Pienennä PDF kokoa: Saat hakemusliitteen alle 200 kt

Kun haluat pienentää PDF kokoa alle 200 KB:n hakemusliitettä varten, avaa PDF Toucanin Pakkaa PDF -työkalu, lataa alkuperäinen tiedosto ja kokeile ensin asetusta Balanced compression. Lataa tulos, tarkista sen todellinen koko ja luettavuus. Jos tiedosto on yhä liian suuri, pakkaa alkuperäinen uudelleen vahvemmilla asetuksilla tai tee lähdeasiakirjasta kevyempi versio.

Miten pienennän PDF:n koon alle 200 kt?

200 kt:n raja on tavallinen esimerkiksi viranomaispalveluissa, työnhakujärjestelmissä ja oppilaitosten hakulomakkeilla. Tavoite on pieni tiedosto, jonka teksti, allekirjoitukset ja muut olennaiset tiedot ovat silti luettavia.

Toimi näin:

1. Avaa PDF Toucanin PDF-pakkaustyökalu.
2. Valitse Valitse PDF-tiedostot. Voit myös vetää PDF-tiedoston sivulle tai liittää kopioidun tiedoston.
3. Voit lisätä useita PDF-tiedostoja, mutta ne pakataan kukin erikseen. Jos hakupalvelu vaatii yhden liitteen, tarkista ensin, että lähetät oikean yksittäisen tiedoston.
4. Valitse kohdasta How small should it get? ensin Balanced compression. Se on suositeltu lähtökohta: tiedosto pienenee tuntuvasti, mutta kuvat pysyvät yleensä terävinä.
5. Valitse kohdasta Image quality esimerkiksi good tavalliselle skannille. Jos asiakirjassa on vain vähän kuvia ja pieni teksti on erityisen tärkeää, kokeile very good -asetusta.
6. Valitse Compress the PDF. Jos tiedostoja on useita, painike on Compress the PDFs.
7. Kun käsittely on valmis, palvelu näyttää koon muutoksen muodossa esimerkiksi 1,8 MB → 185 KB. Valitse Download the compressed PDF.
8. Tarkista ladatun tiedoston koko omalla laitteellasi. Jos koko on yli 200 kt, palaa alkuperäiseen tiedostoon ja pakkaa se uudelleen vahvemmilla asetuksilla.

Älä pakkaa jo pakattua kopiota yhä uudelleen. Jokainen pakkauskierros voi hävittää kuvista yksityiskohtia, mutta seuraava kierros pienentää tiedostoa usein vain vähän. Parempi tapa on käyttää alkuperäistä PDF:ää kerran vahvemmalla asetuksella.

Mikä pakkausasetus kannattaa valita 200 kt:n hakemusliitteelle?

Sopiva asetus riippuu siitä, kuinka paljon tiedoston on pienennyttävä ja sisältääkö se skannattuja sivuja, valokuvia vai pääasiassa tekstipohjaista sisältöä.

Jos asiakirjassa on vain mustaa tekstiä, harmaasävyinen leima tai tavallinen allekirjoitus, ota käyttöön Make it black and white. Asetus muuttaa kuvat harmaasävyiksi, mutta tekstin värit eivät muutu. Älä kuitenkaan käytä sitä esimerkiksi värikoodattuihin kaavioihin, värillisiin viranomaisleimoihin tai asiakirjoihin, joissa väri osoittaa sisällön merkityksen.

Avaa pakattu PDF aina ennen lähettämistä. Tarkista erityisesti henkilötiedot, päivämäärät, viivakoodit, viitenumerot, allekirjoitukset ja pienellä kirjoitettu teksti. Tarkastele sivuja normaalissa 100 prosentin koossa, ei vain pienessä esikatselussa.

Miten varmistan, että tiedosto on oikeasti alle 200 kt?

Työkalun tulosnäkymän koko kertoo hyvän arvion, mutta ratkaiseva tieto on ladatun tiedoston koko omalla laitteellasi. Hakupalvelu voi tulkita kilotavut eri tavalla kuin käyttöjärjestelmä, joten älä tavoittele täsmälleen 200 kt:tä.

