Sladde PDF: Fjern sensitiv tekst og bilder permanent

Når du skal sladde PDF, må innholdet fjernes fra selve filen – ikke bare dekkes av med en svart boks. Med PDF Toucan kan du søke etter tekst, merke områder manuelt, fjerne dokumentdetaljer og kontrollere resultatet før du deler den ferdige PDF-en.

Hvordan sladde PDF permanent?

Bruk Sladd PDF når fødselsnummer, kontonummer, kontaktopplysninger, bilder eller andre opplysninger ikke skal kunne hentes ut fra sluttfilen. Verktøyet behandler PDF-en lokalt i nettleseren i en web worker. Filen lastes ikke opp, og du trenger ikke konto.

1. Åpne verktøyet og velg «Velg PDF-fil». Du kan også dra PDF-en inn hvor som helst på siden eller lime den inn.
2. Vent til sidene vises. Dersom dokumentet har et tekstlag, kan verktøyet søke gjennom teksten.
3. Marker det som skal bort:
   • Søk etter ord eller uttrykk under «Search for words».
   • Skriv ordet i «Word to redact», for eksempel navn, etternavn eller firmanavn, og velg «Add».
   • Eller dra over tekst, bilde eller annen informasjon direkte på siden.
4. Åpne «Marked areas» og kontroller hver markering, inkludert sidetallet. Velg «Remove mark» dersom noe er feil merket.
5. Åpne «More options» ved behov, blant annet for boksfarge og fjerning av dokumentdetaljer.
6. Velg «Sladd» først når alle treff og manuelle markeringer er kontrollert.

De markerte detaljene fjernes permanent fra utdatafilen. Sidene som inneholder sladding, gjøres om til bilder. Det betyr at teksten på disse sidene normalt ikke lenger kan merkes, kopieres eller søkes i. Det kan også påvirke filstørrelsen; bruk eventuelt verktøyet compress etterpå dersom PDF-en blir unødvendig stor.

Hvorfor er svarte bokser i en PDF ikke nok?

En PDF er ofte en samling av separate objekter: tekst, skrifttyper, bilder, kommentarer og tegneelementer. Hvis du legger en svart figur over tekst i et tegne- eller kommenteringsverktøy, kan originalteksten fortsatt ligge under figuren.

En mottaker kan i noen tilfeller søke etter, kopiere eller hente ut teksten bak en tildekkende boks. Dette er særlig alvorlig for fødselsnummer, IBAN, kundeadresser og interne saksreferanser. Ekte sladding handler derfor om å fjerne opplysningen, ikke om å gjøre den vanskelig å se.

Hvordan finner jeg fødselsnummer, IBAN og e-post automatisk?

Automatisk søk er nyttig når dokumentet har et søkbart tekstlag og mange sider. Under «Find automatically» kan du finne mønstre som Turkish ID number, IBAN, Email, Phone og License plate. Velg bare alternativer som er relevante for dokumentet du behandler.

For opplysninger som ikke følger et fast mønster, bruker du «Search for words». Skriv for eksempel inn:

• Fornavn og etternavn
• Firmanavn eller kundenavn
• Gateadresse eller poststed
• Internt saksnummer eller prosjektnavn
• Deler av konto- eller referansenummer

Gå alltid gjennom treffene før du sladder. Automatisk søk er et hjelpemiddel, ikke en garanti. Et telefonnummer med uvanlig formatering, et kontonummer delt over to linjer eller tekst i et bilde kan bli oversett. Et vanlig navn eller kort ord kan dessuten gi treff som ikke skal fjernes.

Kontroller derfor hver oppføring i «Marked areas», bruk sidereferansen for å vise treffet på siden, og se at hele verdien er dekket. Søk også etter norske og dokumentspesifikke opplysninger som automatisk mønstergjenkjenning ikke nødvendigvis fanger opp.

Hvordan sladder jeg skannede PDF-er og bilder?

En skannet PDF kan være et bilde av hver side i stedet for et dokument med ekte tekst. Da kan verktøyet vise meldingen «This document has no text (it may be a scan). Automatic search cannot work; draw the areas to redact on the page.» Du kan også få beskjed om at teksten ikke kunne søkes i.

I slike PDF-er må du markere opplysningene manuelt:

1. Gå fra første til siste side, også når du tror at sensitiv informasjon bare finnes enkelte steder.
2. Dra en ramme over hvert felt som skal fjernes: håndskrevne notater, signaturer, ID-bilder, adresser, strekkoder, QR-koder og stempler.
3. Zoom inn før du vurderer små felter. Selv én synlig bokstav eller ett siffer kan være nok til å avsløre informasjon.
4. Se nøye på topptekst, bunntekst, marger og vedleggssider. Skjemaer gjentar ofte samme nummer på hver side.
5. Kontroller boksen etter plassering. Du kan flytte et valgt område med piltastene, endre størrelsen med Alt pluss piltastene og slette det med Delete.

