Pienennä PDF kokoa: Miten PDF mahtuu alle 100 kt:n

Kun haluat pienentää PDF kokoa alle 100 KB:n, aloita tasapainoisella pakkauksella ja tarkista lopputulos huolellisesti. Tavoite onnistuu usein yksisivuiselle tekstiasiakirjalle myös iPhone-kuvasta tehdyssä skannauksessa, mutta monisivuinen värillinen PDF ei välttämättä mahdu rajaan ilman näkyvää laadun heikkenemistä.

Miten pienennän PDF:n alle 100 kt:n?

Alle 100 kt:n raja tulee tavallisesti vastaan työnhaku- tai viranomaisportaalissa. Tarkista ensin, tarkoittaako palvelu todella 100 kt:tä eikä esimerkiksi 100 Mt:tä. Selvitä myös, koskeeko raja yhtä liitettä vai kaikkia liitteitä yhteensä. Jos raja on tiedostokohtainen, erillisiä pyydettyjä liitteitä ei välttämättä tarvitse yhdistää samaksi PDF:ksi.

Tähtää mieluummin noin 90–95 kt:n kokoon. Eri palvelut voivat laskea kilotavut hieman eri tavoin, ja aivan rajoilla oleva 99 kt:n tiedosto voi silti hylkääntyä.

Toimi näin PDF Toucanissa:

1. Avaa Pakkaa PDF.
2. Valitse "Valitse PDF-tiedostot". Voit myös pudottaa tiedoston minne tahansa sivulle tai liittää sen.
3. Valitse kohdasta "How small should it get?" ensin "Balanced compression".
4. Jos valittavana on kuvanlaatu, aloita tasolla "good".
5. Valitse "Compress the PDF". Usean tiedoston kohdalla painike on "Compress the PDFs".
6. Tarkista tulosriviltä koon muutos, esimerkiksi muodossa "… → …".
7. Lataa tiedosto painikkeella "Download the compressed PDF" ja avaa se tarkistusta varten.

Jos koko ylittää edelleen 100 kt, palaa alkuperäiseen tiedostoon ja kokeile "Strong compression". Jos kyseessä on tavallinen mustalla tekstillä tehty skannaus, ota lisäksi käyttöön "Make it black and white". Tarkista aina nimet, henkilötunnisteet, päivämäärät, pienet numerot, leimat ja allekirjoitukset ennen lähettämistä.

Älä pakkaa jo pakattua tulosta yhä uudelleen. Kuvapakkaus on usein häviöllistä: tekstin reunat pehmenevät jokaisella kierroksella, mutta tiedostokoko ei välttämättä enää pienene merkittävästi.

Miksi PDF on liian suuri, vaikka siinä on vain yksi sivu?

PDF:n koko ei yleensä riipu tekstin määrästä vaan sivulle upotetuista kuvista. Yksi A4-sivu voi olla useita megatavuja, jos se on skannattu värillisenä suurella tarkkuudella tai kuvattu puhelimella valokuva-tilassa.

Skannatuissa PDF:issä kolme asiaa vaikuttaa eniten:

• Resoluutio: DPI-arvon kasvattaminen lisää pikselimäärää nopeasti. Kun DPI kaksinkertaistuu, pikseleitä voi olla noin nelinkertainen määrä.
• Värit: väriskannaus sisältää enemmän kuvadataa kuin harmaasävyinen sivu.
• Sivun pinta-ala: myös tyhjät marginaalit, taustavarjot ja pöydän reuna kuluttavat tilaa, jos ne ovat mukana kuvassa.

Digitaalisesti luotu PDF toimii eri tavalla. Wordista, tekstinkäsittelyohjelmasta tai verkkolomakkeesta tallennettu PDF sisältää usein valittavaa tekstiä ja vektorigrafiikkaa, jotka vievät vähän tilaa. Tällainen tiedosto voi silti kasvaa suureksi, jos siinä on suuri valokuva, taustakuva, logo, skannattu allekirjoitus tai upotettuja fontteja.

Jos tekstiä voi valita PDF-lukijassa hiirellä, asiakirja on todennäköisesti digitaalisesti luotu. Jos koko sivu käyttäytyy yhtenä kuvana, kyse on yleensä skannauksesta. Tämä ero kertoo, kannattaako ratkaisu etsiä pakkauksesta vai alkuperäisestä asiakirjasta.

