PDF A muunnin: PDF/A-tasot, arkistointi ja tarkistus

PDF A muunnin muuttaa tavallisen PDF-tiedoston pitkäaikaissäilytykseen tarkoitetuksi PDF/A-tiedostoksi. Useimmissa arkistointitilanteissa PDF/A-2b on hyvä lähtökohta, mutta vastaanottajan ilmoittama versio ratkaisee. Muunnoksen jälkeen tekninen PDF/A-vaatimustenmukaisuus kannattaa tarkistaa ja tiedosto avata myös itse.

Mitä PDF/A tarkoittaa ja mihin PDF a muunninta tarvitaan?

PDF/A on PDF-muodon rajattu standardiperhe pitkäaikaista säilyttämistä varten. Se perustuu ISO 19005 -standardisarjaan, josta lisätietoa tarjoaa ISO. Tavoite on käytännöllinen: asiakirjan pitäisi säilyä avattavana ja ulkoasultaan mahdollisimman ennakoitavana myös vuosien kuluttua ilman alkuperäistä ohjelmaa, fontteja tai ulkoisia palveluja.

Tavallinen PDF voi sisältää ominaisuuksia, jotka aiheuttavat myöhemmin ongelmia. Tiedosto voi esimerkiksi viitata puuttuviin fontteihin tai ulkoiseen sisältöön, sisältää komentosarjoja tai olla salattu. PDF/A pyrkii vähentämään näitä riippuvuuksia. Vaatimustenmukaisessa tiedostossa esityksen kannalta olennaiset tiedot, kuten käytetyt fontit, väritiedot ja metatiedot, ovat määriteltyinä standardin edellyttämällä tavalla.

PDF/A ei kuitenkaan ole laatuleima asiakirjan sisällölle. Se ei todista, että teksti on oikein, asiakirja on juridisesti pätevä tai tiedostoa ei ole muutettu. Se ei myöskään korvaa sähköistä allekirjoitusta, asianmukaista asiakirjanhallintaa tai vastaanottajan omia lähetysohjeita.

PDF/A-muotoa tarvitaan tavallisesti, kun aineistoa säilytetään pitkään tai vastaanottaja haluaa yhdenmukaisen, koneellisesti tarkistettavan toimitusmuodon. Tyypillisiä tilanteita ovat arkistot, viranomaisasiointi, oikeudelliset asiakirjat, sopimukset ja pysyvästi säilytettävät liitteet.

Mitä eroa on PDF/A-1b-, PDF/A-2b- ja PDF/A-3b-tasoilla?

PDF/A-profiilin numero kertoo standardiversion ja kirjain vaatimustenmukaisuustason. Tässä oppaassa käsiteltävä b tarkoittaa perus- eli visuaalista tasoa: tiedoston ulkoasun pitää toistua luotettavasti. B-taso ei yksin takaa esteettömyyden edellyttämää rakenteisuutta, oikeaa lukujärjestystä tai muuta koneellisesti hyödynnettävää asiakirjarakennetta.

PDF/A-1b on vanhempi ja rajoittavampi vaihtoehto. Se kannattaa valita vain, jos arkisto, asiointipalvelu tai muu vastaanottaja nimeää sen omissa vaatimuksissaan. Vanhempi profiili voi olla tarpeen yhteensopivuuden vuoksi, mutta muunnos voi myös vaatia enemmän muutoksia lähdetiedostoon.

PDF/A-2b on yleensä käytännöllisin oletus. Se tukee uudempia PDF-ominaisuuksia kuin PDF/A-1b, ja monet arkistojärjestelmät hyväksyvät sen. PDF Toucanissa se on merkitty suositelluksi ja yhteensopivimmaksi vaihtoehdoksi.

PDF/A-3b on tarkoitettu tilanteisiin, joissa arkistoitava asiakirja liittyy mukana säilytettäviin tiedostoihin. Tunnettu esimerkki on verkkolasku, jossa ihmisen luettavan PDF:n ohella tarvitaan koneellisesti luettava XML-aineisto. Kaikki vastaanottojärjestelmät eivät silti hyväksy PDF/A-3b:tä, joten sitä ei pidä valita vain siksi, että versionumero on suurempi.

Valitse aina vastaanottajan pyytämä tarkka profiili. PDF/A-2b:ksi validoitu tiedosto ei täytä vaatimusta, jos järjestelmä edellyttää PDF/A-1b:tä tai PDF/A-3b:tä.

Miksi arkistot, viranomaiset ja tuomioistuimet voivat pyytää PDF/A:ta?

Pitkä säilytysaika kasvattaa riskiä, että tavallisen PDF:n riippuvuudet rikkovat asiakirjan esityksen. Puuttuva fontti voi vaihtaa merkkejä, värit voivat toistua eri tavoin tai ulkoinen sisältö voi lakata toimimasta. PDF/A:n tarkoitus on pienentää tällaisia riskejä ja tehdä tiedostoista tasalaatuisempia vastaanotto- ja säilytysjärjestelmille.

