पीडीएफ तो वर्ड: फॉर्मेटिंग बचाते हुए बदलने का तरीका

पीडीएफ तो वर्ड बदलते समय साधारण, टेक्स्ट-आधारित PDF में फॉर्मेटिंग काफी हद तक बच सकती है, लेकिन फॉन्ट, टेबल और जटिल लेआउट में बदलाव संभव हैं। स्कैन की हुई PDF के लिए पहले OCR करें, फिर बनी DOCX को मूल PDF के साथ रखकर जाँचें और आवश्यक सुधार करें।

PDF से Word में लेआउट क्यों बदल जाता है?

PDF और Word की बनावट अलग होती है। PDF किसी पेज के अक्षर, लाइन, चित्र और बॉर्डर को निश्चित जगह पर दिखाता है। दूसरी ओर, Word सामग्री को पैराग्राफ, स्टाइल, टेबल, मार्जिन और चित्रों के रूप में रखता है और दस्तावेज़ खुलने पर उपलब्ध फॉन्ट तथा पेज सेटिंग के अनुसार उसे फिर से व्यवस्थित करता है।

इसलिए कन्वर्ज़न में Word को PDF के स्थिर दृश्य से संपादन योग्य संरचना दोबारा बनानी पड़ती है। यह अक्सर अच्छा काम करता है, पर बिल्कुल एक-जैसा परिणाम हर फाइल में संभव नहीं है। आम कारण ये हैं:

• फॉन्ट बदलना: PDF में प्रयुक्त फॉन्ट कंप्यूटर में उपलब्ध न होने पर Word वैकल्पिक फॉन्ट लगा सकता है। अक्षरों की चौड़ाई बदलने से लाइन ब्रेक और पेज ब्रेक खिसकते हैं।
• कॉलम और टेक्स्ट बॉक्स: बहु-कॉलम पेज, फ्लोटिंग टेक्स्ट बॉक्स, कैप्शन और एक-दूसरे पर रखे डिज़ाइन तत्व अलग ऑब्जेक्ट में बदल सकते हैं।
• टेबल की जटिलता: मर्ज किए सेल, बिना बॉर्डर वाले कॉलम, असमान रो ऊँचाई और पेज पर फैली टेबल को अक्सर हाथ से सुधारना पड़ता है।
• चित्रों की स्थिति: PDF में चित्र एक निश्चित स्थान पर हो सकता है, जबकि Word में वह टेक्स्ट के साथ या स्वतंत्र ऑब्जेक्ट के रूप में आ सकता है।
• मार्जिन और पेज आकार: छोटा-सा अंतर भी अंतिम पंक्ति को अगले पेज पर भेज सकता है और आगे के पेजों में बदलाव बढ़ते जाते हैं।

एक कॉलम वाले डिजिटल पत्र, रिपोर्ट, अनुबंध या पाठ्य सामग्री का परिणाम सामान्यतः बेहतर होता है। मैगज़ीन-जैसा डिज़ाइन, रंगीन बैकग्राउंड, फॉर्म और चित्रों के ऊपर रखा टेक्स्ट अधिक समीक्षा मांगता है।

PDF Toucan से PDF को Word में कैसे बदलें?

यदि PDF में शब्दों को माउस या उंगली से अलग-अलग चुनकर कॉपी किया जा सकता है, तो उसमें वास्तविक टेक्स्ट मौजूद है और उसे सीधे DOCX में बदलना उचित है। PDF Toucan के इस टूल में एक से अधिक PDF भी जोड़ी जा सकती हैं।

1. PDF से Word टूल खोलें।
2. “PDF फ़ाइलें चुनें” दबाकर PDF चुनें। आप फाइल को पेज पर कहीं भी ड्रॉप या पेस्ट भी कर सकते हैं।
3. जरूरत हो तो अन्य PDF फाइलें भी जोड़ें।
4. “Word में बदलें” दबाएँ।
5. प्रक्रिया पूरी होने पर Word दस्तावेज़ डाउनलोड करें।
6. DOCX को Microsoft Word या किसी संगत एडिटर में खोलें। संपादन शुरू करने से पहले मूल PDF और DOCX को साथ-साथ देखकर तुलना करें।

यह ब्राउज़र टूल मुफ़्त है; इसमें अकाउंट, वॉटरमार्क या रोज़ की सीमा नहीं है। विज्ञापन साइट को चलाने में सहायता करते हैं। फाइल HTTPS के जरिए यूरोपीय संघ के सर्वर पर भेजी जाती है, मेमोरी में प्रोसेस होती है और डिस्क पर स्टोर नहीं की जाती। परिणाम डाउनलोड होते ही फाइल हटा दी जाती है, और अधिकतम 10 मिनट के भीतर हटा दी जाती है।

मोबाइल पर डाउनलोड की DOCX को Word ऐप में खोलकर पढ़ना और छोटे सुधार करना सुविधाजनक है। लेकिन बड़ी टेबल, हेडर-फुटर या जटिल पेज ब्रेक ठीक करने के लिए डेस्कटॉप Word अधिक उपयोगी रहता है।

स्कैन की हुई PDF को पहले OCR क्यों चाहिए?