Valitsenko vahvan, tasapainoisen vai kevyen pakkauksen?

Aloita aina keskitasolta ja etene vahvempaan pakkaukseen vain tarpeen mukaan. Näin pienet mutta tärkeät yksityiskohdat säilyvät todennäköisemmin luettavina.

"Balanced compression" on useimmissa tilanteissa järkevin aloitus. Valitse "Strong compression" vasta, kun ensimmäinen tulos on yhä liian suuri. Pienen allekirjoituksen, haalean leiman tai tiheän taulukon sisältävässä asiakirjassa kevyt pakkaus voi olla ainoa hyväksyttävä vaihtoehto, vaikka se ei yltäisi 100 kt:n rajaan.

Älä tavoittele kokorajaa hinnalla millä hyvänsä. Vastaanottaja tarvitsee luettavan asiakirjan, ei vain teknisesti hyväksytyn liitteen. Jos tiedosto ei mahdu rajaan ilman, että sisältö kärsii, tarkista portaalin ohje tai pyydä vaihtoehtoista toimitustapaa.

Miten skannattu PDF eroaa digitaalisesti luodusta PDF:stä?

Skannattu PDF on käytännössä kokoelma sivukuvia. Jokainen sivu sisältää valtavan määrän pikseleitä, vaikka näkyvissä olisi vain muutama tekstirivi. Tällöin harmaasävy, resoluutio ja kuvapakkaus vaikuttavat eniten lopulliseen kokoon.

Digitaalisesti luotu PDF voi sisältää oikeaa tekstiä, viivoja ja muotoja. Se voi olla jo valmiiksi tehokkaasti pakattu. Tällaisessa tilanteessa työkalu voi ilmoittaa, että tiedostoa ei voi pienentää enempää ja se on valmis ladattavaksi muuttumattomana. Se on merkki siitä, että ongelma on yleensä alkuperäistiedoston kuvissa, taustagrafiikoissa tai sivumäärässä.

Skannattua todistusta tai lomaketta pakattaessa:

1. Kokeile ensin "Balanced compression".
2. Ota käyttöön "Make it black and white", jos värit eivät välitä olennaista tietoa.
3. Suurenna valmis PDF vähintään normaalikokoiseen katseluun ja tarkista erityisesti haaleat merkinnät.
4. Jos leima tai allekirjoitus ei erotu, käytä kevyempää asetusta tai hanki uusi, puhtaampi skannaus.

Digitaalisessa CV:ssä tehokkain ratkaisu on usein poistaa alkuperäisestä tiedostosta tarpeeton profiilikuva, suuri otsikkokuva tai koristeellinen tausta. Se säilyttää tekstin paremmin kuin erittäin voimakas pakkaus.

Auttaako harmaasävy ja pienempi resoluutio alle 100 kt:n rajaan?

Kyllä, etenkin väriskannauksissa. Harmaasävy poistaa kuvasta väritietoa, joka ei ole tarpeellista mustalla tekstillä tehdyssä asiakirjassa. "Make it black and white" voi siksi tuoda suuren lisäsäästön tavalliseen kirjeeseen, lomakkeeseen tai todistukseen.

Värit kannattaa säilyttää, jos asiakirjassa on värikoodattu kartta tai kaavio, valokuva, virallinen värillinen sinetti, turvaominaisuus tai muu tieto, jonka merkitys riippuu väristä. Älä muokkaa virallista asiakirjaa tavalla, joka peittää korjausmerkinnän, leiman tai vesileiman.

Jos voit skannata asiakirjan uudelleen, käytä käytännössä näitä lähtöarvoja:

Voit tutkia sivuja PDF kuvaksi -työkalulla. Se toimii selaimessasi eikä lataa PDF-tiedostoa palvelimelle. Valitse "Valitse PDF-tiedostot", rajaa tarvittaessa vain ongelmallinen sivu ja valitse "Low" tai "Standard". Painike näyttää valitun muodon, esimerkiksi "Convert pages to JPG". Työkalu tekee jokaisesta sivusta oman JPG-, PNG- tai WebP-kuvan, joten se auttaa vertailemaan sivujen painavuutta ja terävyyttä.

