PDF in PDF/A umwandeln bedeutet, eine gewöhnliche PDF auf Servern in der Europäischen Union in ein Format für die Langzeitarchivierung zu überführen. Mit PDF Toucan wählen Sie PDF/A-2b, PDF/A-1b oder PDF/A-3b, lassen Ihre Dateien konvertieren und sehen anschließend die Prüfung mit veraPDF. Kostenlos arbeiten Sie ohne Konto; das Ergebnis bleibt ohne Wasserzeichen.
Was Sie mit PDF in PDF/A umwandeln tun können
PDF/A-2b für gängige Archive auswählen
PDF/A-2b ist voreingestellt, weil diese Variante als kompatibelste Wahl gilt und von den meisten Archivsystemen akzeptiert wird. Wenn Ihnen keine konkrete Vorgabe vorliegt, können Sie diese Auswahl beibehalten. So starten Sie die Archivierung, ohne versehentlich eine ältere oder unpassende Archivversion zu wählen.
PDF/A-1b bei älteren Vorgaben verwenden
Wählen Sie PDF/A-1b nur, wenn ein älteres Archivsystem oder eine Einreichvorgabe diese Version ausdrücklich verlangt. Die Option steht direkt im Konverter bereit. Damit können Sie eine klar benannte technische Anforderung erfüllen, statt für alle Dokumente vorsorglich eine ältere PDF/A-Variante einzusetzen.
PDF/A-3b für E-Rechnungen mit Anhängen erstellen
PDF/A-3b ist für Dokumente mit angehängten Dateien vorgesehen. Das kann bei E-Rechnungen wichtig sein, wenn eine strukturierte Datendatei im PDF mitgeführt wird. Wählen Sie diese Variante gezielt für solche Unterlagen; ohne Anhänge ist PDF/A-2b in vielen Fällen die passendere Auswahl.
Konformität mit veraPDF nachvollziehen
Nach der Umwandlung zeigt das Tool für jede Datei die Validierung mit veraPDF zur ausgewählten PDF/A-Version an. Sie erhalten damit einen konkreten Prüfhinweis, bevor Sie ein Dokument an ein Archiv, eine Behörde oder ein internes Ablagesystem weitergeben. Die Validierung steht neben dem jeweiligen Ergebnis.
Durchsuchbaren Text bei neu erstellten Seiten behalten
Manche PDFs müssen für die Konformität als Bilder neu erstellt werden. In diesem Fall bleibt der Text im Ergebnis durchsuchbar, sodass Inhalte später über die PDF-Suche auffindbar sind. Die Oberfläche weist darauf hin, welche Dateien auf diese Weise verarbeitet wurden.
Mehrere PDFs einzeln konvertieren
Sie können mehrere PDF-Dateien in einem Durchgang hinzufügen. Jede Datei wird einzeln in eine eigene PDF/A-Datei umgewandelt und separat geprüft. Es entsteht kein zusammengefügtes Dokument. Das ist praktisch, wenn Verträge, Belege oder Schriftstücke als einzelne Dateien in die Ablage gehören.
PDF in PDF/A umwandeln online – so geht's
PDFs für die Archivierung hinzufügen
Klicken Sie auf „PDF-Dateien auswählen“ und wählen Sie eine oder mehrere PDFs aus. Für dieses Format werden nur PDF-Dateien angenommen. Prüfen Sie vor dem Start, ob Sie die endgültigen Fassungen ausgewählt haben, denn eine Archivdatei sollte den Stand enthalten, den Sie dauerhaft ablegen möchten.
Passende PDF/A-Version auswählen
Öffnen Sie die PDF/A-Optionen und bestätigen Sie die benötigte Version. PDF/A-2b ist bereits empfohlen und passt zu vielen Archivsystemen. Wechseln Sie nur zu PDF/A-1b, wenn eine ältere Vorgabe es verlangt, oder zu PDF/A-3b, wenn Ihr Dokument angehängte Dateien wie bei einer E-Rechnung enthält.
PDF in PDF/A umwandeln und Ergebnis prüfen
Starten Sie die Verarbeitung mit „In PDF/A umwandeln“. Nach Abschluss sehen Sie für jede Datei die veraPDF-Validierung zur gewählten Version. Falls Seiten für die Konformität als Bilder neu erstellt wurden, wird dies ebenfalls angezeigt; der Text bleibt dabei durchsuchbar.
PDF/A-Dateien einzeln herunterladen
Laden Sie jede erzeugte PDF/A-Datei einzeln herunter und öffnen Sie sie bei Bedarf kurz zur Sichtprüfung. Da die Dateien nicht zusammengeführt werden, behält jedes Dokument seine eigene Ausgabe. Anschließend können Sie die Ergebnisse an Ihr Archiv, eine empfangende Stelle oder Ihre Dokumentenablage übergeben.
