Zmenšit velikost PDF zdarma: Pro e-mail i webový portál

Chcete-li zmenšit velikost PDF zdarma pro e-mail nebo formulář, nejdřív zjistěte přesný limit služby a velikost původního souboru v MB či KB. Pak začněte vyváženou kompresí, zkontrolujte drobné údaje a podpisy a dokument rozdělte jen tehdy, pokud portál dovoluje více příloh. Velikost ověříte stejně snadno ve Windows, na Macu i na iPhone.

Jak zjistit velikost PDF a limit nahrávání?

Limit neurčuje formát PDF, ale služba, kam soubor odesíláte. Než dokument upravíte, podívejte se přímo k poli pro nahrání přílohy, do nápovědy portálu nebo do chybové zprávy. Formuláře úřadů, pojišťoven, škol či zaměstnavatelů mohou mít limit například 2, 5, 10 nebo 20 MB. Nejde však o univerzální hodnoty.

Nechte si rezervu. Soubor, který systém zobrazuje jako 10 MB, může být při odlišně zaokrouhleném výpočtu limitu odmítnut. Je-li limit 10 MB, snažte se dostat například pod 9 MB.

Porovnávejte vždy i jednotky: 1 MB odpovídá přibližně 1 000 KB. Počet stránek sám o sobě nic nevypovídá. Dvousetstránkový textový dokument může být menší než třístránkový barevný sken ve vysokém rozlišení.

Před úpravou si také ověřte, zda portál vyžaduje jeden souvislý PDF soubor, zda povoluje více příloh, jaký je limit pro všechny přílohy dohromady a jestli přijímá pouze PDF. ZIP archiv nepředpokládejte jako automaticky povolený formát.

Jak zmenšit PDF zdarma a zachovat čitelný text?

Když portál vyžaduje jeden PDF soubor a dokument je jen mírně nad limitem, je komprese obvykle nejlepší první krok. Nástroj Komprimovat PDF od PDF Toucan je zdarma, bez účtu, vodoznaku a denních limitů pro prohlížečové nástroje.

Postupujte takto:

1. Otevřete nástroj pro kompresi a klikněte na Vyberte soubory PDF. PDF můžete také přetáhnout kamkoli na stránku nebo vložit ze schránky.
2. V části možností komprese zvolte požadovanou míru zmenšení.
3. U většiny žádostí, faktur a běžných skenů začněte možností Balanced compression, která je označená jako doporučená. Soubor se má výrazně zmenšit při zachování ostrých obrázků.
4. Pokud je dokument už téměř pod limitem nebo obsahuje velmi malé písmo, jemné linky, razítka či podpisy, zvolte Light compression.
5. Pokud potřebujete co nejmenší soubor, vyzkoušejte Strong compression. Obrázky při ní mohou znatelně ztratit kvalitu.
6. U černobílých dokladů lze zapnout Make it black and white. Obrázky se převedou do odstínů šedi a soubor může být ještě menší; barva textu se nemění.
7. Klikněte na Compress the PDF nebo při více souborech na Compress the PDFs.
8. Stažený výsledek otevřete pomocí Download the compressed PDF a před nahráním jej zkontrolujte.

Nástroj přijímá více PDF najednou, ale každý soubor komprimuje samostatně. Nepropojí je do jediného dokumentu.

Černobílou volbu nepoužívejte bez kontroly, jestliže barvy nesou význam. Může jít o zvýraznění, červené opravy, barevné stavové štítky, mapu, graf nebo podpis provedený barevným inkoustem.

Při kompresi se soubor odesílá přes HTTPS na servery v Evropské unii. Zpracování probíhá v paměti, soubor se nezapisuje na disk ani neukládá a po stažení výsledku je smazán, nejpozději do 10 minut.

Co dělat, když je naskenované PDF stále příliš velké?

Skenované dokumenty bývají objemné hlavně kvůli plnobarevným snímkům stránek, zbytečně vysokému rozlišení, fotografickému pozadí nebo širokým prázdným okrajům. Neopakujte však kompresi stále nad již zkomprimovanou kopií. Může to dál poškodit kvalitu bez podstatného snížení velikosti. Vždy se vraťte k původnímu PDF.

Zvolte tento postup:

1. Vytvořte kopii pomocí Balanced compression a porovnejte její velikost s limitem.
2. Pokud je stále nad limitem, zkuste z původního souboru Strong compression.
3. Otevřete výsledek a při zvětšení prověřte rodné číslo, číslo dokladu, variabilní symbol, datum, QR kód, ručně psané poznámky, razítko a podpis.
4. Pokud nejsou údaje čitelné, použijte znovu původní dokument s mírnějším nastavením.
5. Je-li to přípustné, odstraňte ze zdroje jen stránky, které příjemce nevyžaduje, například prázdné zadní strany nebo omylem naskenované duplicity. Zachovejte pořadí povinných stran.

Při novém skenování používejte pro běžný text režim dokumentu a rozlišení určené pro čtení na obrazovce. Plná barva a vysoké rozlišení má smysl pro fotografie nebo detailní tisk, ale u obyčejného formuláře velikost rychle zvýší.