स्कैन की PDF प्रायः कागज़ के पेज की तस्वीर होती है। इसकी जाँच के लिए PDF खोलें और किसी वाक्य को चुनने की कोशिश करें। यदि शब्द अलग-अलग नहीं चुनते, या पूरे पेज पर केवल एक चयन बॉक्स दिखाई देता है, तो फाइल संभवतः स्कैन है।

PDF से Word टूल स्कैन किए पेजों को टेक्स्ट में नहीं बदलता; वे Word दस्तावेज़ में तस्वीरों के रूप में जोड़े जाते हैं। यानी पेज दिखेगा, लेकिन आप पैराग्राफ के अंदर क्लिक करके शब्द संपादित नहीं कर पाएँगे। ऐसे मामले में पहले OCR करना जरूरी है।

1. OCR PDF टूल खोलें।
2. “PDF फ़ाइलें चुनें” दबाएँ, या फाइल को पेज पर ड्रॉप अथवा पेस्ट करें।
3. दस्तावेज़ में वास्तव में इस्तेमाल की गई भाषा या भाषाएँ चुनें। कम-से-कम एक भाषा चुनना जरूरी है।
4. पेज चयन में सामान्यतः उन पेजों को स्कैन करने का विकल्प रखें जिनमें पहले से टेक्स्ट नहीं है। यह अनुशंसित विकल्प है, क्योंकि जिन पेजों में चुनने योग्य टेक्स्ट है वे बिना बदलाव रहते हैं।
5. टेढ़े स्कैन के लिए पेज सीधा करने का विकल्प और उल्टे या साइडवेज़ पेज के लिए स्वचालित ओरिएंटेशन सुधार उपयोगी है।
6. “टेक्स्ट पहचानें” दबाएँ। बहुत पेज वाली फाइल में कुछ मिनट लग सकते हैं।
7. खोजने और कॉपी करने योग्य PDF डाउनलोड करें, फिर उसे PDF से Word टूल में बदलें।

यदि पहले OCR किया गया टेक्स्ट खराब है, तो मौजूदा टेक्स्ट को फिर से पहचानने वाला विकल्प इस्तेमाल किया जा सकता है। यह पुराना गलत टेक्स्ट हटाकर पेजों को फिर पढ़ता है। हर पेज को तस्वीर मानकर पहचानने वाला विकल्प अंतिम उपाय होना चाहिए, क्योंकि इससे मौजूद चुनने योग्य टेक्स्ट और लिंक खो जाते हैं।

हिंदी और अंग्रेज़ी मिश्रित फाइल में दोनों भाषाएँ चुनी जा सकती हैं। एक रन में अधिकतम पाँच भाषाएँ जोड़ी जा सकती हैं, लेकिन अतिरिक्त भाषाएँ OCR को धीमा करती हैं। OCR खोजने और कॉपी करने योग्य टेक्स्ट देता है; यह Word में मूल जैसा संपादनयोग्य लेआउट मिलने की गारंटी नहीं देता।

टेबल, फॉन्ट और पेज ब्रेक की जाँच कैसे करें?

DOCX को अंतिम फाइल न मानें। उसे संपादन की कार्यशील कॉपी मानें और मूल PDF को संदर्भ के लिए सुरक्षित रखें। सुधार का सही क्रम पहले संरचना और बाद में सजावट का है।

1. पेज सेटअप मिलाएँ। पेज आकार, ओरिएंटेशन और मार्जिन जाँचें। इन्हें पहले ठीक करने से कई लाइन और पेज ब्रेक अपने-आप सही हो सकते हैं।
2. फॉन्ट जाँचें। शीर्षक और मुख्य टेक्स्ट के लिए उपलब्ध समान फॉन्ट चुनें। इसके बाद लाइन रैप, हेडिंग की स्थिति और कुल पेज संख्या फिर से देखें।
3. टेबल मिलाएँ। कॉलमों की संख्या, मर्ज किए सेल, बॉर्डर, रो की ऊँचाई और नंबरों का संरेखण देखें। रकम, तारीख, रोल नंबर और संदर्भ संख्या मूल PDF से अवश्य मिलाएँ।
4. हेडर-फुटर देखें। पेज नंबर या हेडर कभी सामान्य टेक्स्ट बॉक्स के रूप में आ सकते हैं। जरूरत हो तो Word के Header और Footer विकल्पों से उन्हें दोबारा बनाएँ।
5. सूची और दृश्य तत्व देखें। बुलेट, नंबरिंग, लोगो, हस्ताक्षर, मुहर, चार्ट और कैप्शन को अलग से जाँचें। कुछ वस्तुओं को तस्वीर के रूप में रखना अधिक सही हो सकता है।
6. अंतिम प्रति बनाएँ। सुधार के बाद DOCX की एक कॉपी रखें। जरूरत होने पर उसी Word फाइल को PDF बनाने के लिए word-to-PDF टूल इस्तेमाल करें।

कब बिल्कुल समान Word फाइल की उम्मीद नहीं करनी चाहिए?

