Yhdistä PDF tiedostot: Näin teet sen Windows 11:ssä

Jos haluat yhdistää PDF tiedostot Windows 11:ssä, käyttöjärjestelmässä ei ole tähän omaa yhdistämistoimintoa. Helpoin tapa on avata selaimessa Yhdistä PDF:t -työkalu, lisätä tiedostot, vetää ne oikeaan järjestykseen ja ladata yksi valmis PDF. Menetelmä sopii myös silloin, kun samaan asiakirjaan pitää lisätä PDF-liitteitä ja skannattuja kuvia.

Voiko Windows 11:ssä yhdistää PDF-tiedostot ilman ohjelmaa?

Windows 11 sisältää PDF-katselun Microsoft Edgessä sekä virtuaalitulostimen nimeltä Microsoft Print to PDF. Ne voivat antaa vaikutelman, että useita PDF-tiedostoja voisi koota yhdeksi asiakirjaksi suoraan Windowsissa. Varsinaista PDF-yhdistämistä niissä ei kuitenkaan ole.

Microsoft Print to PDF luo uuden PDF-tiedoston yhdestä tulostustyöstä. Se ei lisää toista valmista PDF:ää ensimmäisen perään, eikä siinä ole vaihtoehtoa olemassa olevan PDF:n jatkamiselle. Myöskään Resurssienhallinnassa ei ole PDF-tiedostoille Yhdistä-komentoa.

Tämä tarkoittaa käytännössä seuraavaa:

• Voit avata yhden PDF:n Edgessä, lukea sen, tehdä merkintöjä ja tulostaa sen PDF:ksi.
• Voit muuntaa esimerkiksi Word-asiakirjan, verkkosivun tai kuvan PDF-muotoon Microsoft Print to PDF -tulostimella.
• Et voi luotettavasti valita useita valmiita PDF:iä ja saada niistä yhtä asiakirjaa Windowsin omalla toiminnolla.

Kun yhdistät sopimuksen, liitteet, todistukset ja kuitit yhdeksi lähetettäväksi tiedostoksi, käytä erillistä PDF-yhdistämistyökalua. Selainpohjainen ratkaisu on käytännöllinen erityisesti työasemalla, johon et voi tai halua asentaa ohjelmia.

Miten yhdistän PDF-tiedostot selaimessa Windows 11:ssä?

PDF Toucanin yhdistämistyökalu toimii nykyaikaisessa selaimessa, kuten Edgessä, Chromessa tai Firefoxissa. Työkalu käsittelee tiedostot paikallisesti selaimessasi, joten niitä ei lähetetä palvelimelle. Tiliä ei tarvita, työkalu ei lisää vesileimaa eikä selaintyökaluissa ole päivittäisiä käyttörajoja.

Yhdistäminen tehdään näin:

1. Avaa selaimessa PDF-tiedostojen yhdistäminen.
2. Valitse Valitse PDF:t tai kuvat ja valitse vähintään kaksi tiedostoa tietokoneeltasi.
3. Vaihtoehtoisesti vedä tiedostot Resurssienhallinnasta suoraan sivulle. Voit myös liittää tiedostoja leikepöydältä.
4. Tarkista sivulla näkyvien tiedostokorttien järjestys. Vedä kortteja vasemmalle tai oikealle, kunnes järjestys vastaa valmista asiakirjaa.
5. Valitse sivujen lisäystapa ja tarvittaessa muut yhdistämisasetukset.
6. Paina Yhdistä PDF:t.
7. Kun yhdistäminen on valmis, valitse yhdistetyn PDF:n lataus ja tallenna tiedosto haluamaasi kansioon.

Työkalu pyytää lisäämään vähintään kaksi tiedostoa. Yksi tiedosto ei vielä muodosta yhdistämistä. Käsittelynopeus riippuu etenkin tiedostojen koosta, sivumäärästä ja tietokoneesi käytettävissä olevasta muistista, koska työ tehdään omalla laitteellasi.

Miten PDF:t ja kuvat järjestetään oikeaan järjestykseen?

Tiedostojen järjestys kannattaa päättää ennen yhdistämistä. Kortit yhdistetään vasemmalta oikealle siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät työkalussa. Jos ensimmäisenä näkyy saatekirje, toisena ansioluettelo ja kolmantena todistus, lopullinen PDF alkaa saatteella ja päättyy todistukseen.

