa beroenden och interaktiva funktioner som PDF/A begränsar eller förbjuder.

Ska jag välja PDF/A-1b, PDF/A-2b eller PDF/A-3b?

Välj PDF/A-2b i de flesta fall, eftersom det är den rekommenderade och mest kompatibla nivån. Välj PDF/A-1b endast när ett äldre system kräver den. Välj PDF/A-3b när mottagarens krav gäller ett dokument som ska lagras tillsammans med bifogade filer.

Kan jag konvertera flera PDF-filer till PDF/A samtidigt?

Ja. Välj, klistra in eller dra in flera PDF-filer i samma omgång. Varje fil konverteras då för sig med den valda PDF/A-versionen. Om olika filer behöver olika nivåer bör du köra separata omgångar för att undvika fel profil.

Blir texten sökbar om sidorna byggs om som bilder?

Ja, verktyget anger att texten fortfarande är sökbar när sidor byggs om som bilder för att uppfylla kraven. Du bör ändå öppna resultatet och testa en textsökning, särskilt i skannade dokument, tabeller och handlingar med små tecken.

Godtar alla myndigheter och domstolar PDF/A?

Nej. Många använder eller accepterar PDF/A, men reglerna skiljer sig mellan olika myndigheter, domstolar, ärendetyper och e-tjänster. Kontrollera alltid den aktuella instruktionen. En tekniskt giltig PDF/A-fil kan avvisas om fel nivå, filnamn, bilaga eller annan inlämningsregel används.