1. Windowsissa napsauta ladattua PDF-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet. Tarkista kohta Koko, ei Koko levyllä.
2. Macissa valitse tiedosto Finderissa, avaa Arkisto > Näytä tiedot ja tarkista koko.
3. iPhonella tai iPadilla avaa Tiedostot-appi, pidä tiedostoa painettuna ja valitse Näytä tiedot.
4. Androidilla avaa tiedostonhallinta, valitse PDF ja avaa tiedot tai ominaisuudet laitteen käyttöliittymän mukaisesti.
5. Pyri esimerkiksi 180–190 kt:n kokoon, jos palvelun enimmäiskoko on 200 kt. Näin pyöristykset tai palvelun oma tapa laskea kilotavut eivät todennäköisesti aiheuta hylkäystä.

Säilytä alkuperäinen tiedosto erillään pakatusta versiosta. Nimeä lähetettävä liite selkeästi, esimerkiksi sukunimi_hakemus_190kt.pdf. Näin et vahingossa lähetä väärää versiota tai hävitä laadukkaampaa alkuperäistä.

Mitä teen, jos PDF ei pienene alle 200 kt?

Jos tuloksena näkyy ilmoitus, että tiedostoa ei voitu pienentää enempää ja se on valmis ladattavaksi muuttumattomana, PDF on yleensä jo pakattu tai se sisältää pääasiassa tekstiä ja vektorigrafiikkaa. Pakkaus vaikuttaa eniten suuriin kuviin, ei tavalliseen tekstisisältöön.

Kokeile seuraavia ratkaisuja järjestyksessä:

1. Pakkaa alkuperäinen PDF uudelleen asetuksella Strong compression. Kokeile tarvittaessa myös alempaa Image quality -tasoa.
2. Jos asiakirja sopii harmaasävyiseksi, ota käyttöön Make it black and white ja tarkista tulos tarkasti.
3. Poista lähdeasiakirjasta tyhjät sivut, tarpeettomat kansilehdet, suuret logot, taustakuvat ja liitteet, joita hakija ei pyydä.
4. Jos kyseessä on skanni, skannaa vain pyydetyt sivut uudelleen harmaasävyisenä. Tavalliseen tekstiasiakirjaan ei yleensä tarvita tarpeettoman suurta skannaustarkkuutta.
5. Jos lomake on alun perin Word-, LibreOffice- tai muussa tekstimuodossa, vie se uudelleen PDF:ksi suoraan lähdeohjelmasta. Tekstipohjainen PDF on usein paljon pienempi kuin tulostettu ja takaisin skannattu asiakirja.
6. Jaa aineisto useaan PDF-tiedostoon vain, jos vastaanottaja sallii useita liitteitä. Jos erilliset PDF:t pitää myöhemmin yhdistää, sivustolla on myös merge-työkalu.
7. Tarkista vastaanottajan todellinen vaatimus. Jos ohjeessa lukee esimerkiksi 2 Mt eikä 200 kt, liian voimakas pakkaus heikentää laatua turhaan.

Pitkä värillinen skanni ei välttämättä voi mahtua 200 kt:uun luettavana. Esimerkiksi useiden sivujen valokuva- tai todistusaineisto vaatii usein suuremman liiterajan tai erilliset tiedostot. Älä tee asiakirjasta epäselvää vain tavoitekoon saavuttamiseksi.

Miten teen jo alun perin pienen PDF:n Windowsissa, Macissa ja puhelimella?

Paras pakkaus on usein se, jota ei tarvita. Kun asiakirja tehdään kevyenä jo alussa, myös alle 200 kt:n raja on helpompi saavuttaa.

1. Windowsissa valitse skannaussovelluksesta PDF-muoto ja käytä harmaasävyä, kun värejä ei tarvita. Rajaa sivu reunoihin asti ennen tallennusta.
2. Macissa avaa PDF Esikatselu-ohjelmassa, poista tarpeettomat sivut sivupalkista ja tallenna siistitty versio ennen pakkaamista.
3. iPhonella ja Androidilla käytä skannaussovelluksen asiakirja- tai mustavalkotilaa valokuvatilanteen sijaan. Asiakirjatila suoristaa sivun ja vähentää usein taustan häiriöitä.
4. Älä lisää dokumenttiin täysikokoista kamerakuvaa, jos kuva näkyy sivulla vain pienenä. Pienennä kuva ennen sen lisäämistä asiakirjaan.
5. Vie dokumentti PDF:ksi suoraan tekstinkäsittelyohjelmasta aina kun mahdollista. Tulostaminen, kuvaaminen ja skannaaminen uudelleen kasvattaa tiedostokokoa ja heikentää tekstin terävyyttä.
6. Jos vastaanottaja pyytää nimenomaan kuvatiedostoja PDF:n sijaan, voit käyttää PDF-to-JPG-työkalua. Muunnos JPG:ksi ei kuitenkaan ole yleinen keino tehdä PDF:stä pienempää, ja se voi heikentää tekstiä.