På berøringsskjerm kan du veksle mellom «Scroll» og «Draw area» under «With your finger», slik at du lettere tegner området uten å flytte siden.

Hvordan velger jeg hva som skal fjernes fra PDF-en?

Lag en konkret kontrolliste før du starter. Hva som er sensitivt avhenger av dokumentets formål, mottaker og regler i virksomheten, men denne listen dekker vanlige tilfeller:

• Fødselsnummer, kundenummer og interne identifikatorer
• Kontonummer, IBAN, kortopplysninger og fakturareferanser
• Telefonnummer, e-postadresser og private adresser
• Signaturer, fotografier og bilder av ID-dokumenter
• Registreringsnumre, QR-koder og strekkoder
• Saksnummer, helseopplysninger, karakterer eller andre fortrolige notater

Under «More options» kan du velge «Box color» og bruke svart eller hvit boks etter dokumentets utforming. Fargevalget endrer ikke at innholdet må fjernes fra sluttfilen.

Aktiver også «Clear document details (title, author)» dersom du vil fjerne tittel, forfatter, emne og nøkkelord fra filegenskapene. Dette er et tillegg til sladding av synlig innhold, ikke en erstatning. Metadatafjerning tar for eksempel ikke bort et navn som fortsatt er skrevet i en tabell på side to.

Hvordan kontrollerer jeg at sladdingen virker?

Kontroll etter eksport er en nødvendig del av arbeidet. Ikke anta at dokumentet er klart bare fordi sladdingen ser riktig ut i redigeringsvisningen.

1. Åpne den ferdige PDF-en på nytt i en vanlig PDF-leser.
2. Les gjennom hver side visuelt, også kanter, tabeller, topptekst, bunntekst og små felt.
3. Søk etter opprinnelige ord, navn, e-postadresser og tall. Søk gjerne både etter hele verdien og karakteristiske deler av den.
4. Prøv å markere og kopiere i områdene som ble sladdet. Det skal ikke være mulig å hente ut den gamle teksten derfra.
5. Sammenlign mot originalfilen side for side for å se om gjentakelser ble oversett.
6. Kontroller dokumentegenskapene dersom du har valgt å fjerne dem.
7. Oppbevar originalen separat, og del bare den kontrollerte, sladdede kopien.

Vær ekstra oppmerksom på kommentarer, vedleggssider og informasjon gjemt i skjemaer eller illustrasjoner. En visuell gjennomgang fanger ofte ting som et tekstsøk ikke finner.

Bør jeg passordbeskytte PDF-en etter sladding?

Sladding og passordbeskyttelse løser ulike problemer. Sladding fjerner opplysninger fra dokumentet. Passordbeskyttelse bestemmer hvem som kan åpne informasjonen som gjenstår. Beskyttelse med passord kan derfor være et nyttig ekstra trinn, men må ikke brukes som erstatning for sladding.

Etter at du har kontrollert den sladdede kopien, kan du bruke Beskytt PDF:

1. Velg «Velg PDF-filer».
2. Angi passordet som skal brukes for filene.
3. Skriv passordet på nytt for å bekrefte det.
4. Gå eventuelt til «More options» og velg om utskrift, kopiering eller endringer skal tillates etter åpning.
5. Velg «Krypter PDF-ene».

Velg et langt, unikt passord, og send passordet i en annen kanal enn PDF-en. Krypteringen skjer i nettleseren. Mister du passordet, finnes det ingen måte å åpne filen på igjen.

Vanlige spørsmål

Hvordan sladde tekst i en PDF gratis?

Åpne Sladd PDF, velg «Velg PDF-fil», søk etter ord eller dra over områdene som skal bort, og velg «Sladd». Du trenger ikke konto, og verktøyet legger ikke på vannmerke. Kontroller alltid den ferdige PDF-en før deling.

Kan man bare tegne en svart boks over tekst i en PDF?

Nei. En svart boks kan være et separat objekt som bare ligger over teksten. Originalteksten kan da fortsatt være søkbar, kopierbar eller mulig å hente ut. Bruk ekte sladding som fjerner det markerte innholdet fra sluttfilen i stedet.

Hvordan sladder jeg en skannet PDF uten søkbar tekst?

Når PDF-en mangler tekstlag, fungerer ikke automatisk søk eller ordsøk. Gå gjennom sidene manuelt og dra en ramme over hver sensitiv opplysning. Zoom inn for å kontrollere signaturer, små tall, QR-koder, strekkoder og håndskrift før du velger «Sladd».

Hvordan sjekker jeg at sensitiv tekst faktisk er fjernet fra PDF-en?

Åpne sluttfilen på nytt, se gjennom alle sider og søk etter navn, nummer og andre opprinnelige verdier. Prøv også å markere eller kopiere i det sladdede området. Sammenlign til slutt med originalen, og del bare kopien du har kontrollert grundig.