PDF:n muuttaminen kuviksi ei kuitenkaan automaattisesti tee siitä pienempää PDF:ää. Kuvista koottu uusi PDF voi olla jopa alkuperäistä suurempi. Käytä muunnosta arviointiin tai vain silloin, kun vastaanottaja hyväksyy kuvatiedostot.

Onko alle 100 kt realistinen tavoite viranomais- tai työnhakuportaalissa?

Tavoite on realistinen yksisivuiselle, pääosin tekstipohjaiselle digitaaliselle PDF:lle. Se voi onnistua myös yksisivuiselle, selkeästi skannatulle harmaasävyasiakirjalle. Sen sijaan usean sivun väriskannaus, valokuvia sisältävä CV tai yksityiskohtaisia leimoja sisältävä todistus ei useinkaan mahdu alle 100 kt:n ilman, että luettavuus heikkenee.

Pakkaa liitteet erikseen, jos portaali asettaa rajan tiedostolle. Pakkaa PDF voi käsitellä useita tiedostoja kerralla, mutta jokainen pakataan omana tiedostonaan. Älä jätä olennaista sivua pois, muuta sivujärjestystä tai pilko asiakirjaa ilman portaalin nimenomaista lupaa.

Tarkista ennen lähetystä:

1. Kaikki vaaditut sivut ovat mukana ja oikeassa järjestyksessä.
2. Sivut ovat oikein päin, eikä reunasta ole leikkautunut tietoja.
3. Nimet, päivämäärät, viitenumerot ja allekirjoitukset ovat luettavia.
4. Tiedosto on PDF-muodossa ja jää mielellään 90–95 kt:n tasolle.
5. Portaalissa ei ole muita vaatimuksia, kuten sivumäärärajaa, salasanasuojauksen kieltoa tai tiedostonimen merkkirajoituksia.

Pakkaa PDF -työkalu lähettää tiedoston HTTPS-yhteydellä Euroopan unionissa sijaitseville palvelimille. Tiedosto käsitellään muistissa, sitä ei kirjoiteta levylle tai tallenneta, ja se poistetaan, kun tulos ladataan, viimeistään 10 minuutissa. Palvelu ei vaadi tiliä, lisää vesileimaa eikä aseta päivittäisiä rajoja selaintyökaluille. Jos työnantajalla tai viranomaisella on ohje olla käsittelemättä arkaluonteisia asiakirjoja verkkopalveluissa, noudata aina kyseistä ohjetta.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko PDF:n saada alle 100 kt:n ilman laadun heikkenemistä?

Usein kyllä, jos kyseessä on yksisivuinen ja pääosin tekstistä koostuva digitaalisesti luotu PDF. Skannauksessa täysin näkymätön pienennys ei ole aina mahdollinen. Aloita asetuksella "Balanced compression" ja tasolla "good"; poista tarpeettomat kuvat alkuperäisestä ennen vahvempaa pakkausta.

Mikä pakkaustaso sopii työnhakemuksen liitteelle?

Valitse yleensä ensin "Balanced compression", koska se pienentää tiedostoa selvästi ilman, että kuvat tavallisesti kärsivät paljon. Käytä "Strong compression" vain tiukassa kokorajassa ja tarkista erityisen huolellisesti pienet tekstit, työtodistuksen leimat sekä allekirjoitukset.

Pieneneekö skannattu PDF, jos sen muuttaa harmaasävyksi?

Kyllä, erityisesti jos alkuperäinen on väriskannaus. Asetus "Make it black and white" muuttaa sivukuvat harmaiksi ja voi pienentää tiedostoa selvästi, kun taas tekstin värit eivät muutu. Älä käytä sitä, jos värillinen leima, turvaominaisuus tai kaavio on olennainen.

Miksi PDF ei pienene enempää pakkaamalla?

PDF voi olla jo tehokkaasti pakattu, etenkin jos se on digitaalisesti luotu ja sisältää vähän kuvia. Työkalu voi tällöin ilmoittaa, ettei tiedostoa voi pienentää enempää. Ratkaisu on yleensä poistaa alkuperäisestä tarpeeton kuva tai grafiikka, toimittaa vain pyydetyt sivut tai hankkia uusi skannaus pienemmällä resoluutiolla.