PDF do PDF a: Co znamenají úrovně PDF/A a jak převádět

PDF do PDF/A znamená převod běžného dokumentu do archivní varianty PDF podle ISO 19005, která má zajistit předvídatelné zobrazení i po letech. Pro většinu archivních účelů se hodí PDF/A-2b, PDF/A-1b použijte jen při výslovném požadavku staršího systému a PDF/A-3b tehdy, když má dokument obsahovat také připojené soubory.

Co je PDF/A a proč se liší od běžného PDF?

PDF/A je standardizovaná podmnožina formátu PDF určená pro dlouhodobé uchování dokumentů. Patří do řady norem ISO 19005 a jeho smyslem je jednoduchý: dokument má být možné za mnoho let otevřít a zobrazit co nejpodobněji jako dnes.

Běžné PDF může záviset na prvcích, které se později stanou problémem. Může používat písmo nainstalované jen v počítači autora, externí obsah, skripty nebo šifrování heslem. Pokud font chybí, obsah externího odkazu zmizí nebo není známo heslo, dokument se nemusí zobrazit správně či vůbec.

PDF/A proto vyžaduje, aby byl soubor více soběstačný. Typicky obsahuje vložená písma, definované informace o barvách a povinná metadata určující archivní profil. Zároveň omezuje nebo zakazuje funkce, které mohou dlouhodobé vykreslení komplikovat, například šifrování nebo závislost na externích zdrojích.

PDF/A ale není potvrzením pravosti dokumentu. Samo o sobě nezajišťuje právní účinnost, nemění obsah na důkaz a nenahrazuje elektronický podpis. Řeší technickou archivovatelnost souboru; podpis, pravidla podání a požadavky příjemce jsou samostatné věci.

Jaký je rozdíl mezi PDF/A-1b, PDF/A-2b a PDF/A-3b?

Označení obsahuje číslo generace standardu a písmeno úrovně shody. Písmeno b znamená základní vizuální shodu: dokument musí být možné spolehlivě reprodukovat ve svém vzhledu. Neznamená to automaticky přístupnost pro čtečky ani kontrolu věcné správnosti obsahu.

PDF/A-1b vychází ze starší PDF technologie. U složitějších dokumentů proto může být převod náročnější a některé prvky je nutné zjednodušit. Volte jej pouze tehdy, když je tato verze uvedena v podmínkách příjemce.

PDF/A-2b je pro běžné použití praktická výchozí možnost. Nástroj ji označuje jako doporučenou a většina archivních systémů ji přijímá. Pokud zadání říká jen „PDF/A“, není to záruka, že přijme libovolnou variantu. Vždy je vhodné ověřit technické podmínky konkrétní instituce.

PDF/A-3b je určeno pro případy, kdy má archivovaný PDF dokument nést i připojené soubory, například strukturovaná data elektronické faktury. Nevybírejte ho jen proto, že má vyšší číslo. Některé systémy mohou z bezpečnostních nebo procesních důvodů přijímat pouze jiný profil.

Kdy PDF/A vyžadují archivy, soudy a úřady?

Archivní formát dává smysl tam, kde se dokument uchovává po dlouhou dobu a musí zůstat čitelný i při změně programů, počítačů a operačních systémů. Často se používá ve spisových službách, digitálních archivech, účetních procesech a u elektronických podání.

Soud, úřad nebo jiný zadavatel může předepsat konkrétní profil ve výzvě, datovém standardu nebo nápovědě elektronického portálu. Takový požadavek má přednost před obecným doporučením. Pokud pravidla stanoví PDF/A-1b, soubor PDF/A-2b nemusí projít, přestože je technicky validní.

U e-faktur může být vhodný PDF/A-3b, pokud má dokument vedle vizuální podoby uchovávat i připojený datový soubor. Naopak pro běžné posílání životopisu, nabídky, prezentace nebo dokumentu určeného jen k tisku PDF/A většinou není nutností.

Před odesláním proto ověřte nejen požadovaný profil, ale také maximální velikost přílohy, název souboru, způsob doručení, případnou povinnost podpisu, pravidla pro záložky, stránkování a redakce citlivých údajů.

Co se při převodu PDF do PDF/A v souboru změní?

Převod není pouhé přejmenování přípony. Dokument se technicky upraví tak, aby vyhověl zvolené úrovni PDF/A. Mohou se doplnit metadata, informace o barvách nebo fonty a nepovolené prvky se mohou odstranit, zjednodušit či převést na statický vzhled.

Pokud původní PDF nelze uvést do shody přímo, může být nutné stránky znovu sestavit jako obrázky. PDF Toucan v takovém případě výsledek označí informací, že stránky byly znovu vytvořeny jako obrázky a text zůstává vyhledávatelný. Vizuální podoba se tím obvykle lépe zachová, ale interaktivní funkce nebo editovatelnost nemusí zůstat stejné.

Počítejte také s tím, že se může změnit velikost souboru. Zvláštní pozornost věnujte formulářům, razítkům, podpisovým doložkám, jemným linkám v tabulkách, grafům, barevně citlivým stránkám a dokumentům s méně běžnými znaky.