Was mit Ihrer PDF bei der Umwandlung passiert
Die PDF/A-Umwandlung läuft auf Servern in der Europäischen Union, nicht direkt in Ihrem Browser. Ihre Datei wird per HTTPS übertragen und dort ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet. Sie wird weder auf Datenträgern geschrieben noch gespeichert. Sobald Sie das Ergebnis herunterladen, werden die Eingabedatei und die erzeugte PDF/A-Datei gelöscht; spätestens erfolgt die Löschung nach zehn Minuten. Ein Konto ist nicht erforderlich, und dem Ergebnis wird kein Wasserzeichen hinzugefügt. Werbung finanziert die kostenlose Nutzung. Bei Unterlagen mit besonderen Vertraulichkeitsvorgaben sollten Sie dennoch die Richtlinien Ihrer Organisation für Uploads prüfen.
Verarbeitung im Arbeitsspeicher unserer Server in der Europäische Union. Ihre Datei wird nie gespeichert: Sie wird gelöscht, sobald Sie das Ergebnis herunterladen (spätestens nach 10 Minuten).
PDF in PDF/A umwandeln – häufig gestellte Fragen
Wie kann ich eine PDF kostenlos in PDF/A umwandeln?
Sie fügen Ihre PDF hinzu, wählen bei Bedarf die PDF/A-Version und starten die Umwandlung. Danach laden Sie das Ergebnis herunter. Die Nutzung ist kostenlos, erfordert kein Konto und fügt kein Wasserzeichen ein. Jede Datei wird anschließend mit veraPDF zur gewählten Variante geprüft.
Welche PDF/A-Version brauche ich für die Langzeitarchivierung?
PDF/A-2b ist in den meisten Fällen die passende Wahl. Sie ist voreingestellt, gilt als kompatibelste Variante und wird von den meisten Archivsystemen akzeptiert. Wechseln Sie nur bei einer konkreten Vorgabe zu PDF/A-1b oder bei Dokumenten mit Anhängen zu PDF/A-3b.
Lässt sich PDF/A-2b für die meisten Archivsysteme verwenden?
Ja. PDF/A-2b ist als empfohlene Option eingestellt, weil die meisten Archivsysteme diese Version akzeptieren. Wenn ein Archiv, eine Behörde oder Ihr Unternehmen keine andere Version verlangt, ist PDF/A-2b ein sinnvoller Ausgangspunkt für die langfristige Ablage.
Wann sollte ich eine PDF als PDF/A-3b erstellen?
PDF/A-3b sollten Sie wählen, wenn das Dokument angehängte Dateien enthalten soll. Das betrifft beispielsweise E-Rechnungen mit eingebetteten strukturierten Daten. Hat Ihre PDF keine Anhänge und liegt keine besondere Vorgabe vor, passt PDF/A-2b meist besser.
Kann ich mehrere PDFs gleichzeitig in PDF/A umwandeln?
Ja. Sie können mehrere PDFs hinzufügen und in einem Durchgang verarbeiten lassen. Jede Datei wird einzeln in PDF/A konvertiert, mit veraPDF geprüft und als eigene Datei bereitgestellt. Die PDFs werden dabei nicht miteinander verbunden oder zu einem gemeinsamen Dokument zusammengefügt.
Bleibt der Text nach der PDF/A-Konvertierung durchsuchbar?
Ja. Wenn Seiten zur Erfüllung der Konformität als Bilder neu erstellt werden müssen, bleibt der Text durchsuchbar. Das Tool weist bei betroffenen Dateien darauf hin. Nicht jede PDF benötigt diese Verarbeitung, aber die Suchfunktion bleibt bei entsprechend neu erstellten Seiten erhalten.
Brauche ich ein Konto, um PDF in PDF/A umzuwandeln?
Nein. Für die Konvertierung brauchen Sie weder eine Registrierung noch eine E-Mail-Adresse. Sie öffnen die Seite, fügen Ihre Dateien hinzu und laden die Ergebnisse herunter. PDF Toucan finanziert die kostenlose Nutzung durch Werbung statt durch ein Benutzerkonto.
Enthält die erzeugte PDF/A-Datei ein Wasserzeichen?
Nein. Die erzeugte PDF/A-Datei enthält kein Wasserzeichen und keine zusätzliche Kennzeichnung auf den Seiten. Die Information zur veraPDF-Validierung erscheint in der Oberfläche neben dem Ergebnis und wird nicht als Hinweis oder Branding in Ihr Dokument gedruckt.
Die Archivierung folgt oft auf weitere Vorbereitungsschritte. Mit merge können Sie Dokumente zuerst zusammenführen und die gemeinsame Datei danach konvertieren. Wenn Seiten zitiert werden sollen, fügen Sie mit page-numbers vorab Seitenzahlen hinzu. Danach hilft PDF zu PDF/A dabei, den endgültigen Stand für die langfristige Ablage vorzubereiten.
Zuletzt aktualisiert am 20. September 2026