Komprimera PDF gratis: Skicka mindre filer med bibehållen kvalitet

För att komprimera PDF gratis inför e-post, börja med balanserad komprimering och kontrollera att text och bilder fortfarande är läsbara i normal zoom. Sikta på högst cirka 23 MB för Gmail och 18 MB för Outlook; annars kan du dela upp PDF:en eller skicka en behörighetsstyrd länk. Det fungerar även från iPhone, och även några hundra KB kan avgöra om bilagan går iväg.

Hur stor PDF kan jag skicka med Gmail och Outlook?

Gmail tillåter normalt bilagor på upp till 25 MB per meddelande. Outlook.com har normalt en gräns på 20 MB. Jobb-, skol- och Outlook-konton som styrs av en organisation kan däremot ha lägre gränser, både hos avsändaren och mottagaren.

En PDF som ligger precis under den angivna gränsen kan ändå nekas. E-postsystem kodar bilagor innan de skickas, vilket ökar meddelandets storlek. Därför är det klokt att lämna marginal.

Räkna ihop storleken på alla bilagor i samma mejl. Tre uppdelade PDF-filer på 8 MB vardera är fortfarande för stora för ett mejl med en 20 MB-gräns.

Hur komprimerar jag en PDF gratis utan att texten blir suddig?

Med Komprimera PDF i PDF Toucan kan du minska en eller flera PDF-filer. Varje fil behandlas separat, så en stor rapport och en mindre bilaga blir inte sammanslagna.

1. Öppna verktyget och klicka på "Välj PDF-filer". Du kan också dra PDF-filer till sidan eller klistra in dem.
2. Under komprimeringsalternativen väljer du först "Balanced compression". Det är det rekommenderade valet för dokument med både text, foton, diagram och skannade sidor.
3. Kontrollera inställningen för bildkvalitet. Börja hellre med god eller mycket god kvalitet om små detaljer, signaturer eller tabeller är viktiga.
4. Låt alternativet för svartvitt vara avstängt om färger behövs för att förstå innehållet.
5. Klicka på "Compress the PDF" för en fil eller "Compress the PDFs" för flera filer.
6. Klicka på "Download the compressed PDF" när resultatet är klart.
7. Öppna den nedladdade filen och granska viktiga sidor i 100 procents zoom innan du bifogar den i mejlet.

Komprimeringen arbetar främst med bilderna i PDF:en. Ren, markerbar text och vektorgrafik tar ofta redan liten plats, vilket innebär att ett textdokument ibland bara blir marginellt mindre. Om tjänsten visar "Already compressed" eller meddelar att filen inte kan göras mindre, är det ofta bättre att dela filen eller skicka en länk än att komprimera om den flera gånger.

Komprimeringsverktyget skickar filen över HTTPS till servrar inom EU. Den behandlas i minnet, skrivs inte till disk och raderas när resultatet laddas ned, senast efter tio minuter. Du behöver inget konto och resultatet får ingen vattenstämpel.

Vilken komprimeringsnivå ska jag välja för min PDF?

Välj nivå utifrån PDF:ens innehåll och hur mycket du måste minska filen. Börja alltid varsamt och öka först om filen fortfarande är för stor.

För dokument som ska skrivas ut, innehåller stämplar, handskrivna anteckningar eller små siffror bör du i första hand använda "Light compression" eller "Balanced compression". Om du måste använda "Strong compression", kontrollera särskilt små textpartier, tunna linjer och foton.

Undvik att komprimera samma PDF flera gånger. Första omgången kan ge en märkbar minskning, men senare omgångar ger ofta liten besparing samtidigt som bildkvaliteten försämras.

Hur delar jag upp en PDF som fortfarande är för stor?

Uppdelning är lämplig när kvaliteten måste bevaras och mottagaren behöver vanliga bilagor i stället för en länk. Dela PDF körs lokalt i webbläsaren, så PDF-filen laddas inte upp.

1. Öppna verktyget och klicka på "Välj PDF-fil". Du kan även dra eller klistra in filen på sidan.
2. Välj "Ranges" under delningsmetod om du vill skapa delar som sida 1–10 och 11–20.
3. Ange intervallen, till exempel 1-10, 11-20, 21-last. Varje intervall blir en egen PDF.
4. Alternativt väljer du fasta intervall om dokumentet ska delas i lika stora delar, exempelvis efter var tionde sida.
5. Välj "Pages" om du vill skapa en PDF per sida eller bara plocka ut vissa sidor. Du kan välja på sidytan eller skriva exempelvis 2, 5-9.
6. Kontrollera de färgade banden som visar vilken utfil varje sida hamnar i. Sidor utan band lämnas utanför.
7. Klicka på "Dela PDF". Om många filer skapas laddas de ned som en ZIP-fil, vilket kan ta en stund.

