Pienennä PDF kokoa: Lähetä liite ilman laatuongelmia

Kun haluat pienentää PDF kokoa sähköpostia varten, aloita tasapainoisella pakkauksella ja tarkista sitten, että teksti sekä kuvat ovat luettavia normaalilla zoomauksella. Tavoittele Outlookiin noin 18 Mt:n ja Gmailiin noin 23 Mt:n tiedostoa: jos koko ei riitä, jaa PDF osiin tai lähetä käyttöoikeuksin rajattu linkki.

Mikä PDF-liitteen koko mahtuu Gmailiin ja Outlookiin?

Sähköpostin ilmoitettu liiteraja ei ole sama asia kuin PDF-tiedoston turvallinen enimmäiskoko. Liite koodataan lähetystä varten, mikä kasvattaa viestin kokoa. Lisäksi vastaanottajan sähköpostipalvelin voi sallia pienemmän koon kuin oma palvelusi.

Jos vastaanottajan käytössä oleva raja ei ole tiedossa, alle 10 Mt on yleensä varmin tavoite. Älä kuitenkaan pakkaa asiakirjaa yhä uudelleen vain koon vuoksi. Jos pienelläkin tekstillä varustettu skannaus muuttuu epäselväksi, sivuihin jakaminen tai jakolinkki on parempi ratkaisu.

Miten pienennän PDF-kokoa ilman että teksti sumentuu?

PDF:n koko pienenee tavallisesti eniten, kun sen sisältämiä kuvia pakataan uudelleen. Valittava pakkaustaso kannattaa sovittaa asiakirjan sisältöön eikä vain tavoiteltuun megatavumäärään.

Tarkista valmis PDF ennen lähetystä aina käytännössä:

1. Avaa pakattu tiedosto tietokoneella tai puhelimella.
2. Suurenna sivua vähintään 100 prosenttiin.
3. Katso erityisesti pienet tekstit, taulukot, leimat, allekirjoitukset ja numerot.
4. Vertaile tarvittaessa yhtä vaikeasti luettavaa sivua alkuperäiseen.
5. Jos laatu ei riitä, palaa kevyeen pakkaukseen tai jaa tiedosto osiin vahvan pakkauksen sijaan.

Jos PDF sisältää lähinnä valittavaa tekstiä, lomakekenttiä tai vektorigrafiikkaa, se ei välttämättä pienene paljon. Tällaisessa tiedostossa ei ole suuria kuvia, joista kokoa voisi säästää. Myös valmiiksi optimoitu PDF voi jäädä lähes ennalleen.

Miten pakkaan PDF:n PDF Toucanilla?

Pakkaa PDF toimii selaimessa ilman tiliä. Voit käsitellä useita PDF-tiedostoja samalla kertaa, mutta jokainen niistä pakataan omana tiedostonaan.

1. Avaa Pakkaa PDF -työkalu ja valitse "Valitse PDF-tiedostot".
2. Valitse yksi tai useampi PDF. Voit myös pudottaa tiedoston sivulle tai liittää sen.
3. Valitse pakkaustaso. Aloita yleensä tasapainoisella pakkauksella.
4. Säädä tarvittaessa kuvan laatua. Jos asiakirjassa on pieniä skannattuja merkintöjä tai yksityiskohtaisia kuvia, vältä liian matalaa laatua.
5. Ota mustavalkoinen lisäasetus käyttöön vain, jos harmaiksi muuttuvat kuvat sopivat käyttötarkoitukseen.
6. Paina "Compress the PDF". Jos käsittelet useita tiedostoja, painike on "Compress the PDFs".
7. Lataa tiedosto painamalla "Download the compressed PDF" ja tarkista lopputulos ennen liittämistä sähköpostiin.

Työkalu näyttää, kuinka paljon koko muuttui. Jos näet ilmoituksen "Already compressed" tai tiedoston kerrotaan olevan valmis ladattavaksi muuttumattomana, PDF:stä ei todennäköisesti saa enää merkittävää säästöä ilman laatutappiota.

