Peitä tekstiä PDF: Poista arkaluonteiset tiedot oikeasti

Kun haluat peittää tekstiä PDF-tiedostossa, pelkkä musta laatikko ei riitä: alkuperäinen teksti tai kuva voi jäädä haettavaksi, kopioitavaksi ja joissakin ohjelmissa palautettavaksi. Käytä sen sijaan pysyvää sensurointia, tarkista kaikki merkinnät sivuittain ja testaa valmis PDF haulla sekä silmämääräisesti ennen jakamista.

Miksi musta laatikko PDF:ssä ei välttämättä peitä tekstiä?

PDF ei yleensä ole yksi litteä sivukuva, vaan tiedosto, jossa teksti, fontit, kuvat ja piirto-ohjeet voivat olla erillisiä kohteita. Kun lisäät PDF-editorissa mustan suorakulmion, korostuksen tai valkoisen laatikon, ohjelma voi lisätä vain uuden kohteen alkuperäisen sisällön päälle. Peitto näyttää oikealta näytöllä, mutta peitetty tieto säilyy tiedostossa.

Tällä on käytännössä kolme seurausta:

• Vastaanottaja voi hakea dokumentista peitetyn nimen, sähköpostiosoitteen tai tilinumeron.
• Tekstin voi mahdollisesti valita ja kopioida peiton alta.
• Peittomerkintä voidaan joskus poistaa PDF-editorissa tai alkuperäinen sisältö voidaan lukea suoraan tiedoston tekstikerroksesta.

Sama riski koskee valkoiseksi muutettua tekstiä ja sivun rajaamista. Rajaus voi vain piilottaa alueen näkyvältä sivulta; sivun ulkopuolelle jäänyt sisältö ei välttämättä poistu tiedostosta.

Pysyvä sensurointi on siis eri asia kuin näkymän peittäminen. Tarkoitus on poistaa valittu tieto, ei ainoastaan asettaa sen päälle värillistä pintaa.

Miten peitä tekstiä PDF:ssä pysyvästi?

PDF Toucanin sensuroi PDF -työkalulla voit merkitä sanoja tai sivulta valittuja alueita poistettaviksi. Työkalu käsittelee tiedoston selaimessasi paikallisella käsittelymoottorilla, joten PDF-tiedostoa ei lähetetä palvelimelle. Tiliä, vesileimaa tai päivittäistä käyttörajaa ei ole selaintyökaluissa.

Toimi näin:

1. Avaa työkalu ja napsauta Valitse PDF-tiedosto. Voit myös pudottaa PDF:n mille tahansa sivun alueelle tai liittää sen leikepöydältä. Työkalu käsittelee yhden PDF:n kerrallaan.
2. Odota, että sivut latautuvat ja tekstihaku valmistuu. Jos tiedostossa on tekstikerros, työkalu voi näyttää hakemisen etenemisen sivumäärän mukaan.
3. Merkitse poistettava tieto jommallakummalla tai molemmilla tavoilla:
   • Kirjoita hakusana kohtaan Word to redact, esimerkiksi nimi, sukunimi, yritys tai asiakasnumero, ja valitse Add.
   • Vedä hiirellä sivulle laatikko peitettävän kohdan ympärille. Kosketuslaitteella voit piirtää alueen sormella.
4. Tarkista Marked areas -luettelo. Siitä näet merkintöjen sivunumerot, voit näyttää merkinnän sivulla ja poistaa virheellisen merkinnän komennolla Remove mark.
5. Avaa tarvittaessa More options. Valitse Box color -kohdassa väriksi Black tai White ja harkitse asetusta Clear document details (title, author).
6. Kun jokainen merkintä on tarkistettu, valitse Sensuroi.

Merkityt tiedot poistetaan pysyvästi lopputiedostosta. Käsitellyt sivut muunnetaan kuviksi, joten niiden alkuperäinen tekstikerros ei jää haettavaksi tai kopioitavaksi. Tämä voi kasvattaa tiedostokokoa ja tarkoittaa, ettei käsiteltyjen sivujen tekstiä voi enää valita. Jos valmis tiedosto on liian suuri lähetettäväksi, voit pakata sen erikseen compress-työkalulla.

Valittua aluetta voi hienosäätää ennen käsittelyä: nuolinäppäimet siirtävät valittua laatikkoa, Alt ja nuolinäppäimet muuttavat sen kokoa ja Delete poistaa sen. Puhelimella tai tabletilla With your finger -valinnasta voi vaihtaa tilojen Scroll ja Draw area välillä.

