Muunna PDF Wordiksi: Säilytä asettelu mahdollisimman hyvin

Muunna PDF Wordiksi avaamalla PDF Toucanin PDF Wordiksi -työkalu, lisäämällä PDF ja valitsemalla "Muunna Wordiksi". Tekstipohjainen PDF muuntuu yleensä parhaiten, mutta skannit, taulukot, puuttuvat fontit ja monipalstainen taitto voivat vaatia tarkistusta ja viimeistelyä Wordissa.

Miten muunnan PDF:n Wordiksi PDF Toucanilla?

Kun PDF:stä voi valita hiirellä yksittäisiä sanoja ja kopioida niitä, kyseessä on tavallisesti tekstipohjainen PDF. Se on paras lähtökohta muunnokselle: asiakirjan teksti voidaan rakentaa Wordissa muokattaviksi kappaleiksi sen sijaan, että koko sivu jäisi kuvaksi.

Toimi näin:

1. Avaa selaimessa PDF Wordiksi -työkalu. Työkalu toimii tietokoneella, tabletilla ja puhelimen selaimella.
2. Valitse "Valitse PDF-tiedostot". Voit myös vetää PDF:n minne tahansa sivulle tai liittää tiedoston.
3. Lisää yksi tai useita PDF-tiedostoja. Usean tiedoston muuntaminen onnistuu samalla kertaa.
4. Paina "Muunna Wordiksi".
5. Kun muunnos on valmis, lataa Word-asiakirja.
6. Avaa DOCX Microsoft Wordissa ja tallenna siitä ensin oma työversio ennen laajoja korjauksia.

Työkalu on maksuton, ei edellytä tiliä eikä lisää vesileimaa. Selainmuunnoksissa ei ole päivittäisiä rajoja; sivuston toimintaa rahoitetaan mainoksilla. PDF Toucan käsittelee tiedostot EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla HTTPS-yhteydellä muistissa. Tiedostoja ei kirjoiteta levylle tai säilytetä, ja ne poistetaan, kun tulos on ladattu, viimeistään 10 minuutin kuluttua.

Miksi PDF:n asettelu muuttuu Wordissa?

PDF ja Word ovat eri tarkoituksiin tehtyjä tiedostomuotoja. PDF säilyttää ensisijaisesti valmiin sivun ulkoasun: tekstin, viivat ja kuvat ovat tarkasti määrätyissä kohdissa. Word taas muodostaa sivun uudelleen muokattavista kappaleista, taulukoista, tyyleistä ja kuvista.

Muunnoksessa ohjelma joutuu päättelemään, mikä PDF:n sivulla on otsikko, kappale, taulukko, tekstikehys tai kuva. Päättely onnistuu tavallisessa raportissa usein hyvin, mutta se ei voi aina olla täydellinen. Jo pieni muutos fontin leveydessä voi siirtää yhden sanan seuraavalle riville ja sitä kautta muuttaa sivunvaihtoa.

Yleisimmät syyt asettelun muuttumiseen ovat:

• PDF:ssä käytetty fontti on upotettu asiakirjaan, lisensoitu tai sitä ei ole asennettu omalle laitteelle. Word korvaa fontin toisella, jonka merkkien leveys voi poiketa alkuperäisestä.
• Palstat, tekstikehykset ja kelluvat kuvat eivät välttämättä muutu samoiksi rakenteiksi kuin alkuperäisessä taitossa.
• Paperikoko, marginaalit, riviväli ja Word-versio vaikuttavat siihen, missä kohtaa Word katkaisee rivin tai sivun.
• Otsikot, alaviitteet, alatunnisteet ja sivunumerot voivat siirtyä, etenkin jos alkuperäinen PDF on tehty taitto-ohjelmalla.

Tarkista aina vähintään ensimmäinen sivu, monipalstaiset sivut, kuvia sisältävät sivut sekä asiakirjan viimeinen sivu. Pidä alkuperäinen PDF auki viereisessä ikkunassa, jotta vertailu on nopeaa.

Mitä teen, jos PDF on skannattu eikä tekstiä voi valita?

Kokeile ensin valita PDF:stä yksi lause. Jos sanat eivät korostu erikseen, kopiointi ei tuota tekstiä tai koko sivu valikoituu yhtenä kuvana, asiakirja on todennäköisesti skannattu. Tällöin sivut ovat kuvia, eivät tekstikappaleita.

PDF Wordiksi -työkalu ei muuta skannattuja sivuja tekstiksi, vaan ne lisätään Word-asiakirjaan kuvina. Ulkoasu voi siis säilyä kohtalaisen hyvin, mutta et voi napsauttaa kuvaan tallennettua lausetta ja muokata sitä Wordissa.