Pokud nástroj oznámí, že soubor je již zkomprimovaný nebo jej nelze více zmenšit, mohou být obrázky už optimalizované nebo PDF obsahuje hlavně text. Další výrazné zmenšení by pravděpodobně znamenalo horší čitelnost.

Jak rozdělit PDF, když portál přijme jen menší přílohu?

Rozdělení nesnižuje kvalitu ani rozlišení stránek. Vytvoří jen několik menších PDF souborů. Má tedy smysl pouze tehdy, když příjemce dovoluje více příloh nebo vyžaduje oddělené části dokumentace.

V nástroji Rozdělit PDF postupujte následovně:

1. Klikněte na Vyberte soubor PDF. Soubor lze také přetáhnout na stránku nebo vložit ze schránky.
2. Vyberte metodu Ranges pro rozdělení podle rozsahů.
3. Pro logické části použijte vlastní rozsahy, například 1-3, 4-8, 9-last. Každý zadaný rozsah se vytvoří jako samostatné PDF.
4. Potřebujete-li vyjmout konkrétní strany, zvolte Pages a označte je v náhledu nebo napište například 2, 5-9.
5. Zkontrolujte barevné pruhy v náhledu. Ukazují, do kterého výstupního souboru jednotlivé strany patří; strany bez pruhu budou vynechány.
6. Klikněte na Rozdělit PDF.

Pokud vznikne více souborů, nástroj je může stáhnout v jednom ZIP archivu. Než ho odešlete, ověřte si, zda portál ZIP přijímá. Často je správné rozbalit archiv a nahrát jednotlivé PDF zvlášť. Soubory pojmenujte srozumitelně, například zadost_1_z_3.pdf a zadost_2_z_3.pdf.

Rozdělení PDF funguje přímo v prohlížeči; soubor se při něm nikam nenahrává.

Má smysl převést PDF sken na obrázky?

Jen pokud příjemce výslovně přijímá obrázky JPG, PNG nebo WebP, případně pokud potřebujete poslat jednu konkrétní stranu. Jestliže formulář požaduje PDF, převod na obrázek problém s nahráním neřeší.

Nástroj PDF do obrázku převede každou vybranou stránku na samostatný obrazový soubor. Funguje lokálně v prohlížeči, takže se PDF neodesílá na server.

1. Klikněte na Vyberte soubory PDF.
2. Vyberte formát a rozlišení.
3. Zvolte všechny stránky, nebo jen potřebné stránky v náhledu.
4. Klikněte na Převést stránky na JPG; při jiné volbě formátu se v tlačítku zobrazí odpovídající formát.

Nevytvářejte obrázky jen proto, abyste je následně převedli zpět na PDF. Takový postup může text změkčit a výsledný PDF soubor nemusí být menší.

Proč se PDF nedaří nahrát ani po zmenšení?

Velikost není jediná podmínka nahrávání. Před dalším zmenšováním prověřte tyto body:

1. Zkontrolujte příponu a povolený formát. Některé formuláře přijímají jen PDF a odmítají obrázky nebo ZIP archivy.
2. Ověřte, zda portál nepovoluje PDF chráněné heslem, elektronicky podepsané soubory nebo pouze určitý počet příloh.
3. Sledujte limit pro jeden soubor i součet všech příloh. Rozdělené PDF může vyhovět limitu na přílohu, ale překročit celkový limit formuláře.
4. Stažený soubor nejprve otevřete. Pokud se neotevře správně, nahrávání nebude fungovat spolehlivě.
5. Zkuste aktuální Chrome, Edge, Firefox nebo Safari a stabilní připojení.
6. Neměňte obsah jen kvůli velikosti, jestliže portál požaduje úplný doklad. Vhodnější může být odeslání ve více přílohách nebo kontaktování podpory dané služby.

Jak zmenšit PDF do e-mailu zdarma?

Zjistěte limit poštovní služby i velikost PDF, poté použijte vyváženou kompresi a soubor znovu otevřete. E-mailové služby často pracují s limitem kolem 25 MB, ale příloha se při odesílání může zvětšit. Proto je lepší mít rezervu a nepohybovat se přesně na hranici.

Jakou kompresi PDF zvolit, aby zůstal text čitelný?

Začněte možností Balanced compression. Pokud dokument obsahuje malé skenované písmo, jemné tabulky, razítka nebo podpisy, použijte raději Light compression. Strong compression volte až při přísném limitu a vždy zkontrolujte malé údaje při zvětšení, ne jen náhled první strany.

Jak rozdělit PDF na menší soubory bez ztráty kvality?

Použijte vlastní rozsahy v nástroji pro rozdělení, například 1-5, 6-10. Rozdělení nemění obsah ani kvalitu jednotlivých stran, jen je uloží do více PDF. Funguje pouze tehdy, když příjemce dovoluje více příloh; požadavek na jeden souvislý dokument tím nesplníte.

Proč portál odmítá PDF, které má méně MB než uvedený limit?

Důvodem může být jiné zaokrouhlení velikosti, limit pro všechny přílohy dohromady, nepovolený formát, ochrana heslem, elektronický podpis nebo omezený počet souborů. Otevřete nápovědu portálu a čtěte přesné chybové hlášení. Nechte také několik MB rezervu pod uvedeným maximem.