Allekirjoita PDF: Lisää allekirjoitus puhelimella tai tietokoneella

Voit allekirjoittaa PDF-tiedoston puhelimella tai tietokoneella avaamalla PDF Toucanin Allekirjoita PDF -työkalun, luomalla allekirjoituksen piirtämällä, kirjoittamalla tai lataamalla kuvana ja sijoittamalla sen asiakirjan oikeaan kohtaan. Tämä on kätevä tapa lisätä näkyvä allekirjoitus ilman tulostamista, mutta se ei automaattisesti tee asiakirjasta varmennepohjaisesti digitaalisesti allekirjoitettua.

Miten allekirjoitat PDF-tiedoston selaimessa?

PDF Toucanin allekirjoitustyökalu toimii nykyisessä selaimessa tietokoneella, puhelimella ja tabletilla. Työkalu hyväksyy PDF-tiedostoja ja käsittelee yhden tiedoston kerrallaan.

1. Avaa PDF:n allekirjoitustyökalu.
2. Valitse "Valitse PDF-tiedosto" ja hae allekirjoitettava asiakirja laitteeltasi.
3. Vaihtoehtoisesti voit pudottaa PDF-tiedoston sivulle tai liittää sen leikepöydältä.
4. Luo allekirjoitus kohdassa "Create a new signature". Ensimmäisellä käyttökerralla painike voi olla "Create signature".
5. Valitse allekirjoituksen luontitapa: "Draw", "Type" tai "Upload".
6. Kun allekirjoitus on valmis, valitse "Add signature" ja sitten "Use this signature".
7. Napsauta PDF-sivulla kohtaa, johon allekirjoitus kuuluu. Siirrä ja muuta kokoa tarvittaessa.
8. Viimeistele tiedosto painamalla "Allekirjoita PDF" ja tallenna valmis PDF laitteellesi.

Työkalu käsittelee tiedoston selaimessasi paikallisesti. PDF:tä ei lähetetä palvelimelle, eikä käsittelyä varten tarvita tiliä. Selainkäytössä ei ole vesileimaa eikä päivittäisiä käyttörajoja.

Ennen kuin lähetät tiedoston eteenpäin, avaa tallennettu PDF uudelleen ja tarkista allekirjoituksen paikka, koko ja sivunumero. Tämä on erityisen tärkeää monisivuisissa sopimuksissa, joissa allekirjoitusrivi voi olla viimeisellä sivulla tai useassa kohdassa.

Miten lisäät allekirjoituksen PDF:ään piirtämällä, kirjoittamalla tai kuvana?

Allekirjoituksen voi luoda kolmella tavalla. Sopivin vaihtoehto riippuu laitteestasi, asiakirjan käyttötarkoituksesta ja siitä, haluatko allekirjoituksen näyttävän käsin tehdyltä vai mahdollisimman selkeältä.

Toimi näin, kun luot uuden allekirjoituksen:

1. Valitse "Create a new signature".
2. Valitse "Draw", "Type" tai "Upload".
3. Piirtäessäsi tee allekirjoitus alueelle "Signature drawing area". Jos tulos ei miellytä, valitse "Clear" ja piirrä uudelleen.
4. Kirjoitetussa vaihtoehdossa syötä nimesi ja valitse kohdasta "Style" tyyli "Handwritten", "Elegant" tai "Plain".
5. Kuvavaihtoehdossa valitse allekirjoituskuva. Tarvittaessa vaihda tiedosto painikkeella "Choose another image" tai poista paperitausta valinnalla "Remove background".
6. Valitse halutessasi "Ink color" ja viimeistele painamalla "Add signature".

Valinta "Remember on this device" tallentaa allekirjoituksen myöhempää käyttöä varten. Tallennus koskee vain kyseistä laitetta ja selainta: se ei siirry toiseen selaimeen, puhelimeen tai tietokoneeseen. Älä ota asetusta käyttöön yhteiskäyttöisessä tietokoneessa. Tallennetun allekirjoituksen voi poistaa kohdasta "Delete this signature".

Miten siirrät, suurennat ja lisäät allekirjoituksen kaikille sivuille?

Hyvä sijoittelu tekee allekirjoitetusta PDF:stä luettavan ja vähentää riskiä, että allekirjoitus peittää lomakkeen olennaisen tiedon.