Jos tarvitset haettavaa ja kopioitavaa tekstiä, käytä ensin OCR PDF -tekstintunnistusta:

1. Avaa OCR PDF -työkalu ja valitse "Valitse PDF-tiedostot". Tiedoston voi myös pudottaa sivulle tai liittää.
2. Valitse asiakirjassa käytetty kieli tai käytetyt kielet kohdassa asiakirjan kieli. Valitse vain tarpeelliset kielet: ylimääräiset kielet hidastavat tunnistusta.
3. Avaa lisäasetukset ja valitse tavallisesti "Scan pages without text". Se on suositeltu vaihtoehto, koska sivut, joilla on jo tekstiä, jätetään ennalleen.
4. Ota käyttöön sivun suoristus, jos skanni on vinossa, sekä automaattinen suunnan korjaus, jos sivuja on ylösalaisin tai sivuttain.
5. Paina "Tunnista teksti" ja lataa haettava PDF, kun käsittely on valmistunut.
6. Muunna tunnistettu PDF sen jälkeen Wordiksi edellä kuvatuilla vaiheilla.

Käytä vaihtoehtoa "Recognize existing text again" vain, jos PDF:n vanha tekstintunnistus on selvästi virheellinen. Se poistaa aiemmin tunnistetun tekstin ja lukee sivut uudelleen. Vaihtoehto "Treat every page as an image" on viimeinen keino, sillä se muuttaa jokaisen sivun kuvaksi ja poistaa aiemman valittavan tekstin sekä linkit.

OCR parantaa mahdollisuutta saada tekstistä kopioitavaa ja muokattavaa, mutta se ei takaa täydellistä Word-rakennetta. Erityisesti skannatut taulukot, käsinkirjoitus ja heikkolaatuinen pieni teksti vaativat usein käsin tehtävää korjausta. Tekstintunnistus myös mitätöi PDF:n digitaalisen allekirjoituksen, joten alkuperäinen allekirjoitettu tiedosto kannattaa säilyttää erillään.

Miksi taulukot rikkoutuvat PDF:stä Wordiin muunnettaessa?

PDF-taulukko ei välttämättä sisällä varsinaista taulukkorakennetta. Se voi koostua erillisistä tekstinpätkistä, vaakaviivoista, pystyviivoista ja tyhjistä väleistä. Wordissa taas taulukko muodostuu soluista, riveistä ja sarakkeista. Muunnin joutuu tulkitsemaan, mitkä kohdat kuuluvat yhteen soluun.

Virheitä syntyy tavallisimmin yhdistetyissä soluissa, monirivisissä otsikoissa, erittäin kapeissa sarakkeissa, sivun yli jatkuvissa taulukoissa ja lomakkeissa. Myös desimaalit, päivämäärät ja pitkät tunnukset voivat siirtyä väärään sarakkeeseen tai katketa riville.

Korjaa taulukot tässä järjestyksessä:

1. Tarkista ensin sivun koko, suunta ja marginaalit. Väärä sivuasetus voi näyttää taulukon virheelliseltä, vaikka rakenne olisi kunnossa.
2. Tarkista sarakeleveydet ja rivien korkeus.
3. Vertaa numeroita, päivämääriä, summia ja otsikoita alkuperäiseen PDF:ään.
4. Tarkista, että sivunvaihdon kohdalla otsikkorivi ja rivien järjestys ovat oikein.
5. Jos useita soluja on väärin, rakenna taulukko Wordissa uudelleen ja kopioi tarkistettu sisältö siihen. Laajan virheellisen taulukon paikkaaminen solu kerrallaan on usein hitaampaa.

Laskuissa, hinnastoissa, tarjouksissa ja raporteissa jokainen summa kannattaa verrata alkuperäiseen. Muunnos helpottaa muokkaamista, mutta sitä ei pidä käyttää ainoana tarkistusvaiheena tärkeille tiedoille.

Miten fontit, erikoismerkit ja kuvat kannattaa tarkistaa?

Tee tarkistus ennen tekstin muokkaamista. Kun korjaat ensin sivuasetukset ja fontit, moni myöhempi asetteluvirhe poistuu itsestään.