Byt gärna namn på filerna före utskick, till exempel årsredovisning-del-1-av-3.pdf och årsredovisning-del-2-av-3.pdf. Skriv också tydligt i mejlet hur många delar mottagaren ska få och i vilken ordning de ska öppnas.

En praktisk metod är att först dela en lång PDF i logiska kapitel och sedan använda lätt eller balanserad komprimering bara på de delar som fortfarande är för stora.

När är en delningslänk bättre än en komprimerad bilaga?

En länk är oftast bättre när originalkvaliteten måste behållas. Det gäller exempelvis högupplösta skanningar, tryckoriginal, portföljer, ritningar och dokument där uppdelning skulle göra materialet svårt att följa.

1. Ladda upp original-PDF:en till en godkänd tjänst, exempelvis Google Drive för Gmail eller OneDrive för Outlook.
2. Ställ in behörigheten medvetet. För känsliga dokument är specifika mottagare normalt bättre än alternativet att alla med länken får åtkomst.
3. Kontrollera om länken kan få ett slutdatum och om mottagaren får ladda ned filen.
4. Öppna länken i ett privat webbläsarfönster eller testa med ett annat konto innan du skickar mejlet.
5. Skriv filnamn, innehåll och eventuell sista åtkomstdag i mejlet.

Gmail beskriver sin aktuella hantering av stora bilagor i sin hjälp om bilagor. En delningslänk kringgår bilagegränsen, men ersätter inte arbetsplatsens regler om sekretess, personuppgifter eller godkända molntjänster.

Hur minskar jag PDF-storleken på iPhone och Mac?

På iPhone och iPad kan du öppna Komprimera PDF i Safari och välja filen från appen Filer.

1. Öppna verktyget i Safari och tryck på "Välj PDF-filer".
2. Leta upp PDF:en i Filer och välj den.
3. Börja med "Balanced compression", hämta resultatet och öppna det i Filer för kontroll.
4. Bifoga den kontrollerade filen från Mail eller Outlook.

På Mac fungerar samma webbläsarflöde och ger samma inställningar som på andra enheter. Du kan även använda Förhandsvisning för att exportera en PDF med mindre filstorlek, men den metoden kan försämra bilder markant. Behåll därför alltid originalet tills du har öppnat den mindre versionen och verifierat kvaliteten.

För skannade kvitton och formulär kan en ny skanning i svartvitt eller med lägre upplösning ge bättre resultat än att komprimera en redan tung PDF flera gånger.

Vanliga frågor

Hur mycket mindre blir en PDF när jag komprimerar den?

Det beror främst på hur många och hur stora bilder PDF:en innehåller. En inskannad rapport kan minska mycket, medan en PDF med mest markerbar text ibland nästan inte ändras. Prova balanserad komprimering först och jämför både filstorlek och läsbarhet.

Varför går det inte att skicka en PDF på exakt 25 MB i Gmail?

Bilagan kodas när den skickas med e-post, vilket ökar den faktiska storleken på meddelandet. Därför kan en PDF på 25 MB överskrida Gmails gräns trots att filens storlek ser korrekt ut lokalt. Sikta på cirka 23 MB eller mindre.

Försämras kvaliteten när jag komprimerar en PDF?

Det kan den göra, särskilt när PDF:en innehåller foton eller skannade sidor. Lätt komprimering påverkar normalt kvaliteten minst, medan stark komprimering kan ge synligt sämre bilder. Granska alltid text, tabeller, signaturer och viktiga bilder innan du skickar filen.

Kan jag dela en PDF utan att ladda upp den?

Ja. Med Dela PDF behandlas filen lokalt i din webbläsare i stället för att laddas upp. Du kan dela dokumentet i sidintervall, skapa en fil per sida eller välja ut vissa sidor. Dokumentet måste innehålla minst två sidor.

Är det bättre att dela upp PDF:en eller skicka en Google Drive- eller OneDrive-länk?

Dela upp PDF:en när mottagaren behöver vanliga bilagor och varje del ryms inom mejlgränsen. Skicka en länk när originalkvalitet är viktig, filen är mycket stor eller uppdelning gör dokumentet svåröverskådligt. Kontrollera alltid länkens behörigheter före utskick.