1. Valitse luotu allekirjoitus kohdasta "Your signatures".
2. Paina "Use this signature".
3. Napsauta asiakirjassa allekirjoitusriviä tai muuta tarkoitettua kohtaa.
4. Vedä allekirjoitusta siirtääksesi sitä.
5. Vedä allekirjoituksen kulmasta, kun haluat suurentaa tai pienentää sitä.
6. Tarkista, ettei merkintä peitä päivämäärää, nimeä, lomakekentän otsikkoa tai sopimustekstiä.

Jos asiakirjassa pyydetään muitakin tietoja, lisää ne erillisinä merkintöinä: "Date" lisää päivämäärän, "Full name" koko nimen ja "Text" tavallisen tekstin. Käytä näitä esimerkiksi silloin, kun allekirjoitusruudussa pyydetään nimenselvennystä tai allekirjoituspäivää.

Valinta "Add to all pages" tai "On every page" lisää saman allekirjoituksen kaikille sivuille. Käytä sitä vain, jos asiakirjan ohje todella edellyttää allekirjoitusta tai nimikirjaimia jokaisella sivulla. Tavallisessa sopimuksessa koko allekirjoituksen lisääminen jokaiselle sivulle on yleensä tarpeetonta.

Miten allekirjoitat PDF:n iPhonella, Androidilla tai tabletilla?

Kosketusnäytöllä allekirjoittaminen onnistuu selaimessa ilman erillistä sovellusta. Sormi toimii allekirjoittamiseen, mutta kosketuskynä voi tehdä jäljestä tarkemman.

1. Avaa Allekirjoita PDF iPhonen, Android-puhelimen tai tabletin selaimessa.
2. Napauta "Valitse PDF-tiedosto" ja valitse asiakirja laitteen Tiedostot-sovelluksesta, latauksista tai käytettävissä olevasta pilvitallennuksesta.
3. Valitse "Create a new signature" ja avaa "Draw".
4. Piirrä allekirjoitus sormella tai kosketuskynällä. Jos jälki ei onnistu, napauta "Clear" ja tee uusi yritys.
5. Valitse "Add signature", sitten "Use this signature", ja napauta allekirjoituskohtaa PDF:ssä.
6. Vedä allekirjoitus oikeaan kohtaan ja säädä koko kulmasta.
7. Lisää tarvittaessa "Date", "Full name" tai "Text".
8. Napauta "Allekirjoita PDF" ja tallenna valmis tiedosto laitteelle.

Pienellä näytöllä kannattaa suurentaa PDF-sivua ennen sijoittamista. Näin allekirjoitus osuu paremmin viivalle eikä peitä muuta sisältöä. Avaa valmis tiedosto vielä kerran esimerkiksi laitteen PDF-katselimessa ja varmista, että allekirjoitus näkyy oikealla sivulla.

Jos vaihdat samalla laitteella selaimesta toiseen, esimerkiksi Safarista Chromeen, aiemmin tallennettu allekirjoitus ei välttämättä ole käytettävissä. Tallennetut allekirjoitukset ovat selain- ja laitekohtaisia.

Onko lisätty allekirjoitus litistetty ja voiko sitä muokata myöhemmin?

Piirretty, kirjoitettu tai kuvana tuotu allekirjoitus on tässä käyttötavassa näkyvä allekirjoitusmerkintä PDF:ssä. Se ei ole automaattisesti sertifikaattiin perustuva digitaalinen allekirjoitus, joka varmentaa allekirjoittajan identiteettiä kryptografisesti ja auttaa havaitsemaan myöhemmät muutokset.

Älä siis oleta ilman vastaanottajan vahvistusta, että allekirjoitus olisi peruuttamattomasti litistetty tai että kaikki asiakirjaan myöhemmin tehdyt muutokset havaittaisiin. Jos vastaanottaja vaatii sertifikaattiallekirjoitusta, aikaleimaa, henkilöllisyyden vahvaa todentamista tai tarkastusjälkeä, kysy etukäteen, mitä allekirjoituspalvelua tai -tapaa se hyväksyy.

Tarkista käytännössä aina seuraavat asiat:

• Lataa allekirjoitettu PDF ja avaa se uudelleen tavallisessa PDF-lukijassa.
• Varmista, että allekirjoitus on oikeassa kohdassa, oikean kokoinen ja luettavissa.
• Säilytä lähetettäväksi juuri se valmis PDF-versio, jonka tarkistit.
• Älä muuta sisältöä allekirjoittamisen jälkeen, ellei kaikki osapuolet hyväksy muutosta ja allekirjoita uutta versiota tarpeen mukaan.