Onko PDF:n pakkaaminen turvallista hakemusasiakirjoille?

PDF Toucanin Pakkaa PDF -työkalu käsittelee tiedostot Euroopan unionissa sijaitsevilla palvelimilla. Tiedosto lähetetään HTTPS-yhteydellä, käsitellään muistissa eikä sitä kirjoiteta levylle tai tallenneta pysyvästi. Tiedosto poistetaan, kun lataat tuloksen, tai viimeistään 10 minuutin kuluttua.

Palvelu on maksuton, ei vaadi käyttäjätiliä eikä lisää vesileimaa. Selainpohjaisissa työkaluissa ei ole päivittäisiä käyttörajoja, ja palvelua rahoitetaan mainoksilla.

Huomioi silti organisaatiosi omat ohjeet. Hakemus voi sisältää passin, palkkatietoja, terveystietoja tai muuta arkaluonteista aineistoa. Jos työnantaja, viranomainen tai oppilaitos ohjeistaa käyttämään tiettyä järjestelmää, noudata sitä. Voit myös kokeilla asetuksia ensin peitetyllä testitiedostolla.

Ennen lähetystä tarkista vielä sivumäärä, sivujen järjestys, luettavuus, tiedoston koko ja se, että liite on oikea versio. Suojaa PDF salasanalla vain, jos vastaanottaja hyväksyy salasanalla suojatut liitteet ja sinulla on sovittu tapa toimittaa salasana.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko pienentää PDF:n koon täsmälleen 200 kt:iin?

Et yleensä voi määrätä täsmällistä tavumäärää, koska lopputulos riippuu kuvista, fonteista ja PDF:n rakenteesta. Valitse pakkausasetus, lataa tulos ja tarkista koko. Tavoittele mieluummin noin 190 kt:tä kuin tasan 200 kt:tä, jotta pyöristys ei ylitä rajaa.

Miksi skannattu yhden sivun PDF on yli 200 kt?

Yksi sivu voi sisältää suuren värikuvan, korkean tarkkuuden, kuvakohinaa tai paljon tyhjää taustaa. Puhelimella otettu valokuva on usein raskas myös silloin, kun se näyttää sivulla pieneltä. Skannaa harmaasävyisenä, rajaa reunat ja kokeile pakkausta.

Heikkeneekö tekstin laatu, kun pienennän PDF:n kokoa?

Tekstipohjaisessa PDF:ssä teksti säilyy usein hyvin, mutta skannatun sivun teksti on käytännössä kuvaa. Strong compression ja erityisesti low-kuvanlaatu voivat sumentaa pientä tekstiä ja käsialaa. Avaa pakattu tiedosto ja tarkista jokainen sivu ennen lähettämistä.

Voinko pakata useita PDF-tiedostoja samalla kertaa?

Kyllä. Voit lisätä useita tiedostoja samalla kertaa, ja jokainen niistä pakataan omana tiedostonaan samoilla valituilla asetuksilla. Tarkista silti jokaisen lopputiedoston koko erikseen, koska kuvien, sivumäärän ja rakenteen vuoksi pakkaustulos vaihtelee.

Mitä tarkoittaa, jos PDF on jo pakattu eikä sen koko pienene?

Ilmoitus tarkoittaa, ettei työkalu saanut tiedostoa pienemmäksi valituilla asetuksilla. PDF voi olla jo optimoitu tai koostua pääasiassa tekstistä ja vektorielementeistä. Ratkaisu on yleensä lähdetiedoston muokkaus, sivujen vähentäminen tai uusi kevyempi skannaus, ei uusi pakkauskierros.