1. Tarkista paperikoko, sivun suunta ja marginaalit.
2. Tarkista fontit otsikoista ja leipätekstistä. Jos fontti on vaihtunut, valitse käyttöön sopiva fontti, joka on varmasti asennettu niille laitteille, joilla asiakirjaa avataan.
3. Tarkista ääkköset, kuten ä ja ö, sekä luettelomerkit, valuuttamerkit, alaviitteet, kursivoinnit ja lihavoinnit.
4. Tarkista sivunvaihdot, otsikoiden sijainti ja kappaleiden riviväli.
5. Tarkista kuvien sijainti, tekstin rivitys kuvien ympärillä, kuvatekstit, logot ja sivunumerot.
6. Korjaa tarvittaessa alatunnisteet ja ylätunnisteet Wordin omilla työkaluilla sen sijaan, että jätät ne kelluviksi tekstikehyksiksi.

Kun työversio on valmis ja tarvitset jälleen kiinteän ulkoasun, voit tehdä siitä uuden PDF:n PDF Toucanin word-to-PDF-työkalulla. Tarkista myös lopullinen PDF, koska Wordissa oikein näyttävä sivu voi muuttua hieman PDF-viennissä fonttien tai kuvien vuoksi.

Milloin muunnostulos vaatii käsin viimeistelyä?

Kevyt, digitaalisesti tehty tekstipohjainen PDF, jossa on tavallisia kappaleita ja vähän kuvia, säilyy yleensä parhaiten muokattavana. Mitä enemmän asiakirjassa on visuaalista taittoa, sitä enemmän kannattaa varata aikaa tarkistukseen.

Käsin tehtävää viimeistelyä tarvitaan todennäköisesti, kun asiakirjassa on useita palstoja, paljon tekstikehyksiä, lomakekenttiä, monimutkaisia taulukoita, pieniä kuvatekstejä tai sivuja, jotka ovat skannattuja kuvia. Heikkolaatuisessa OCR-tunnistuksessa esimerkiksi 0 ja O, 1 ja l sekä pisteet ja pilkut voivat mennä sekaisin. Tarkista erityisen huolellisesti nimet, tilinumerot, viitenumerot, summat, päivämäärät ja tunnukset.

Älä käytä muunnettua Word-tiedostoa virallisena todisteena siitä, että sisältö tai ulkoasu vastaa alkuperäistä PDF:ää täydellisesti. Säilytä alkuperäinen PDF muuttamattomana vertailukappaleena, etenkin sopimuksissa, laskuissa ja allekirjoitetuissa asiakirjoissa.

Usein kysytyt kysymykset

Onko PDF:n muuntaminen Wordiksi ilmaista?

Kyllä. PDF Toucanin PDF Wordiksi -työkalu on maksuton, ei vaadi käyttäjätiliä eikä lisää vesileimaa. Selainmuunnoksissa ei ole päivittäisiä rajoja. Sivuston mainokset rahoittavat palvelua, ja tiedosto käsitellään EU-palvelimilla HTTPS-yhteydellä muistissa.

Voinko muuntaa useita PDF-tiedostoja Wordiksi samalla kertaa?

Kyllä. Voit lisätä useita PDF-tiedostoja samalla kertaa valitsemalla ne tiedostovalitsimessa, vetämällä ne sivulle tai liittämällä ne. Muunna tiedostot painamalla "Muunna Wordiksi", minkä jälkeen valmiit Word-asiakirjat voi ladata ja avata muokattaviksi.

Miksi skannattu PDF näkyy Wordissa kuvana?

Skannattu PDF sisältää yleensä sivusta otetun kuvan eikä valittavaa tekstiä. PDF Wordiksi -työkalu lisää tällaiset sivut Word-asiakirjaan kuvina, joten tekstiä ei voi muokata suoraan. Käytä ensin OCR PDF -työkalua, jos tarvitset haettavaa ja kopioitavaa tekstiä.

Parantaako OCR taulukon muuntumista Wordiin?

OCR voi tehdä skannatun taulukon tekstistä haettavaa ja kopioitavaa, mikä auttaa jatkokäsittelyssä. Se ei kuitenkaan aina tunnista taulukon soluja, sarakkeita tai yhdistettyjä otsikoita oikein. Tarkista numerot ja rakenna hankala taulukko Wordissa uudelleen, jos virheitä on paljon.

Miten tarkistan, että Word-tiedosto vastaa alkuperäistä PDF:ää?

Avaa alkuperäinen PDF ja muunnettu DOCX vierekkäin. Vertaa sivu kerrallaan otsikot, sivunvaihdot, fontit, taulukot, kuvat, alatunnisteet ja sivunumerot. Tarkista tärkeät nimet, summat, päivämäärät ja tunnukset aina alkuperäisestä, erityisesti OCR-käsitellyissä asiakirjoissa.