Jos asiakirja on luottamuksellinen, voit allekirjoittamisen jälkeen käyttää Suojaa PDF -työkalua. Valitse siellä "Valitse PDF-tiedostot", aseta vähintään kuuden merkin salasana kohtaan "Password", kirjoita se uudelleen ja valitse "Salaa PDF:t". Työkalu salaa PDF:t AES-256-salauksella selaimessasi.

Salasana rajoittaa tiedoston avaamista, mutta se ei yksin todista allekirjoittajan henkilöllisyyttä eikä muuta näkyvää allekirjoitusta digitaaliseksi allekirjoitukseksi. Säilytä salasana turvallisesti: jos se katoaa, tiedostoa ei voi avata eikä PDF Toucan tallenna salasanaa.

Onko PDF:ään lisätty sähköinen allekirjoitus laillisesti pätevä Suomessa?

Suomessa sovelletaan EU:n eIDAS-sääntelyä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei voida evätä oikeusvaikutusta tai todistusvoimaa pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai ettei se ole hyväksytty sähköinen allekirjoitus.

Käytännössä piirretty allekirjoitus, kirjoitettu nimi tai allekirjoituskuva PDF:ssä voi olla näyttöä siitä, että henkilö on hyväksynyt asiakirjan. Todistusarvo riippuu kuitenkin tilanteesta. Olennaista voi olla esimerkiksi se, pystytäänkö osoittamaan:

• kuka allekirjoitti asiakirjan,
• mitä asiakirjaversiota hän hyväksyi,
• milloin hyväksyntä annettiin,
• oliko allekirjoittajalla tarkoitus sitoutua asiakirjaan, ja
• onko asiakirjan sisältö pysynyt muuttumattomana.

Sähköinen allekirjoitus on yleiskäsite. Digitaalinen allekirjoitus tarkoittaa tavallisesti teknistä, varmenteisiin ja kryptografiaan perustuvaa toteutusta. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus on eIDAS-asetuksen mukainen korkeamman tason allekirjoitus, joka on EU:ssa käsinkirjoitettuun allekirjoitukseen rinnastettava.

Pankki-, viranomais-, työ-, kiinteistö- ja oikeudellisissa asioissa voi olla erityisiä muotovaatimuksia tai vastaanottajan oma hyväksymä menettely. Tarkista siksi aina vastaanottajalta, riittääkö näkyvä PDF-allekirjoitus vai tarvitaanko vahva tunnistautuminen, sertifikaattiallekirjoitus tai tietty allekirjoituspalvelu. Tämä opas on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Usein kysytyt kysymykset

Miten allekirjoitan PDF:n ilmaiseksi?

Avaa PDF Toucanin allekirjoitustyökalu, valitse "Valitse PDF-tiedosto", luo allekirjoitus ja sijoita se sivulle. Viimeistele painamalla "Allekirjoita PDF". Selainkäyttö ei vaadi tiliä, lisää vesileimaa tai rajoita päivittäistä käyttöä.

Voinko allekirjoittaa PDF:n iPhonella tai Android-puhelimella?

Kyllä. Avaa työkalu puhelimen selaimessa, valitse PDF laitteen tiedostoista ja käytä vaihtoehtoa "Draw" sormella tai kosketuskynällä. Voit myös kirjoittaa nimen tai ladata PNG- tai JPG-kuvan allekirjoituksesta.

Onko PDF:ään piirretty allekirjoitus laillisesti pätevä Suomessa?

Se voi olla pätevä ja toimia näyttönä sopimuksesta, mutta arvio riippuu asiakirjasta ja tilanteesta. Vastaanottajan pitää tarvittaessa pystyä luottamaan allekirjoittajan henkilöllisyyteen, hyväksyntään ja asiakirjan eheyteen. Tarkista erityisvaatimukset aina vastaanottajalta.

Mikä ero on sähköisellä ja digitaalisella allekirjoituksella?

Sähköinen allekirjoitus on laaja käsite, johon voi kuulua esimerkiksi PDF:ään piirretty allekirjoitus tai kirjoitettu nimi. Digitaalinen allekirjoitus on yleensä varmenteisiin perustuva kryptografinen ratkaisu, joka voi auttaa varmentamaan henkilöllisyyttä ja havaitsemaan muutoksia.

Voinko suojata allekirjoitetun PDF:n salasanalla?

Kyllä. Allekirjoita tiedosto ensin ja avaa sitten Suojaa PDF -työkalu. Aseta avaus salasana ja valitse "Salaa PDF:t". Salasana suojaa tiedoston avaamista, mutta ei yksin todista allekirjoittajan henkilöllisyyttä tai korvaa digitaalista allekirjoitusta.