PDF Toucan on maksuton, ei vaadi käyttäjätiliä, ei lisää vesileimaa eikä rajoita selaintyökalujen päivittäistä käyttöä. Pakkaustyökalu lähettää tiedoston HTTPS-yhteydellä Euroopan unionissa sijaitseville palvelimille. Tiedosto käsitellään muistissa, sitä ei kirjoiteta levylle eikä tallenneta, ja se poistetaan heti tuloksen lataamisen jälkeen, viimeistään 10 minuutin kuluttua.

Milloin PDF kannattaa jakaa osiin pakkaamisen sijaan?

Jakaminen on paras vaihtoehto, kun kuvanlaatu tai pienen tekstin luettavuus on säilytettävä ennallaan. Se erottaa sivut tai sivualueet omiksi PDF-tiedostoikseen eikä pyri pienentämään niiden kuvadataa.

Jaa dokumentti esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja tarvitsee vain yhden luvun, liitteen tai tietyn sivualueen. Pitkä skannattu raportti voidaan myös lähettää useampana selvästi nimettynä osana.

1. Avaa Jaa PDF ja valitse "Valitse PDF-tiedosto". Työkalu tarvitsee vähintään kaksisivuisen PDF:n.
2. Valitse sivualueisiin perustuva jakotapa, jos haluat osat esimerkiksi sivuille 1–3, 4–8 ja 9–viimeinen.
3. Käytä kiinteitä sivualueita, kun haluat yhtä pitkät osat, esimerkiksi 10 sivua kuhunkin tiedostoon.
4. Valitse sivujen erottelu, jos jokaisesta sivusta pitää tulla oma PDF, tai poimi vain valitut sivut.
5. Tarkista värilliset alueet esikatselusta. Ne kertovat, mihin tiedostoon kukin sivu päätyy. Ilman värialuetta jäävät sivut jätetään pois.
6. Paina "Jaa PDF".
7. Nimeä osat ymmärrettävästi, esimerkiksi raportti-osa-1-3.pdf ja raportti-osa-2-3.pdf.

Jos syntyy useita tiedostoja, ne latautuvat yhtenä ZIP-tiedostona. Vastaanottajan on tällöin purettava ZIP ennen PDF-tiedostojen avaamista. Muista myös, että saman sähköpostin kaikkien liitteiden yhteiskoko lasketaan mukaan liiterajaan. Lähetä tarvittaessa osat eri viesteissä.

Jaa PDF käsittelee tiedoston kokonaan selaimessasi, joten PDF:ää ei ladata palvelimelle. Voit myös yhdistää menetelmiä: jaa suuri asiakirja ensin loogisiin osiin ja pakkaa vain ne osat, jotka ovat edelleen liian suuria.

Kannattaako suuri PDF lähettää linkkinä liitteen sijaan?

Jakolinkki on usein selkein ratkaisu, jos PDF jää pakkauksen jälkeenkin liian suureksi tai sama asiakirja pitää toimittaa monelle henkilölle. Se sopii erityisesti tulostuslaatuisille kuville, piirustuksille ja aineistoille, joita ei saa heikentää.

Toimi näin:

1. Tallenna alkuperäinen PDF organisaatiosi hyväksymään pilvipalveluun.
2. Valitse käyttöoikeus huolellisesti: vain katselu, lataus sallittu tai muokkaus tarvittaessa.
3. Varmista, että ulkopuolinen vastaanottaja pääsee linkkiin ilman organisaatiotiliä, jos tämä on tarpeen.
4. Aseta vanhenemispäivä, jos palvelu tukee sitä ja aineisto on määräaikainen.
5. Kirjoita viestiin tiedoston nimi, sivumäärä, koko sekä mahdollinen linkin viimeinen voimassaolopäivä.

Älä käytä avointa linkkiä arkaluonteiseen asiakirjaan. Käytä sen sijaan nimetyille henkilöille rajattua jakoa, salasanaa tai organisaatiosi hyväksymää suojattua tiedostopalvelua. Noudata aina työpaikan tai oppilaitoksen tiedostonjakokäytäntöä.