Miten löydän henkilötunnukset, IBANit ja sähköpostiosoitteet automaattisesti?

Automaattinen haku nopeuttaa pitkien, tekstimuotoisten PDF-tiedostojen tarkistamista. Valitse Find automatically ja haettava tietotyyppi. Vaihtoehtoina ovat Turkish ID number, IBAN, Email, Phone ja License plate.

Nimiä, yrityksiä, asiakasnumeroita ja muita omia termejä voit etsiä kohdassa Search for words. Kirjoita haettava sana kenttään Word to redact ja valitse Add. Tämä on hyödyllistä etenkin silloin, kun sama nimi esiintyy usealla sivulla.

Älä kuitenkaan sensuroi löydöksiä tarkistamatta niitä. Automaattinen haku tunnistaa vain PDF:n todellisessa tekstikerroksessa olevia merkkejä. Se voi ohittaa esimerkiksi:

• rivinvaihtoon katkenneen tai välilyönnein kirjoitetun tilinumeron
• poikkeavasti muotoillun puhelinnumeron
• kuvakaappauksessa, leimassa tai logossa olevan tekstin
• käsin kirjoitetun tiedon tai allekirjoituksen.

Haku voi myös merkitä tarpeetonta sisältöä. Lyhyt nimi voi olla osa pidempää sanaa. Tarkista siksi jokainen osuma Marked areas -luettelosta ja sivun esikatselusta. Hae IBAN myös vaihtoehtoisilla kirjoitusasuilla: välilyönneillä, ilman välilyöntejä ja tarvittaessa osittaisella numerolla.

Miten sensuroin skannatun PDF:n tai kuvan tekstin?

Skannattu PDF on usein käytännössä sivukuvien kokoelma. Jos työkalu ilmoittaa This document has no text (it may be a scan). Automatic search cannot work; draw the areas to redact on the page tai The text of this file could not be searched, automaattinen sanahaku ei ole käytettävissä. Sivukohtainen ilmoitus voi olla myös No text on this page, select the area by hand.

Tällöin merkitse kohdat käsin seuraavasti:

1. Käy asiakirja läpi ensimmäiseltä sivulta viimeiselle. Älä tarkista vain sivuja, joilla tiedät tiedon olevan.
2. Suurenna sivua ja vedä laatikko jokaisen arkaluonteisen tiedon ympärille.
3. Jätä laatikkoon hieman varaa. Pienen tekstin, allekirjoituksen viivan tai kuvan reunan ei pidä jäädä näkyville.
4. Tarkista erikseen taulukot, ylä- ja alatunnisteet, liitteet, kuvakaappaukset, leimat, käsin tehdyt merkinnät sekä viivakoodit ja QR-koodit.
5. Tarkista toistuvat lomakekentät. Sama asiakasnumero tai osoite voi näkyä jokaisella sivulla.
6. Valitse vasta tarkistuksen jälkeen Sensuroi.

Erityisen tarkkana kannattaa olla henkilötunnusten, pankkitietojen, osoitteiden, syntymäaikojen, valokuvien ja allekirjoitusten kanssa. Kuvamuotoisessa skannissa niitä ei voi luotettavasti löytää vain tekstihakua käyttämällä.

Miten varmistan, että teksti ja kuvat ovat todella poistuneet?

Tarkistus tehdään valmiille ladatulle PDF:lle, ei alkuperäiselle tiedostolle. Säilytä alkuperäinen erillään, jos tarvitset sitä myöhemmin, ja jaa vain tarkistettu kopio.

1. Avaa valmis PDF tavallisessa PDF-lukijassasi.
2. Selaa kaikki sivut ja tarkista jokainen sensuroitu kohta eri zoomaustasoilla. Varmista, ettei laatikon reunoilta näy merkkejä, numeroita tai kuvan osia.
3. Hae PDF-lukijan haulla alkuperäistä nimeä, IBANia, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai niiden erottuvaa osaa. Osuma käsittelemättömällä sivulla kertoo, että tieto on jäänyt dokumenttiin.
4. Yritä valita ja kopioida tekstiä sensuroidun kohdan ympäriltä. Käsitellyillä sivuilla alkuperäistä tekstikerrosta ei pitäisi olla palautettavissa.
5. Tarkista tiedoston ominaisuudet. Jos valitsit Clear document details (title, author), otsikko, tekijä, aihe ja avainsanat on poistettu.
6. Tarkista vielä vastaanottajalle lähtevä tiedostonimi. Myös nimi voi paljastaa asiakkaan, asianumeron tai henkilön nimen.