Arkistot voivat käsitellä hyvin suuria aineistomääriä. Kun toimitusmuoto on standardoitu ja validointi voidaan automatisoida, järjestelmä pystyy havaitsemaan teknisiä puutteita jo vastaanottovaiheessa. Myös viranomaiset ja tuomioistuimet voivat edellyttää tiettyä tiedostomuotoa, jotta asiakirjat voidaan avata, säilyttää ja käsitellä yhdenmukaisesti.

PDF/A-vaatimus ei tarkoita, että kaikki muut vaatimukset poistuvat. Toimitusohje voi asettaa erillisiä ehtoja esimerkiksi tiedoston nimelle, sivumäärälle, sivunumeroinnille, tekstintunnistukselle, liitteille, saavutettavuudelle, punauksille tai allekirjoituksille. Tarkista aina kyseisen palvelun ajantasainen ohje ennen lähettämistä.

Erityisesti sähköisten allekirjoitusten kanssa on oltava tarkkana. PDF/A-muunnos kirjoittaa tiedoston uudelleen, mikä voi mitätöidä olemassa olevan allekirjoituksen tai poistaa sen. Jos allekirjoitus vaaditaan, varmista vastaanottajalta, tehdäänkö muunnos ennen allekirjoittamista ja hyväksytäänkö lopullinen PDF/A-tiedosto kyseisessä työnkulussa.

Mitä tiedostolle muuttuu, kun PDF muunnetaan PDF/A:ksi?

Muunnos ei ole pelkkä tiedostopäätteen vaihto. PDF käsitellään uudelleen, jotta siitä saadaan valitun PDF/A-profiilin mukainen. Muunnoksessa voidaan lisätä tarvittavia metatietoja ja väritietoja, varmistaa fonttien käsittely sekä poistaa tai litistää ominaisuuksia, jotka eivät sovi arkistointiprofiiliin.

Jos alkuperäisen PDF:n rakenne ei ole korjattavissa PDF/A-vaatimusten mukaiseksi, sivut voidaan rakentaa uudelleen kuvina. PDF Toucan ilmoittaa tästä tuloksessa erikseen. Tällöin ulkoasu pyritään säilyttämään, ja tekstin hakutoiminto säilyy käytettävissä. Kyse ei silti ole täysin samasta asiakirjarakenteesta kuin alkuperäisessä PDF:ssä.

Uudelleenrakennus tai ominaisuuksien litistäminen voi vaikuttaa muun muassa seuraaviin:

• täytettäviin lomakekenttiin ja painikkeisiin
• linkkeihin, tasoihin ja kommentteihin
• multimediaan, komentosarjoihin ja ulkoisiin viittauksiin
• vuorovaikutteisiin elementteihin
• olemassa oleviin digitaalisiin allekirjoituksiin

Tarkista valmis tiedosto aina ennen arkistointia tai lähettämistä. Käy läpi sivumäärä, tekstin luettavuus, erikoismerkit, taulukot, kuvat, allekirjoitussivut ja mahdolliset skannatut sivut. Hae myös jokin asiakirjassa varmasti esiintyvä sana varmistaaksesi, että tekstikerros toimii odotetusti.

Säilytä alkuperäinen PDF erikseen, jos tarvitset myöhemmin alkuperäisiä lomaketoimintoja, muokattavaa versiota tai allekirjoitustietoja. PDF/A on ensisijaisesti säilytys- ja toimitusversio.

Kuinka käytät PDF A muunninta PDF Toucanissa?

PDF Toucanin PDF/A-muunnin hyväksyy PDF-tiedostoja ja tuottaa PDF-tiedostoja. Työkalu toimii samalla tavalla tietokoneen ja puhelimen selaimessa.

1. Avaa PDF PDF/A:ksi -työkalu ja valitse "Valitse PDF-tiedostot".
2. Valitse laitteeltasi yksi tai useampi PDF. Voit myös pudottaa PDF-tiedostot mihin tahansa sivulle tai liittää ne.
3. Valitse kohdasta PDF/A-versio oikea profiili. Valitse tavallisesti PDF/A-2b, ellei vastaanottaja edellytä PDF/A-1b- tai PDF/A-3b-versiota.
4. Paina "Muunna PDF/A:ksi".
5. Odota käsittelyn ja validoinnin valmistumista. Jokainen lisätty PDF muunnetaan omaksi tiedostokseen, ei yhdeksi yhdistetyksi asiakirjaksi.
6. Lataa yksittäinen tulos painikkeella "Download the PDF/A file". Useamman tiedoston tulokset ovat saatavilla myös yhdessä latauksessa nimellä PDFA_files.

Työkalu on maksuton, ei vaadi tiliä, ei lisää vesileimaa eikä aseta selaintyökaluille päivittäisiä rajoja. Mainokset rahoittavat palvelua. Tiedosto lähetetään HTTPS-yhteydellä Euroopan unionissa sijaitseville palvelimille, käsitellään muistissa eikä sitä tallenneta levylle. Tiedosto poistetaan, kun tulos on ladattu, kuitenkin viimeistään 10 minuutin kuluttua.