Vedä tiedostokortit haluamaasi järjestykseen ennen kuin painat Yhdistä PDF:t. Tarkista erityisesti samannimiset tai lähes samannimiset skannaukset. Käytännöllinen tapa on nimetä lähdetiedostot etukäteen esimerkiksi muotoon 01-saate, 02-liite ja 03-todistukset.

Valitse lisäksi tapa, jolla sivuja lisätään:

Tiedosto kerrallaan, järjestyksessä lisää jokaisen PDF:n tai kuvan kokonaan edellisen jälkeen. Tämä on tavallisin valinta, kun lähdetiedostot ovat jo valmiita asiakirjoja.

Sivu kerrallaan, vuorotellen lomittaa kahden tiedoston sivut. Se on hyödyllinen, jos skanneri on tallentanut kaikkien arkkien etupuolet tiedostoon A ja takapuolet tiedostoon B. Tarkista silloin, että molempien tiedostojen sivut etenevät samaan suuntaan. Jos takasivut ovat käänteisessä järjestyksessä, ne on järjestettävä ensin oikein esimerkiksi organize-työkalulla.

Samaan lopputulokseen voi lisätä PDF:iä ja kuvatiedostoja. Tarkista kuvaskannausten suunta ennen yhdistämistä, sillä vino tai ylösalaisin oleva kuvasivu näkyy sellaisena myös valmiissa PDF:ssä.

Milloin Tulosta PDF:ksi -kiertotapa toimii?

Microsoft Print to PDF on hyödyllinen silloin, kun sisältö ei ole vielä valmiina useana PDF-tiedostona. Voit esimerkiksi koota kuvia, tekstiä ja taulukoita yhteen Word-asiakirjaan sekä luoda siitä yhden PDF:n tulostamalla asiakirjan kerran.

Toimi näin, kun sisältö on yhdessä sovelluksessa:

1. Avaa asiakirja sovelluksessa, jossa sisältö on koottuna oikeaan järjestykseen.
2. Valitse sovelluksen Tulosta-toiminto.
3. Valitse tulostimeksi Microsoft Print to PDF.
4. Tarkista sivualue, suunta ja muut tulostusasetukset.
5. Valitse tulostus ja anna uudelle PDF-tiedostolle nimi sekä tallennussijainti.

Kiertotapa ei ole hyvä tapa yhdistää valmiita PDF-liitteitä. Tulostaminen muodostaa sivuista uuden esityksen, jolloin alkuperäisen PDF:n ominaisuuksia voi kadota tai muuttua. Linkit, kirjanmerkit, lomakekentät, tekstin valittavuus ja sivujen laatu eivät välttämättä säily ennallaan.

Älä käytä tulostuskiertotapaa, jos asiakirjan rakenne täytyy säilyttää mahdollisimman muuttumattomana tai jos käsittelet salattua PDF:ää. Yhdistämistyökalu on tällöin yleensä tarkoituksenmukaisempi.

Mitä teen suurille skannatuille PDF-tiedostoille?

Korkearesoluutioiset skannaukset voivat olla suuria, vaikka sivuja olisi vähän. Koska PDF Toucan käsittelee tiedostot selaimessa paikallisesti, suuret erät käyttävät tietokoneen muistia. Tämä on hyvä huomioida etenkin kannettavalla tietokoneella, jossa on paljon muitakin sovelluksia auki.

Hallitse suurta yhdistämistä näin:

1. Sulje tarpeettomat selaimen välilehdet, ohjelmat ja taustalla toimivat raskaat sovellukset.
2. Tee ensin pieni testiyhdistäminen, jos skannauksia on paljon tai niiden järjestys on epäselvä.
3. Tarkista testituloksesta alku, muutama keskivaiheen kohta ja viimeiset sivut.
4. Yhdistä vasta sitten kaikki tarvittavat asiakirjat lopulliseen tiedostoon.
5. Tarkista lopputiedoston sivumäärä ennen lähettämistä tai arkistointia.

Älä lisää tiedostoon tarpeettomia sivuja vain varmuuden vuoksi. Jos yhdessä skannatussa PDF:ssä on tyhjiä, väärinpäin olevia tai ylimääräisiä sivuja, korjaa se ensin organize-työkalulla. Jos pitkä asiakirja pitää toimittaa useassa osassa, voit jakaa sen split-työkalulla ennen muuta käsittelyä.

Jos valmis PDF on liian suuri sähköpostiliitteeksi tai asiointipalvelun liitteeksi, pakkaa se vasta yhdistämisen jälkeen compress-työkalulla. Pakkauksen jälkeen avaa tiedosto ja varmista, että pienikokoinen teksti, leimat ja allekirjoitukset ovat edelleen luettavia.