Automaattinen haku on hyvä lisätarkistus, mutta se ei korvaa silmämääräistä tarkastusta. Se ei esimerkiksi löydä kuvan sisällä olevaa osoitetta tai allekirjoituksen tunnistettavaa osaa.

Tarvitseeko sensuroitu PDF vielä suojata salasanalla?

Sensurointi ja salasanasuojaus ratkaisevat eri ongelmat. Sensurointi poistaa tiedon tiedostosta. Salasana rajoittaa sitä, kuka voi avata tiedoston. Salasana ei tee peittämättömästä henkilötiedosta turvallista, sillä jokainen salasanan saanut voi nähdä kaiken jäljelle jääneen sisällön.

Jos puhdistettu PDF lähetetään luottamuksellisesti, voit käyttää suojaa PDF -työkalua sensuroinnin jälkeen:

1. Valitse Valitse PDF-tiedostot ja lisää valmis, tarkistettu PDF.
2. Aseta avaus salasana kohtaan Password ja kirjoita se uudelleen vahvistusta varten. Salasanan on oltava vähintään kuusi merkkiä; vähintään kahdeksaa merkkiä suositellaan.
3. Tarkista tarvittaessa More options -asetukset. Voit sallia tulostamisen, kopioinnin tai muutokset tiedoston avaamisen jälkeen.
4. Valitse Salaa PDF:t. Salaus tehdään selaimessasi AES-256-salauksella.

Älä lähetä salasanaa samassa sähköpostissa tai viestissä PDF:n kanssa, vaan käytä erillistä kanavaa. Kirjaa salasana turvalliseen paikkaan: jos se unohtuu, PDF Toucan ei tallenna sitä eikä voi palauttaa tiedostoa. Myös kopiointi- ja tulostusrajoitukset ovat vain lisärajoitteita, eivät korvaa arkaluonteisten tietojen poistamista.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö mustan laatikon lisääminen PDF:n päälle?

Ei yleensä. Musta laatikko voi olla vain merkintä alkuperäisen tekstin tai kuvan päällä. Tieto voi silloin jäädä haettavaksi, valittavaksi tai kopioitavaksi. Käytä pysyvää sensurointia, jossa valittu sisältö poistetaan tulostiedostosta, ja tarkista lopputulos ennen jakamista.

Voiko PDF Toucan etsiä IBANit ja sähköpostiosoitteet automaattisesti?

Kyllä, Find automatically sisältää vaihtoehdot IBAN, Email, Phone, License plate ja Turkish ID number. Voit myös hakea omia sanoja, kuten nimiä tai yrityksiä. Tarkista silti jokainen osuma, koska poikkeava muotoilu tai kuvan sisällä oleva tieto voi jäädä löytymättä.

Mitä teen, jos PDF on skannattu eikä tekstihaku löydä mitään?

Merkitse tiedot käsin vetämällä alue jokaisen arkaluonteisen kohdan ympärille. Suurenna sivua ja tarkista erityisesti lomakekentät, taulukot, allekirjoitukset, leimat, alatunnisteet ja kuvakaappaukset. Skannatussa PDF:ssä ei välttämättä ole tekstikerrosta, joten automaattinen haku ei voi tunnistaa sanoja tai numeroita.

Miten tarkistan, ettei sensuroitua tekstiä voi enää hakea tai kopioida?

Avaa ladattu lopputiedosto toisessa PDF-lukijassa ja hae alkuperäisiä nimiä, numeroita ja sähköpostiosoitteita. Tarkista myös sivut silmämääräisesti ja kokeile tekstin valintaa sensuroidun kohdan ympäriltä. Tee tarkistus aina käsitellylle kopiolle, älä alkuperäiselle PDF:lle.

Poistaako sensurointi myös PDF:n tekijä- ja otsikkotiedot?

Vain, jos valitset More options -kohdasta asetuksen Clear document details (title, author). Se poistaa tiedoston ominaisuuksista otsikon, tekijän, aiheen ja avainsanat. Tarkista lopuksi PDF-lukijan ominaisuuksista, että tiedot ovat poistuneet, ja varmista myös, ettei tiedostonimi paljasta arkaluonteista tietoa.