कुछ दस्तावेज़ लगभग बिना बदलाव के बदल जाते हैं, जबकि कुछ में मैन्युअल काम सामान्य है। कन्वर्ज़न शुरू करने से पहले अपेक्षा तय करने के लिए यह तुलना उपयोगी है।

धुंधले, छाया वाले, कम-रिज़ॉल्यूशन या तिरछे स्कैन में OCR मात्राएँ, विराम-चिह्न और अंक गलत पढ़ सकता है। विशेष रूप से नाम, रकम, तारीख, कानूनी जानकारी और सूत्र जाँचें। पासवर्ड-सुरक्षित या संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए अपने संगठन की नीति भी देखें। OCR चलाने पर डिजिटल हस्ताक्षर मान्य नहीं रहता, क्योंकि PDF की सामग्री बदलती है। मूल हस्ताक्षरित फाइल अलग सुरक्षित रखें।

बेहतर PDF से Word परिणाम के लिए क्या तैयारी करें?

कन्वर्ज़न की गुणवत्ता प्रायः मूल PDF की गुणवत्ता से तय होती है। शुरू करने से पहले ये कदम अपनाएँ:

1. जहाँ संभव हो, मूल डिजिटल PDF इस्तेमाल करें। प्रिंट निकालकर दोबारा स्कैन की गई कॉपी से बचें।
2. स्कैन करना हो तो पेज सीधा रखें, पर्याप्त रोशनी रखें और किनारों को कटने न दें। उंगलियाँ, छाया और धुंध OCR की सटीकता घटाते हैं।
3. पूरी बड़ी फाइल पर समय लगाने से पहले एक या दो प्रतिनिधि पेज जाँचें, खासकर टेबल, फॉर्म या हिंदी-अंग्रेज़ी मिश्रित टेक्स्ट वाला पेज।
4. मूल PDF को सुरक्षित और अपरिवर्तित रखें। Word संस्करण को केवल संपादन की प्रति मानें।
5. फाइल भेजने से पहले हर महत्वपूर्ण पेज को दृश्य रूप से देखें और टेक्स्ट खोजकर भी जाँचें।

क्या पीडीएफ तो वर्ड करने पर हर PDF की फॉर्मेटिंग बिल्कुल वैसी ही रहेगी?

नहीं। PDF का लेआउट निश्चित होता है, जबकि Word सामग्री को संपादन योग्य पैराग्राफ, टेबल और चित्रों के रूप में फिर बनाता है। साधारण डिजिटल PDF में परिणाम बेहतर रहता है, लेकिन फॉन्ट, कॉलम, पेज ब्रेक और फ्लोटिंग चित्र बदल सकते हैं।

क्या स्कैन की हुई PDF सीधे संपादनयोग्य Word टेक्स्ट बन जाएगी?

नहीं। सीधे बदलने पर स्कैन किए पेज तस्वीरों के रूप में जोड़े जाते हैं, टेक्स्ट के रूप में नहीं। पहले OCR चलाकर PDF को खोजने और कॉपी करने योग्य बनाएँ, फिर उसे Word में बदलें। OCR की गलतियों और लेआउट की समीक्षा फिर भी आवश्यक है।

OCR करते समय हिंदी और अंग्रेज़ी दोनों भाषाएँ चुन सकते हैं?

हाँ। हिंदी और अंग्रेज़ी मिश्रित दस्तावेज़ में दोनों भाषाएँ चुनें। केवल वे भाषाएँ चुनना बेहतर है जो वास्तव में दस्तावेज़ में हैं, क्योंकि अतिरिक्त भाषाएँ प्रक्रिया धीमी करती हैं। एक बार में अधिकतम पाँच भाषाएँ जोड़ी जा सकती हैं।

PDF से Word बदलने के बाद टेबल बिगड़ जाए तो क्या करें?

पहले मूल PDF से कॉलम, मर्ज किए सेल, बॉर्डर और महत्वपूर्ण संख्याएँ मिलाएँ। Word में कॉलम चौड़ाई, रो ऊँचाई और बॉर्डर ठीक करें। यदि अनेक सेल गलत हों, तो टेबल को Word में नए सिरे से बनाना पुराने रूपांतरण को सुधारने से तेज़ हो सकता है।