Miten teen yhdistetystä PDF:stä helpommin luettavan ja tulostettavan?

Yhdistetty PDF voi sisältää kymmeniä tai satoja sivuja. Pienillä asetuksilla siitä saa helpommin selattavan vastaanottajalle ja käytännöllisemmän tulostaa.

Ota käyttöön kirjanmerkki jokaiselle tiedostolle, kun yhdistät erillisiä liitteitä. Tällöin lähdetiedostojen nimet näkyvät PDF-lukijassa sisällysluettelona tai kirjanmerkkeinä. Vastaanottaja voi siirtyä esimerkiksi suoraan kohtaan “Todistukset” tai “Kuitit” selaamatta koko asiakirjaa.

Nimeä tiedostot ennen yhdistämistä ymmärrettävästi, koska niiden nimet näkyvät kirjanmerkeissä. Nimi scan0007.pdf ei auta lukijaa yhtä paljon kuin 05-koulutustodistus.pdf.

Jos asiakirja tulostetaan kaksipuolisena, valitse valmistelu kaksipuoliseen tulostukseen. Työkalu lisää tyhjän sivun niiden tiedostojen jälkeen, joissa on pariton sivumäärä. Näin seuraava liite alkaa uudelta paperiarkilta kaksipuoleisessa tulostuksessa.

Tyhjän sivun lisäystä ei voi käyttää, kun sivut lisätään vuorotellen. Tämä on loogista, koska vuorottelutilassa kaksi lähdetiedostoa muodostaa yhden sivujatkumon.

Kun yhdistäminen on valmis, voit jatkaa asiakirjan viimeistelyä:

• Lisää juoksevat sivunumerot page-numbers-työkalulla.
• Pakkaa liian suuri tiedosto compress-työkalulla.
• Järjestä, kierrä tai poista sivuja organize-työkalulla.
• Jaa pitkä PDF osiin split-työkalulla.
• Lisää salasanasuojaus protect-työkalulla, jos vastaanottotapa ja tilanne sitä edellyttävät.

Usein kysytyt kysymykset

Onko PDF-tiedostojen yhdistäminen Windows 11:ssä ilmaista?

Kyllä. Windowsin oma toiminto ei yhdistä valmiita PDF-tiedostoja, mutta selainpohjaisella PDF Toucanin työkalulla yhdistäminen on maksutonta. Tiliä ei tarvita, vesileimaa ei lisätä eikä selaintyökaluissa ole päivittäisiä käyttörajoja. Sivuston toimintaa rahoitetaan mainoksilla.

Voinko yhdistää JPG-kuvia ja PDF-tiedostoja samaan PDF:ään?

Kyllä. Valitse Valitse PDF:t tai kuvat ja lisää samaan käsittelyyn PDF-tiedostot sekä kuvat. Järjestä niiden kortit haluamaasi lukujärjestykseen ja yhdistä ne. Kukin kuva tulee lopulliseen asiakirjaan PDF-sivuna siinä kohdassa, johon sijoitit sen.

Miksi Microsoft Print to PDF ei yhdistä useita PDF-tiedostoja?

Microsoft Print to PDF käsittelee yhden tulostustyön ja luo siitä uuden tiedoston. Se ei osaa liittää seuraavaa tulostustyötä aiemmin luodun PDF:n loppuun. Usean valmiin PDF:n yhdistämiseen tarvitset siihen tarkoitetun yhdistämistyökalun tai työpöytäohjelman.

Säilyvätkö PDF-tiedostojen sivujärjestys ja kirjanmerkit yhdistettäessä?

Sivujen järjestys määräytyy työkalussa näkyvien tiedostokorttien vasemmalta oikealle -järjestyksestä sekä valitusta lisäystavasta. Voit lisätä kirjanmerkin jokaiselle lähdetiedostolle, jolloin tiedostonimet näkyvät PDF-lukijan sisällysluettelossa. Tarkista järjestys aina ennen lataamista.

Miten yhdistän erikseen skannatut etu- ja takasivut oikeaan järjestykseen?

Lisää etusivujen tiedosto ja takasivujen tiedosto, aseta ne oikeaan korttijärjestykseen ja valitse Sivu kerrallaan, vuorotellen. Sivut muodostuvat järjestykseen A1, B1, A2, B2. Varmista ensin, että takasivujen tiedosto ei etene viimeisestä sivusta ensimmäiseen.