Existující elektronický podpis převodem zpravidla nezůstane platný, protože se změní data souboru. Pokud příjemce vyžaduje podpis, zjistěte jeho pravidla: často je potřeba nejdříve vytvořit validní PDF/A a až poté podepsat výsledný dokument.

Jak převést PDF do PDF/A online?

Pro převod použijte nástroj převod PDF do PDF/A. Postup je stejný na počítači i v mobilním prohlížeči.

1. Otevřete nástroj PDF do PDF/A na webu PDF Toucan.
2. Klikněte na tlačítko „Vyberte soubory PDF“ a zvolte dokumenty. PDF lze také přetáhnout kamkoli na stránku nebo vložit ze schránky.
3. V části pro verzi PDF/A zvolte požadovaný profil. Pro většinu případů vyberte PDF/A-2b. PDF/A-1b zvolte jen pro starší systém, který jej výslovně požaduje. PDF/A-3b zvolte pro dokumenty uchovávané s připojenými soubory.
4. Klikněte na „Převést do PDF/A“.
5. Po dokončení zvolte „Stáhnout soubor PDF/A“ a výsledek si uložte.

Můžete přidat více PDF najednou, ale každý soubor se převádí samostatně. Pokud různé dokumenty vyžadují různé profily, zpracujte je raději v oddělených dávkách.

Nástroj je zdarma, bez účtu, bez vodoznaku a bez denních limitů; provoz financuje reklama. Soubor se odesílá přes HTTPS na servery v Evropské unii, zpracovává se v paměti bez zápisu na disk a po stažení výsledku se maže, nejpozději do 10 minut.

Pokud příjemce dovoluje jeden souhrnný dokument, můžete následně použít nástroj Sloučit PDF. Číslování stránek přidejte nástrojem Přidat čísla stránek jen tehdy, když neporušíte pravidla podání nebo archivace.

Jak ověřit, že výsledný soubor opravdu odpovídá PDF/A?

To, že se PDF otevře v prohlížeči nebo čtečce, není důkazem shody s PDF/A. Programy běžně zobrazí i soubory, které archivní pravidla nesplňují. Pro kontrolu je potřeba validace vůči konkrétnímu profilu.

Po převodu nástroj uvádí výsledek ověření pomocí veraPDF, například že soubor byl validován jako PDF/A-2b. veraPDF je nástroj pro technickou kontrolu shody s archivními pravidly; další souvislosti ke standardům a validaci popisuje PDF Association.

Validace však neověří, zda je obsah správný, zda jste vložili všechny přílohy ani zda soubor přijme konkrétní portál. Před odesláním proveďte tuto kontrolu:

1. Porovnejte validovaný profil s přesným požadavkem příjemce.
2. Otevřete stažený soubor a projděte všechny stránky.
3. Zkontrolujte text, tabulky, razítka, podpisová pole, barvy a případné přílohy.
4. Vyhledejte slovo z prostřední části dokumentu a ověřte tak funkčnost textové vrstvy.
5. Zkontrolujte název souboru, velikost, elektronický podpis a způsob odevzdání.

Pokud dokument dále upravíte, opakujte převod i validaci. Každá změna po vytvoření PDF/A může technickou shodu ovlivnit.

Časté dotazy

Je PDF/A stejné jako elektronicky podepsané PDF?

Není. PDF/A řeší dlouhodobou zobrazitelnost a technickou archivovatelnost dokumentu. Elektronický podpis řeší identitu podepisující osoby a integritu podepsaných dat. Převod do PDF/A může původní podpis zneplatnit, protože soubor přepíše. Řiďte se pořadím kroků požadovaným příjemcem.

Kterou verzi mám zvolit, když instituce uvedla jen „PDF/A“?

Nejprve hledejte technickou specifikaci portálu, výzvu nebo pokyny instituce. Pokud opravdu neuvádějí profil, bývá rozumnou výchozí volbou PDF/A-2b. Nepředpokládejte však automatické přijetí: některé systémy mohou vyžadovat PDF/A-1b nebo naopak určitá rozšíření nepodporovat.

Zůstane po převodu do PDF/A možné v dokumentu vyhledávat text?

Ve výsledku PDF Toucan text zůstává vyhledávatelný i tehdy, když bylo pro dosažení shody nutné stránky znovu sestavit jako obrázky. Po stažení přesto ověřte vyhledávání konkrétního slova. Kvalitu rozpoznaného textu vždy kontrolujte hlavně u skenů a drobného písma.

Mohu převést do PDF/A více souborů najednou?

Ano. Vyberte, přetáhněte nebo vložte více PDF a každý soubor se převede samostatně se stejným zvoleným profilem. Potřebujete-li pro různé soubory různé úrovně PDF/A, převádějte je v samostatných dávkách, aby každý výsledek odpovídal svému požadavku.

Proč příjemce odmítl PDF, které se v počítači normálně otevře?

Běžné otevření dokazuje jen to, že si s dokumentem poradí vaše čtečka. Příjemce může automaticky kontrolovat profil PDF/A, velikost, podpis, název, přílohy nebo další pravidla podání. Zkontrolujte validační výsledek i přesné instrukce portálu a případně soubor znovu vytvořte ve správné verzi.