Jos vastaanottaja sallii yhden yhdistetyn asiakirjan, voit koota aineiston ensin merge-työkalulla. Lisää sivunumerot page-numbers-työkalulla vain, jos ne eivät riko vastaanottajan sivunumerointi- tai alkuperäisyyttä koskevia ohjeita.

Miten varmistan, että PDF/A-tiedosto kelpaa?

PDF Toucan tarkistaa muunnetun tiedoston veraPDF:llä ja näyttää tuloksessa, mitä PDF/A-versiota vasten tiedosto on validoitu. Tämä on tärkeä tekninen tarkistus: tiedoston avaaminen tavallisessa PDF-lukijassa ei yksin osoita PDF/A-vaatimustenmukaisuutta.

VeraPDF-validointi kertoo, että tulos täyttää ilmoitetun PDF/A-profiilin tekniset vaatimukset. Se ei kuitenkaan tarkista asiakirjan asiasisältöä, allekirjoituksen voimassaoloa, salassa pidettävien tietojen peittämistä eikä sitä, hyväksyykö tietty viranomainen tai tuomioistuin juuri kyseisen tiedoston.

Tee ennen toimittamista seuraavat tarkistukset:

1. Vertaile validointitulosta vastaanottajan vaatimukseen. Profiilin on oltava sama kuin pyydetty.
2. Avaa ladattu tiedosto omalla laitteellasi ja selaa kaikki sivut läpi.
3. Tarkista erityisesti skannaukset, pienet tekstit, taulukot, erikoismerkit, värikriittiset sivut ja allekirjoitussivut.
4. Kokeile hakua yhdellä keskeltä asiakirjaa löytyvällä sanalla.
5. Jos käytät PDF/A-3b:tä, varmista erikseen, että vastaanottaja hyväksyy liitetiedostot ja että tarvittavat liitteet ovat mukana.
6. Säilytä tarvittaessa kopio lähetetystä lopputiedostosta sekä tieto validointituloksesta organisaatiosi dokumentointikäytännön mukaisesti.

Jos vastaanottojärjestelmä hylkää tiedoston, älä oleta automaattisesti, että muunnos epäonnistui. Tarkista ensin vaadittu PDF/A-versio, liiteohjeet, sallittu tiedostokoko, tiedostonimi, allekirjoitusvaatimukset ja mahdolliset palvelukohtaiset ehdot.

Onko PDF/A sama asia kuin tavallinen PDF?

Ei. PDF/A on arkistointiin rajattu PDF-profiili, jossa esityksen säilymistä tuetaan esimerkiksi fontteja, väritietoja ja metatietoja koskevilla vaatimuksilla. Tavallinen PDF voi sisältää enemmän toimintoja ja riippuvuuksia. Molemmat ovat PDF-tiedostoja, mutta niiden käyttötarkoitus ja sallitut ominaisuudet eroavat.

Mikä PDF/A-versio kannattaa valita arkistointiin?

Valitse ensisijaisesti vastaanottajan ilmoittama versio. Jos tarkkaa vaatimusta ei ole, PDF/A-2b on yleensä käytännöllinen oletus ja laajasti yhteensopiva vaihtoehto. PDF/A-1b soveltuu vanhempien järjestelmien nimenomaiseen vaatimukseen, kun taas PDF/A-3b on tarkoitettu liitetiedostoja sisältäville asiakirjapaketeille.

Voiko PDF/A-tiedostossa olla liitteitä?

PDF/A-3b mahdollistaa myös muuntyyppisten liitetiedostojen säilyttämisen PDF/A-asiakirjan yhteydessä, minkä vuoksi sitä käytetään esimerkiksi verkkolaskuaineistoissa. PDF/A-1b ei salli liitetiedostoja. Vastaanottaja voi silti rajoittaa tai kieltää liitteet, joten tarkista aina sen oma toimitusohje.

Säilyykö teksti haettavana, jos sivut rakennetaan uudelleen kuvina?

PDF Toucan ilmoittaa, jos sivut on rakennettu uudelleen kuvina vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi. Tällaisissa tuloksissa teksti säilyy haettavana. Tarkista silti itse hakutoiminto, etenkin skannatuissa asiakirjoissa, pienessä tekstissä ja erikoismerkkejä sisältävissä kohdissa.

Riittääkö veraPDF-validointi viranomaiselle tai tuomioistuimelle?

VeraPDF-validointi osoittaa PDF/A-profiilin teknisen vaatimustenmukaisuuden, mutta se ei yksin takaa vastaanottajan hyväksyntää. Viranomaisella tai tuomioistuimella voi olla lisäksi vaatimuksia allekirjoituksista, tiedostonimestä, sivunumeroinnista, liitteistä ja sisällöstä. Noudata aina kyseisen palvelun julkaistuja toimitusohjeita.