Miten pienennän PDF:n Windowsissa, Macissa ja puhelimella?

Selainpohjainen pakkaus toimii Windowsissa, Macissa, iPhonessa, iPadissa ja Android-puhelimessa ilman erillistä sovellusta.

1. Avaa selain ja siirry Pakkaa PDF -työkaluun.
2. Valitse tiedosto Windowsin Resurssienhallinnasta, Macin Finderista, iPhonen tai iPadin Tiedostot-sovelluksesta tai Androidin Lataukset-kansiosta.
3. Pakkaa PDF tasapainoisella tai kevyellä asetuksella.
4. Avaa ladattu tiedosto ja tarkista tärkeä sivu ennen sähköpostin kirjoittamista.
5. Liitä juuri ladattu pakattu versio sähköpostiin, älä alkuperäistä samannimistä tiedostoa.

Macissa Esikatselu voi tarjota PDF:n vientiin Quartz-suodattimen, joka pienentää kokoa. Voimakas pienennys voi kuitenkin pehmentää kuvia paljon, joten säilytä alkuperäinen tiedosto ja tarkista lopputulos aina. Puhelimella skannattavia asiakirjoja varten kannattaa valita jo skannausvaiheessa tarpeeseen sopiva tarkkuus: tarpeettoman suuri resoluutio kasvattaa PDF:ää nopeasti.

Gmailin ja Outlookin verkkoversioissa liitä tiedosto vasta, kun sen lataus on valmistunut. Jos palvelu ehdottaa liian suurelle tiedostolle pilvilinkkiä, tarkista linkin käyttöoikeudet ennen lähettämistä. Gmailin nykyiset liiteohjeet löytyvät Googlen tukisivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon PDF-tiedostoa pitää pienentää, jotta se mahtuu Gmailiin?

Gmailin ilmoitettu liiteraja on 25 Mt, mutta käytännössä PDF kannattaa saada noin 23 Mt:uun tai alle. Liitteen siirtokoodaus kasvattaa sähköpostiviestin kokoa, joten aivan rajalla oleva tiedosto voi epäonnistua. Jos koko ei riitä, käytä jakolinkkiä.

Heikkeneekö PDF:n laatu aina, kun tiedoston kokoa pienennetään?

Ei välttämättä näkyvästi. Kevyt ja tasapainoinen pakkaus voivat pienentää erityisesti skannattuja kuvia säilyttäen normaalin luettavuuden. Vahva pakkaus heikentää kuvia selvästi. Tekstipainotteinen tai jo optimoitu PDF voi puolestaan pienentyä vain vähän ilman varsinaista laatuongelmaa.

Voinko jakaa PDF:n useaan tiedostoon ilman, että sivujen laatu muuttuu?

Kyllä. Sivuihin tai sivualueisiin jakaminen erottaa alkuperäiset sivut omiksi PDF-tiedostoikseen eikä tavallisesti pakkaa kuvia uudelleen. Tämä on hyvä tapa säilyttää tarkat piirustukset, pienet tekstit ja skannatut allekirjoitukset, kun yksittäinen liite on liian suuri.

Miksi 20 Mt:n PDF ei joskus lähde Outlookista liitteenä?

Outlook.comin raja on 20 Mt, mutta sähköpostin liitekoodaus voi kasvattaa viestin rajan yli. Lisäksi työ- ja koulutilien palvelinrajoitukset voivat olla pienempiä, ja myös vastaanottajan palvelin voi hylätä viestin. Tavoittele noin 18 Mt:n PDF:ää tai pienempää.

Onko PDF Toucanin Pakkaa PDF turvallinen arkaluonteisille tiedostoille?

Pakkaustyökalu siirtää tiedoston HTTPS:llä EU:ssa sijaitseville palvelimille, käsittelee sen muistissa eikä kirjoita sitä levylle tai tallenna sitä. Tiedosto poistetaan latauksen jälkeen viimeistään 10 minuutissa. Erityisen arkaluonteisissa asiakirjoissa arvioi silti aina oman organisaatiosi ohjeet.